Zo doen zij het: de toolkit Informatiehuishouding bij RIVM
Nu beschikbaar: de toolkit Informatiehuishouding, waarmee je samen met je team in 3 werksessies je documenten beter op orde brengt en een betere samenwerking stimuleert. De toolkit bestaat onder meer uit 3 werkbladen, een korte instructievideo voor iedere sessie, 5 geboden om afspraken te maken en een factsheet over hoe om te gaan met weerstand. Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) heeft vorig jaar de toolkit getest. De belangrijkste resultaten van de pilot: het onderwerp informatiehuishouding staat (meer) op de agenda en het gesprek erover gaat een stuk gemakkelijker.
Toen RDDI en gedragsbureau Duwtje RIVM vroegen mee te doen aan de pilot met de toolkit Informatiehuishouding, hoefde Hicham Saydali, afdelingshoofd Duurzame Informatievoorziening, niet lang na te denken: “Het format past goed bij waar wij stonden met informatiehuishouding. We waren al goed op weg: er was aandacht voor het onderwerp en we werkten aan het inrichten van structuren en middelen om de medewerkers op weg te helpen. Maar er waren ook nog stappen nodig. De toolkit bleek een geschikt middel voor teams om met weinig inspanning aan de slag te gaan.”
Naar eigen behoefte
Het mooie aan de toolkit zijn de kleine stappen, vindt Anna Spiridakis, adviseur Informatiehuishouding: “Voor veel mensen is het onderwerp niet top of mind; met de toolkit kun je het langzaam aan oppakken. Daarom zit er ook een bepaalde tijd tussen de werksessies. Zo kunnen medewerkers eraan wennen en informatiehuishouding integreren in de dagelijkse werkzaamheden.”
Hoe ze dat doen, verschilt per team. Jay Galjus, collega van Anna: “Dat vind ik het fijne: de toolkit schrijft niets voor. Je gaat als team op eigen tempo aan de gang, op het moment dat het past binnen het reguliere werkoverleg en vanuit je eigen behoeftes. Je doet wat jij nodig hebt.” Anna vult aan: “De laagdrempeligheid van de werksessies werd duidelijk in de praktijk. Zo zag één team bijvoorbeeld aan het begin erg op tegen het doorlopen van de werkbladen. Het onderwerp was niet aantrekkelijk voor ze. Maar aan het einde van de sessies reageerden de deelnemers opgelucht: is het zó gemakkelijk? Dat is de kracht van de toolkit.”
Actieve ondersteuning
Bij de 2e sessie schuiven de adviseurs informatiehuishouding aan bij de teams. Hun ondersteuning en advies tijdens het hele traject is een belangrijke succesfactor. Jay: “Medewerkers kampen met onduidelijkheid. Hoe zit het, hoe moeten we het doen en wie gaat waarover? De toolkit Informatiehuishouding helpt om daar helderheid over te krijgen. En vooral: “Om erover in gesprek te gaan. Met elkaar en met de ondersteunende adviseurs informatiehuishouding.”
Verbeterde toolkit
De pilot heeft een aantal verbeterpunten opgeleverd. Jay: “Eerst lag de focus van de toolkit meer op het archiveren in het DMS. Deze is later verschoven naar het omgaan met documenten.” Ook de instructies voorafgaand aan de sessies zijn verbeterd. “Er is nu 1 korte introductievideo per werkblad voor het hele team, waarin in een paar minuten alles wordt uitgelegd. Hierdoor is duidelijk wat de teams moeten doen.”
Ook is er een factsheet gemaakt om met weerstand om te gaan. Jay: “Die weerstand komt vaak door onbekendheid met het onderwerp, over hoe je precies moet omgaan met documenten, hoeveel tijd het kost en hoeveel capaciteit. Door in gesprek te gaan en het doen in de praktijk kun je veel van die weerstand wegnemen.” Anna: “Op het 1e werkblad hebben medewerkers ruimte om hun bezwaren te uiten. Dit werkt ook heel goed. Mensen voelen zich daardoor gehoord en gezien.”
De verbeterpunten zijn doorgevoerd en inmiddels is de toolkit voor iedereen beschikbaar. Al zo'n 70 teams hebben hem opgevraagd.