E-mail is een belangrijk communicatiemiddel binnen de overheid. We gebruiken het om plannen mee te we e-mails goed en gestructureerd archiveren. Voor alle medewerkers van de Rijksoverheid is daar een nieuwe werkwijze voor. Zo kunnen we beter en eenvoudiger verantwoorden hoe beleid tot stand komt - uiteraard zonder de privacy uit het oog te verliezen.
Aanleiding voor het project
De hele Rijksoverheid gaat werken met ‘automatische bulkopslag’. Dat houdt in dat alle zakelijke mails in alle mailboxen automatisch worden gearchiveerd. Daarmee voldoet het Rijk aan de Archiefwet, Wet Open Overheid (Woo) én de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Voor bestuursdepartementen is aan de Tweede Kamer toegezegd e-mailarchivering volgens de sleutelfunctiemethodiek in te voeren vóór 1 januari 2024. Implementatiemanagers en programmamanagers bij de ministeries gaan hiermee als eerste aan de slag. Deze methodiek is een aanpak binnen archivering die de waarde en het belang van archiefstukken beoordeelt op basis van de sleutelfuncties die ze vervullen voor de organisatie. Voor andere rijksorganisaties geldt 31 december 2026 als deadline. Zij moeten dan volgens het 'pas toe of leg uit'-principe via automatische bulkopslag of een andere methode e-mailarchivering hebben geïmplementeerd.
RDDI werkt tijdens dit project nauw samen met alle 12 kerndepartementen, Open op Orde, Nationaal Archief, CIO-Rijk, SSC-ICT en Doc-Direkt.
Stand van zaken
Het project E-mailarchivering heeft verschillende producten ontwikkeld waarmee rijksorganisaties de Handreiking ‘Bewaren van e-mail Rijksoverheid’ kunnen implementeren.
De implementatie van e-mailarchivering verloopt langs twee sporen:
- Het organisatorisch of procesmatig invoeren van de Handreiking en de producten die daarmee samenhangen;
- Het creëren van geautomatiseerde oplossingen bij de implementatie van de Handreiking.
Voor beide sporen is een uitgebreid pakket van hulpmiddelen beschikbaar. Deze zijn beschikbaar via de RDDI-website of via het KIA-platform (Kennisnetwerk Informatie en Archief). Ook zijn de twee sporen opgenomen in een stappenplan om e-mailarchivering te kunnen implementeren. De volgorde van het stappenplan is niet dwingend en kan bij iedere organisatie anders worden ingevuld.
Samenstelling project
De governancestructuur van het traject bestaat uit een Implementatieoverleg (IO) voor alle projectleiders van de departementen en overige geïnteresseerde rijksorganisaties (iedere 3 weken) en een Stuurgroep vanuit gemandateerde opdracht van actielijn 3 Open Op Orde (iedere 3 tot 4 weken). Onder het IO zijn er vier thematische werkgroepen en één juridische expertgroep die producten opleveren.
De werkgroepen en expertgroep hebben de volgende thema’s:
- Projectplanning en Communicatie: hiermee houden we zicht op de planning en onze rijksbrede communicatiemiddelen en -momenten
- Technische voorzieningen: hier worden o.a. use cases uitgewerkt voor de technische voorziening
- Selectielijsten en sleutelfuncties: samen met het Nationaal Archief wordt hier het proces rondom de totstandkoming van selectielijsten e-mailarchivering, register sleutelfuncties verder uitgediept
- Duurzaam toegankelijk overbrengen: deze werkgroep buigt zich over het na 10 jaar duurzaam toegankelijk overbrengen van gearchiveerde e-mails naar het Nationaal Archief
- Juridische expertgroep: op ad hoc-basis brengt deze expertgroep advies uit over de verschillende wetgeving (Archiefwet, AVG, Woo, etc.) op basis van ingebrachte casuïstiek
Resultaten
Het projectteam werkt richting deze eindresulaten:
- Organisatorische implementatie: organisatorische inrichting van e-mailarchivering zoals vastgelegd in de Handreiking (o.a. vastgestelde en gepubliceerde Selectielijsten, etc.).
- Technische implementatie: een draaiende technische voorziening, vanaf 1 januari 2024, bij alle departementen.
