Nationaal Archief onderzoekt nieuwe methode voor archiveren van e-mail
Het National Archief is vanaf het begin betrokken bij het project emailarchivering. Ambtenaren ervaren het archiveren van e-mail in systemen zoals een DMS als tijdrovend en omslachtig. Gevolg is dat e-mail onvolledig en/of willekeurig wordt gearchiveerd. Dit levert voor de korte en middellange termijn het risico dat organisaties van het Rijk niet adequaat kunnen reageren op informatieverzoeken en voor de lange termijn dat er bedenkelijke lacunes ontstaan in het overheidsgeheugen, dat wil zeggen de toekomstige collectie van archiefinstellingen.
Het project ontwikkelt een nieuwe werkwijze waarmee deze risico’s kunnen worden geminimaliseerd en helpt de ministeries bij het invoeren ervan.
Onderzoekslijnen
In 2017/2018 is de uitvoerbaarheid van de nieuwe methode in de praktijk getoetst bij twee pilot-ministeries. Parallel aan de pilots heeft het Nationaal Archief bureauonderzoek verricht naar de volgende aspecten van de nieuwe methode:
1. Selectie van sleutelfunctionarissen
2. Duurzame Toegankelijkheid
3. Openbaarheid en Privacy
De onderzoeksrapporten zijn onlangs opgeleverd en gepubliceerd op het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA).