Provincie Zuid Holland werkt aan openheid en transparantie
Het programma Transparante en Open Provincie (TOP) van de Provincie Zuid Holland heeft als doel een transparante en open provincie te realiseren. Hoe? Door alle informatie, data, gegevens van de provincie Zuid-Holland te ontsluiten, tenzij er een wettelijke of bestuurlijke noodzaak is dat niet te doen. Daarnaast stimuleert de provincie (her)gebruik van data en documenten. Een van de projecten van dit programma richt zich op het actief openbaar maken van de besluiten van de Gedeputeerde Staten (GS) door deze op internet te publiceren. We vroegen Marion Kuiper-Doekes hoe zij dit heeft aangepakt: ‘Goede tooling en aandacht voor de communicatie zijn essentieel.’
Van WOB naar TOP
Marion:’ Als provincie willen we intern maar ook richting de burger open en transparant zijn in onze communicatie. Het college wilde hierin zelf het goede voorbeeld geven. Daarom kregen wij de opdracht ervoor te zorgen dat de besluiten van de Gedeputeerde Staten (GS) gepubliceerd werden op onze internetsite. Maar dit gaat niet zomaar. De eerste stap was zorgen voor een goed werkend proces. Een belangrijk uitgangspunt was dat de behandelend ambtenaar verantwoordelijk bleef voor de inhoud en kwaliteit van de documenten, dus ook voor heldere communicatie. GS-besluiten bevatten vaak jargon en zijn ambtelijk geschreven. Minder geschikt om met de buitenwereld te delen. Toen we besloten de GS-besluiten op onze website te publiceren, besloten we daarom een publiekssamenvatting aan de GS-besluiten toe te voegen. Ook hebben we onze medewerkers geholpen om met een publieksbril op naar hun stukken te kijken. Hiervoor hebben we de training ‘van WOB naar TOP’ ontwikkeld. In een twee uur durende sessie gaan medewerkers aan de slag met hun eigen stukken en krijgen ze tips om meer publieksgericht te schrijven. Hier was veel animo voor en je ziet ook echt dat de training effect heeft. De medewerkers worden zich steeds bewuster van het feit dat hun teksten gepubliceerd worden, en de teksten worden geleidelijk toegankelijker.’
Goede tooling
‘Ook hebben we gezocht naar tooling die het proces van GS-besluiten en de publicatie ervan beter kon ondersteunen. We hebben gekozen voor het systeem ‘Brava!’ Het voordeel hiervan is dat medewerkers bij het indienen van de stukken al informatie moeten ‘lakken’ die bij publicatie op de website niet zichtbaar moet zijn. De gelakte tekst wordt trouwens pas ‘grijs’ als er besluitvorming in de GS heeft plaatsgevonden, zodat GS de tekst nog wel kunnen lezen. Inmiddels hebben we aan de workflow voor de stukken van de GS-besluiten ook een ‘publicatiemodule’ gekoppeld. Zo is het hele proces van inbrengen, besluitvorming en publicatie in één systeem verwerkt.’
Evaluatie
‘De impact van de veranderingen zijn we nu aan het evalueren. Hierbij kijken we naar het proces en het effect van de openbaarmaking.Op basis daarvan bepalen we hoe we verder gaan.’
Meer informatie?
Wil je meer weten over het programma Transparante en Open Provincie? Neem dan contact op met Marion Kuiper-Doekes via m.kuiper@pzh.nl