Impressie klankbordgroepoverleg Di-stroy 19 september
Na de enthousiaste aftrap in juni 2018 loopt het project Di-stroy inmiddels een aantal maanden. Het was daarom hoog tijd voor een overleg met de klankbordgroep.
Update, doelen en probleemanalyse
Na de opening door Guiny Kustner – programmamanager informatiehuishouding bij het ministerie van JenV en tevens programmasponsor - werd er een korte update van de actielijnen en een doorkijk naar de volgende fase gegeven. Daarnaast werden de klankbordleden nogmaals geïnformeerd over de doelen van Di-stroy:
1. Vernietiging in DMS-systemen moet eenvoudig geautomatiseerd uitgevoerd kunnen worden ten behoeve van toekomstbestendig informatiemanagement.
2. Rijksoverheidsorganisaties en burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat formeel (in DMS) vernietigde informatie daadwerkelijk vernietigd is.
Het project Di-stroy heeft een scherpe probleemanalyse nodig voor het bereiken van de bovenstaande doelstellingen. Daarom werd in het volgende onderdeel de klankbordgroep meegenomen in welke uitdagingen en spanningsvelden het project heeft op de gebieden van processen & procedures en technologie & informatie.
Challenges Controle delete en Track, trace and destruct
Het project Di-stroy gaat zich begeven op de markt van de startups tijdens het ImpactCity Startup Fest, waar twee challenges worden uitgezet. Beide challenges zijn vooral gericht op het tackelen van duplicaten. De challenge ‘Control Delete’ heeft als doel een oplossing te vinden waarmee het opsporen van duplicaten voor vernietiging over systemen heen kan plaatsvinden. Bij de tweede challenge ‘Track, Trace & Destruct’ is het doel om inzicht te krijgen in de automatiseringsmogelijkheden bij de toepassing van selectielijsten en het profileren van dossiers. Lees hier meer over de challenges.
Onderzoek vernietigingstermijnen in de sectorale wetgeving
Daarna introduceerde Di-stroy stagiair Daan Beers de opzet van zijn onderzoek naar de vernietigingstermijnen in de sectorale wetgeving. Op dit moment ontbreekt het binnen het Rijk aan een overzicht en typering van de ‘speciale’ harde vernietigingstermijnen. Het doel van het onderzoek is het creëren van overzicht en het opstellen van een register met harde termijnen. Het register kan dienen als toets en richtsnoer voor toekomstige harmonisatie en standaardisatie van de vernietigingstermijnen.
Samenwerking Di-stroy leden en project Wijziging Archiefwet
Daarna vond een brainstorm plaats tussen leden van de klankbordgroep en twee projectleden van het project Vernieuwing van de Archiefwet, Marit Vochteloo en Robbert Jan Hageman. Ze bogen zich over gezamenlijk over de discussienota “Modernisering vernietigingsplicht Archiefwet 1995”. Ze bespraken onder andere het veranderen van de vernietigingstermijn van digitale informatie naar ‘ten minste houdbaar tot’ en de procedure voor het opstellen van selectielijsten - waarin de vernietigingstermijnen worden vastgelegd – die als te lang en te zwaar ervaren wordt.
Vervolgstappen
Rond de jaarwisseling zal het project Di-stroy een nieuwe informele meeting van de klankbordgroep organiseren. Tegelijk zal de projectgroep in de aankomende periode kijken hoe zij het beste de klankbordgroep op de hoogte kunnen houden over Di-Stroy.