Van de programmadirecteur: stuurgroep in beweging
De september stuurgroep van RaI was er een met de nodige beweging. Allereerst e-mailarchivering. Wat nou als je de kans om e-mails kwijt te raken kunt verkleinen en ervoor kunt zorgen dat informatie die echt bewaard moet worden daadwerkelijk goed bewaard wordt? We hebben als programma het afgelopen jaar hiervoor een nieuwe werkwijze getoetst.
We voerden pilots uit bij twee departementen en onderzochten wat medewerkers daarvan vonden, hoe het zit met de openbaarheid, wat dit betekent voor duurzame toegankelijkheid en hoe het zit met de privacy. In de afgelopen stuurgroep van 27 september legden we een concept handreiking voor, met daarin een weerslag van de opbrengsten van het afgelopen jaar. De rapporten zijn te vinden op onze website, net als de concept handreiking.
De stuurgroep heeft haar waardering uitgesproken voor het werk dat velen hebben verzet en heeft het programma ook verzocht om niet te stoppen na deze handreiking. We kregen de opdracht departementen te ondersteunen die hiermee verder willen. Ook een grote ICT-leverancier van het Rijk gaf aan te willen starten met het verder technisch uitwerken. Medewerkers vragen al langere tijd om het langer bewaren van e-mails zonder dat de mailboxen vollopen. Dat is ook handig voor Wob procedures of parlementaire vragen. Naar schatting zit 80% van de informatie inmiddels in e-mails, waar we helaas nog niet op de juiste manier mee omgaan.
Vraagstukken voor het vervolg van e-mailarchivering zijn deels van technische en financiële aard, maar het gaat ook om de toegankelijkheid en het gedrag van medewerkers. Uit de onderzoeken bleek namelijk dat medewerkers, van hoog tot laag in de organisatie, van alles doen met informatie in e-mails. Er wordt informatie weggegooid die we liever nog even zouden bewaren en er wordt heel veel bewaard wat echt niet bewaard hoeft te worden. We kregen als programma dus naast de opdracht om verder te werken aan het veiligstellen en archiveren van de juiste informatie in e-mails, ook nadrukkelijk de opdracht te kijken naar de mogelijkheden om medewerkers te doordringen van het op een goede en verantwoorde wijze omgaan met e-mails. Daarbij maken we gebruik van de kennis die bij de ministeries aanwezig is, maar ook van ervaringen buiten de overheid.
Dan over de toekomst. De stuurgroep RaI wil graag door met deze programmatische aanpak van het verbeteren van de informatiehuishouding. RaI heeft de opdracht gekregen om met behoud van de praktische aanpak vooruit te kijken naar een stevigere verankering. Als er eenmaal mooie nieuwe dingen worden bedacht en uitgewerkt, dan is het zaak om als Rijksoverheid ook gezamenlijk te zorgen voor de realisatie en borging. Een mooie opgave waar we de komende maanden stevig mee aan de slag gaan.
Meedoen? Graag! Mail ons: rijkaaninformatie@minocw.nl.