David Korbijn, projectleider passieve openbaarmaking (Woo) bij de Tweede Kamer: "Openbaarmaking moet een automatisme worden"
De Wet open overheid (Woo) is sinds 1 mei van kracht. Dit betekent een verandering in werkwijze voor veel ambtenaren. Bij de medewerkers van de Tweede Kamer is dat niet anders. Zeker omdat de Tweede Kamer niet onder de voorganger van de Woo - de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) - viel en wel onder de Woo. David Korbijn is projectleider ‘passieve openbaarmaking (Woo)’ bij de Tweede Kamer en vertelt over de eerste ervaringen.
Wat houden jouw werkzaamheden bij de Tweede Kamer in?
‘Ik ben projectleider bij het programma ‘Implementatie Wet open overheid’. Dit programma kun je onderverdelen in twee lijnen: de actieve – en de passieve openbaarmaking. Ik ben verantwoordelijk voor de passieve openbaarmaking. Hierbij worden documenten op verzoek openbaar gemaakt. Bij actieve openbaarmaking gebeurt dit op initiatief van de organisatie. De Tweede Kamer maakt zelf overigens al veel informatie actief openbaar.
Omdat de Tweede Kamer niet onder de Wob viel, hebben we ons in relatief korte tijd voorbereid op de inwerkingtreding van de Woo. Voor andere overheden was de verandering een stuk minder groot, omdat er voor de Wob al van alles was ingericht. We hebben de afgelopen maanden een Woo-loket neergezet om inkomende Woo verzoeken te kunnen behandelen. We hebben juristen en ondersteunend personeel aangenomen en Woo-tooling in gebruik genomen om op 1 mei klaar te staan voor de binnenkomende verzoeken. Uiteraard hebben we ook de Kamer meegenomen in het hele proces en meegenomen in wat passieve openbaarmaking betekent. En dat is gelukt! We zijn inmiddels ruim een maand bezig. Nu we met concrete Woo-verzoeken aan de slag zijn, zien we dat er nog wat processen geoptimaliseerd kunnen worden, maar in grote lijnen staat het wel.’
Wat waren voor de Tweede Kamer de grootste veranderingen?
‘Omdat het allemaal nieuw voor ons is, heeft de Woo een grote impact op de organisatie. Naast dat we nieuwe mensen moesten aannemen, hebben we de bewustwording moeten creëren voor de veranderingen die de Woo brengt. Iedere dienst of afdeling kan in theorie te maken krijgen met een Woo-verzoek. Dat betekent dat je informatie moet aanleveren. Er komt dan een hoop op de medewerkers af, dus het is zaak om hen zo goed mogelijk voor te bereiden.’
Hoe hebben jullie die voorbereiding aangepakt?
‘Ik denk dat bewustwording het allerbelangrijkst is. Als het over de Woo gaat, gaat het vaak ook over het op orde hebben van de informatiehuishouding. Dus hoe je bijvoorbeeld met je mailbox omgaat en of documenten eenvoudig te vinden zijn. Dit is heel belangrijk, maar dat is een langer proces dan die paar maanden voorbereidingstijd die we hadden. Men moet de noodzaak en het belang echt begrijpen om het te incorporeren in de eigen werkzaamheden. We hebben bij alle diensten uitleg gegeven over wat er op hen af gaat komen en hoe ze moeten handelen. Daarnaast hebben we een e-learning ontwikkeld, kenniskaarten gemaakt en relevante informatie op het intranet gedeeld.’
De Woo bestaat ruim een maand. Hoe zijn de eerste ervaringen?
‘We wisten van tevoren absoluut niet hoeveel verzoeken er op ons af zouden komen. Het is immers de eerste keer dat de buitenwereld ons kon vragen om informatie openbaar te maken. Het zouden er vijftig kunnen zijn, of niks. We hebben op dit moment zes verzoeken binnengekregen. Met de bezetting die we nu hebben, kunnen we dat prima behandelen. We zijn goed voorbereid.’
‘Een aantal van die verzoeken hebben we moeten afwijzen. Dat is omdat er om informatie van Kamerleden en fractieleden werd gevraagd. We begrijpen dat mensen hier nieuwsgierig naar zijn, maar om hun grondwettelijke onafhankelijkheid te kunnen waarborgen, vallen zij niet onder de Woo. We mogen deze informatie dus niet openbaar maken.’
Tegen welke uitdagingen zijn jullie aangelopen?
‘De Tweede Kamer is een complexe organisatie die volledig dienstbaar is aan het parlementaire proces. Het kost veel tijd om de juiste informatie op te zoeken en te beoordelen; tijd die er in het primaire proces niet is. Het Woo-loket neemt best veel werk uit handen, maar de diensten waar de informatie vandaan moet komen, zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren ervan. Zij hebben ook een rol in het beoordelen of documenten wel of niet openbaar kunnen worden gemaakt. Dit doen zij naast hun huidige werkzaamheden, die al druk en hectisch zijn.
Wat zou dit proces kunnen versnellen volgens jou?
‘Ik ben ervan overtuigd dat naarmate we meer gewend zijn aan de Woo-verzoeken, dit steeds sneller gaat. Daarnaast kunnen er ook dingen centraal geregeld worden. Nu lopen bijvoorbeeld medewerkers zelf hun e-mailbox door, maar misschien kan dit in de toekomst ook geautomatiseerd worden. Maar dat is nog een vergezicht, daar is nu nog geen sprake van. Ik denk dat het vooral een kwestie van tijd is. Uiteindelijk moet bij de medewerkers het besef landen dat alle informatie opgevraagd kan worden met een Woo-verzoek. Vergelijk het met een dagboek. Als je weet dat de inhoud openbaar kan worden, ga je daar misschien op een andere manier mee om. Nu is het dagboek al geschreven zonder die wetenschap. Je kan je voorstellen dat dat spannend kan zijn.’
Hoe zie jij de toekomst?
‘De implementatie duurt in principe tot het eind van het jaar, en misschien wel langer. We zitten nu nog in een projectorganisatie en de Woo moet een structurele plek krijgen binnen de organisatie. Dat kan pas als we meer ervaring hebben en beter zicht hebben op bijvoorbeeld de aantallen verzoeken. Dan weten we hoeveel mensen we in dienst moeten hebben en welke software we het best kunnen gebruiken. En waar we dit het beste kunnen ophangen in de organisatie. We blijven ook met het oog op actieve openbaarmaking de komende jaren nog bezig met de thematiek van openbaarmaking. Dat is ook belangrijk. We willen een open en transparante organisatie zijn.'