Mirjam Winkel, Woo-coördinator Nationale Ombudsman: "Pak gewoon die telefoon. Dat werkt uiteindelijk het beste"
De Wet open overheid is sinds 1 mei 2022 in werking getreden. De belangrijkste veranderingen kun je hier nog eens na lezen. De Woo heeft een grotere reikwijdte dan de Wob voorheen had. De Hoge Colleges van Staat vallen hier namelijk nu ook onder, zoals bijvoorbeeld de Nationale Ombudsman. Hier lees je wie er nog meer onder de Hoge Colleges van Staat vallen. We spraken met directiesecretaris en Woo-coördinator Mirjam Winkel over hoe ze zich bij de Nationale Ombudsman hebben voorbereid op deze wetsverandering.
Vanaf 1 mei kan er bij de Nationale Ombudsman ook een Woo-verzoek worden ingediend. Dat is nieuw. Welke veranderingen brengt dit met zich mee?
‘Dit soort informatieverzoeken is voor ons inderdaad nieuw. Naast directiesecretaris bekleed ik nu ook de functie van Woo-coördinator. Dit houdt onder andere in dat ik de Woo-verzoeken behandel. Als de Woo-contactpersoon er niet uitkomt met het doorverwijzen van de aanvrager naar de juiste informatieplaats, onderhoud ik het contact met de aanvrager. De grootste verandering op de werkvloer is dat we nog meer gespitst zijn op het ordenen van de informatie in onze dossiers dan voorheen. Als er op termijn wordt overgegaan op de actieve openbaarmaking, nemen we dat ook mee in onze werkprocessen.’
Hoe hebben jullie je hierop voorbereid?
‘We besteden continu aandacht aan dossiervorming. We hebben nu het voordeel, of nadeel, dat er een nieuw systeem aankomt. Dit is even wennen, maar het maakt de dossiervorming uiteindelijk iets makkelijker. We hebben verder de medewerkers geïnformeerd via onze kennisbank en het intranet. Ik moet wel eerlijk zeggen dat het nu nog niet echt leeft. Dat komt denk ik pas als de eerste Woo-verzoeken komen.’
Hoe zie je het belang van de Woo?
‘Het belang van de Woo is groot. Het zal de kennis bij burgers en bijvoorbeeld de media vergroten. Vanuit daar kunnen mensen ook gerichter en kritischer vragen stellen. Het is belangrijk om zo transparant mogelijk te zijn over beleid, maar wij gaan er niet per se anders door werken. Wel leggen we zaken nog beter vast in dossiers.’
‘We wachten af hoe het in de praktijk gaat lopen. Er wordt in één keer heel veel informatie openbaar gemaakt. Ik ben benieuwd of dit voor mensen overzichtelijk genoeg is, ook voor degenen die digitaal niet zo vaardig zijn. Het is belangrijk dat mensen ergens terecht kunnen als ze zelf de informatie niet kunnen vinden. Wanneer ze bellen naar de Nationale Ombudsman, verwijs ik hen graag door naar de juiste plek.’
Hoe zorgen jullie voor tijdige beantwoording van Woo-verzoeken?
‘Het is afwachten hoeveel verzoeken we gaan krijgen. Vooralsnog ben ik de enige die deze verzoeken behandelt. Maar er zijn wel mensen beschikbaar die eventueel kunnen bijspringen, dus dat komt goed.’
‘En wanneer de reactie langer dreigt te duren dan de termijn voorschrijft, dan pak ik de telefoon en vertel dit – helemaal in lijn met de Woo – open en transparant. Mensen hebben daar vaak begrip voor. Je moet je niet verschuilen achter formele brieven. Pak gewoon die telefoon. Dat werkt uiteindelijk het beste.’