Overheidsdocumenten openbaar na Wob-verzoek gebruik berichtenapps bij de overheid
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft op 2 oktober 2018 een besluit genomen op een Wob-verzoek over instructies voor het gebruik van WhatsApp-berichten en andere chatsystemen door ambtenaren.
Twee beleidslijnen
Binnen de reikwijdte van dit Wob-verzoek vallen documenten met betrekking tot de totstandkoming en communicatie over twee aanvullende beleidslijnen die voor het Rijk zijn vastgesteld. Dit zijn de enige formele afspraken die nu binnen de overheid zijn gemaakt waarin het omgaan met WhatsApp-berichten of berichten in andere chatsystemen is vastgelegd.
De eerste beleidslijn is die over Documentbegrip, vastgesteld op 13 december 2017, waarin de status van WhatsApp-berichten in de context van de Wob wordt vastgesteld. Uit deze beleidslijn vloeit voort dat berichten in berichtenapps zoals WhatsApp over bestuurlijke aangelegenheden moeten worden omgezet in documenten. Deze gecreëerde documenten worden vervolgens conform Archiefwet behandeld en vallen ook onder de Wob. Aanvullend op die beleidslijn Documentbegrip is er ook een rijksbrede beleidslijn Berichtenapps vastgesteld op 7 februari 2018, die ingaat op het wel of niet toegestane gebruik van berichtenapps zoals WhatsApp binnen de Rijksoverheid. De kern van deze beleidslijn Berichtenapps is dat het wordt ontraden om berichtenapps te gebruiken voor communicatie over bestuurlijke aangelegenheden. Het kan vanwege de snelheid handig zijn om berichtenapps te gebruiken voor bijvoorbeeld informeel contact tussen collega’s, maar communicatie over werkinhoudelijke zaken via de app moet worden vermeden. Maar als dat toch gebeurt, moet die informatie in elk geval goed worden vastgelegd.
Werkwijze
Binnenkort dient een aanvullend hoger beroep van het ministerie van VWS tegen een uitspraak van de rechtbank die geoordeeld heeft dat WhatsApp-berichten onder de Wob vallen. Tot die uitspraak houdt het Rijk vast aan de hierboven beschreven werkwijze. Vanwege de mogelijke consequenties van de rechtszaak wordt gewacht met rijksbrede communicatie over het gebruik van apps. Er staat bij het programma Rijk aan Informatie al wel een kleine campagne klaar, bestaande uit onder andere een instructiefilmpje voor alle 100.000 medewerkers bij het Rijk.