Marens Engelhard: ‘automatische e-mailarchivering voor betere en snellere openbaarheid'

Nieuwsbericht | 22-12-2017 | 12:00

Marens Engelhard, Rijksarchivaris bij het Nationaal Archief, is nauw betrokken bij de ontwikkeling van de pilot. Marens: ‘Zo’n twee jaar geleden ben ik met de CIO-Rijk gaan nadenken over hoe we de archivering van de mail kunnen verbeteren. Bij verzoeken om openbaarheid van informatie bleek namelijk dat het vaak lang duurde voordat we de juiste informatie boven water hadden. Mailboxen worden soms geleegd of verwijderd zonder dat men zich bewust is dat er archiefwaardige informatie in zit. Hier wilden wij verandering in brengen en hierbij was samenwerking essentieel. De CIO-Rijk heeft namelijk invloed op de inrichting op het systeem. Want we kwamen al snel tot de conclusie dat het voor een goed archief essentieel was het opslaan van informatie te versimpelen.’

Hoe gaat de techniek bijdragen aan betere e-mailarchivering?

‘We gaan het systeem ‘by design’ ontwikkelen. Dit houdt in dat alle e-mail van ambtenaren automatisch wordt opgeslagen. Ze hoeven dus geen extra handelingen te verrichten, zoals opslaan in het DMS. Deze mail wordt 10 jaar bewaard en daarna weggegooid. Uitzondering hierop vormt de mail van zogenaamde sleutelfunctionarissen.’

Wie zijn dat, 'sleutelfunctionarissen'?

‘Deze personen worden door het departement zelf vastgesteld. Dit kan de ambtelijke top zijn maar ook bijvoorbeeld een project- of programmamanager. Je kunt zeggen dat het collega’s zijn van wie de mail een goede afspiegeling vormt van de werkprocessen.’

Wat zegt de Archiefwet over archivering van e-mail?

‘Het mooie van de Archiefwet is dat deze geen vormvereisten kent. Dus het maakt niet uit of het om een e-mail, WhatsApp, foto, kattenbelletje of document gaat. De vraag die in de wet centraal staat is: is de informatiedrager onderdeel van een regulier werkproces? Als dat het geval is, is het voor de wet een zogenaamd archiefbescheid. Een archaïsch woord, maar zo heet dat nu eenmaal. Dat betekent overigens niet dat alles voor de eeuwigheid bewaard hoeft te worden of dat het direct openbaar is. Daarover zijn nogal wat misverstanden. Maar als het om digitale informatie gaat, is de huidige Archiefwet dus verrassend toekomstbestendig.’

Hoe wordt omgegaan met privé e-mail?

‘De eerste 10 weken na ontvangst, kun je persoonlijke mails verslepen naar een aparte map in Outlook. Deze mail wordt dan niet automatisch opgeslagen en kan dus ook niet worden doorzocht. De overige mails worden wel bewaard maar kunnen alleen worden geraadpleegd door collega’s die hiervoor geautoriseerd zijn. Bijvoorbeeld in het kader van een wob-verzoek.’

De basis voor deze pilot is de e-mailrichtlijn. Hoe zijn jullie tot deze richtlijn gekomen?

‘Deze richtlijn e-mailarchivering hebben we eind vorig jaar in de Stuurgroep Rijk aan Informatie vastgesteld. Bij de ontwikkeling hiervan hebben we gekeken hoe andere grote organisaties grip krijgen op de informatie die zich in de e-mail bevindt. Opvallend is, dat er nog weinig richtlijnen bestaan. Het verst zijn ze hier mee in Amerika. Zij bewaren na afloop van een presidentsperiode de mails van de ‘capstone’, de top van de organisatie. Hier hebben wij het idee van het bewaren van de mail van sleutelfunctionarissen vandaan.’

Wat onderzoeken jullie tijdens de pilot? En wat zijn vervolgstappen?

‘De pilot duurt 3 maanden en tijdens en na afloop van die periode onderzoeken we aan de hand van fictieve wob-verzoeken of het systeem effectief is. Ook kijken we of er draagvlak voor is en hoe het zit met de privacyaspecten. Op basis van de uitkomsten gaan we de methode en het systeem finetunen. Wellicht volgen er dus nog meerdere pilots voordat we de nieuwe manier van e-mailarchivering gaan invoeren.’

Meer informatie?

Wil je meer informatie? Kijk dan op de pagina over e-mailarchivering.