De komende wisseling van het kabinet biedt de gelegenheid om de instructies en maatregelen voor het onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media te actualiseren en onder de aandacht te brengen. RDDI heeft in 2023 de opdracht gekregen om deze actualisatie op te stellen conform de geldende regelgeving en huidige richtlijnen.
Aanleiding voor het project
Voor nieuwe bewindspersonen en hun stafmedewerkers is het van belang dat ze op de hoogte zijn van het huidig beleid en de richtlijnen voor het onder beheer brengen van e-mail, chats en socialemediaberichten. Bij vertrekkende bewindspersonen is het van belang dat er geen e-mails, chat- en socialemediaberichten verloren gaan. Daarom ontwikkelde RDDI voor hen handreikingen, een animatie en praktische folders.
Stand van zaken
In samenwerking met stelselpartners en departementen zijn een aantal producten - praktische instructies - gemaakt die bewindspersonen en hun stafmedewerkers helpen bij het veiligstellen van e-mail, chats en socialemediaberichten. Gebaseerd op huidig beleid en actuele richtlijnen; bij aanpassing van het huidige beleid of de huidige richtlijnen zullen ook de producten worden geactualiseerd.
De departementen en stelselpartijen zijn actief betrokken om zo tot een compleet en gedragen eindproduct te komen waar de departementen mee uit te voeten kunnen. De uiteindelijke formele instemming met de producten en de distributie ervan heeft plaatsgevonden in de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR).
Resultaten en opgeleverde producten
Handreikingen
- Handreiking voor bewindspersonen: onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media. Een uitgebreidere variant met daarin relevante informatie op hoofdlijnen voor bewindspersonen.
- Handreiking voor ambtelijke organisatie: onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media van bewindspersonen. De meest gedetailleerde variant met achtergrondinformatie over het onder beheer brengen van e-mail, chat en sociale media.
Folders
- Folder voor nieuwe bewindspersonen: onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media. Hierin staan aanbevelingen gericht op acties die nodig zijn voor het juist onder beheer brengen van van e-mail, chat en sociale media.
- Folder voor vertrekkende bewindspersonen: onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media. Hierin staan aanbevelingen gericht op acties die nodig zijn voor het juist onder beheer brengen van van e-mail, chat en sociale media.
Animatie
Speciaal voor de bewindspersonen is ook een korte animatie gemaakt.