Leven met de gordijnen open
De afgelopen jaren is niet alleen de behoefte aan transparantie en openbaarheid toegenomen. Ook het aantal data zelf nam toe. Zo worden er zo’n 100.000 e-mails per dag verstuurd. Een grote klus om deze toe te leggen aan allerlei dossiers. Het geeft ruimte aan de vraag: moet de overheid wel alles documenteren? Want hoe effectief is dat eigenlijk?
Over die 100.000 e-mails vertelt Lourens Visser, Chief Information Officer Central Government The Netherlands (CIO Rijk): ‘Het kost enorm veel tijd om al die e-mails toe te leggen aan allerlei dossiers en besluitvormingsprocessen. Zo hebben er twee collega’s fulltime gewerkt aan een reconstructie hoe het besluitvormingsproces van veilig videobellen binnen de overheid tot stand is gekomen; een relatief kleine vraag. Maar het kostte hen uiteindelijk 8 maanden om al die e-mails te verzamelen en te komen tot een reconstructie.’ Informatiehuishouding en openbaarmaking vraagt ook het onder de loep nemen van de huidige werkwijze. ‘Ik heb weleens met het idee rondgelopen dat we maar maximaal 10 mails per dag mogen sturen. Stuur je er meer? Dan moet je betalen.’
Lourens Visser trad op 25 oktober op als host van het Reuring!Café. In deze editie stond de vraag centraal: Dragen de reeds in gang gezette inspanningen op het gebied van openbaarheid daadwérkelijk bij aan het herstel van vertrouwen in de overheid? Debatleider Mark Frequin ging daarover in gesprek met Andries Kok (directeur lokaal bestuur en informatiesamenleving VNG), Serv Wiemers (directeur Open State Foundation), Thomas Schillemans (hoogleraar Verantwoording, gedrag en instituties Universiteit Utrecht) en Jacqueline Rutjens (directeur Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding).
| Het Reuring!Café is een luchtige talkshow over serieuze zaken van, voor en door publieke professionals. Reuring!Café richt zich op het informeel samenbrengen van ambtenaren. Tijdens Reuring!Café verzorgt de huisband van het Ministerie van Algemene Zaken, de ‘Wizards of AZ’ de muziek. Mark Frequin, buitengewoon adviseur Publiek Leiderschap bij de Algemene Bestuursdienst, is onze debatleider. De bankgasten van het Reuring!Café zijn publieke professionals die vooropgaan in de vernieuwing van de overheid. |
Het eigen gedrag
‘Het actief en passief openbaar maken van gegevens is iets waar we generiek mee worstelen’, vertelt Jacqueline Rutjens. Na een proces van 12 jaar trad de Wet open overheid (Woo) in werking. Daarbij heeft het Rijk een inspanningsverplichting om informatie over beleid actief openbaar te maken. De Woo heeft tot doel een transparante overheid te bevorderen en de informatiehuishouding van de overheid op orde te brengen. ‘Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) ondersteunt ambtenaren daarin middels projecten. Toch hebben veel overheidsorganisaties hun informatiehuishouding nog niet op orde.’
Niet zo gek. Want transparantie doet iets met je gedrag. Thomas: ‘Je krijgt het idee dat je leeft met de gordijnen open. Er kan altijd iemand meekijken. Dat geeft een gevoel van verantwoording. Het zorgt voor alertheid. En dat is positief.’ De keerzijde is volgens Thomas dat de onderhandelingssituatie meer kosten tot gevolg heeft. Serv Wiemers vindt het juist goed dat elke ambtenaar constant moet leven met de gordijnen open. ‘Het leidt vaak tot goede resultaten. Soms kom je in het proces zaken tegen die niet leuk zijn. Maar het einddoel is het waard.’ Andries is het eens dat het niet fraai is als er allemaal lijken uit de kast komen. Tegelijkertijd is het goed als het uitkomt, omdat bestuurders beter hun verantwoording kunnen nemen.
Een ander voordeel van openbaarmaking is dat je met al die data ook aan de slag kunt. Serv: ‘Kijk maar eens naar de data die het KNMI beschikbaar heeft gesteld. Daar is het succes Buienradar uitgerold.’
Informatiehuishouding in Nederland
In andere landen, zoals Scandinavische, gaan ze anders om met openbaarmaking. ‘Daar hebben ze een verschil in het openbaar maken van documenten (documentatieverplichting) en de informatieverplichting. In Nederland bestaat de openbaarheid vooral in accountability; het afleggen van verantwoording’, legt Jacqueline uit. Dus zowel documenten als al het onderliggende moeten openbaar, zoals e-mails en chats. Jacqueline: ‘Dat leidt tot een spagaat: aan de ene kant moet je alles openbaar maken. Aan de andere kant neemt de groei van informatie toe en vraag je je af of het nodig is om alle informatie openbaar te maken.’ De wetgever heeft het daarbij over 'onevenredige inspanning', wanneer kost het teveel in verhouding tot de vraag?
Andries: ‘Voor meer openbaarmaking moet nog veel gebeuren. De intentie is wel erg aanwezig in organisaties. De vraag is meer hoe je dat dan doet op een goede manier. Hoe zorg je dat informatie vindbaar en raadpleegbaar is? Bovendien op een manier die voor burgers begrijpelijk is. Sommigen gemeenten zien door de bomen het bos niet meer.’ Op het moment dat je niet alle informatie kunt ontsluiten, kan er een beeld ontstaan dat je het niet op orde hebt. ‘Dat levert een deuk op in het vertrouwen van de overheid.’
Investeren
Op dit moment investeert de overheid 787 miljoen euro voor informatiehuishouding. Volgens Jacqueline is er zeker 2 miljard euro voor nodig als je de plannen van de organisaties bekijkt. Thomas schrikt van al dat geld dat de overheid hierin stopt. Wat gebeurt er met dat geld? 'In de eerste fase proberen we veel deskundigheid en mensen binnen te halen om aan de huidige vraag tegemoet te komen. Tegelijkertijd weten we niet wat de toekomst brengt, welke dilemma’s volgen en welke oplossingen zijn er dan. In ieder geval kunnen we binnen onze organisatie het gesprek met elkaar aangaan over openbaarmaking. Bijvoorbeeld aan de hand van de digitale kaartenset openbaarmaking op open-overheid.nl waarmee men makkelijk de dilemma's over informatiehuishouding en openbaarmaking met bijvoorbeeld je team en collega’s opent’
Terugkijken
Kijk de bijeenkomst terug op de website van Vereniging voor OverheidsManagement.
| De Vereniging voor OverheidsManagement is hét interbestuurlijke netwerk van professionals in de publieke sector! De VOM is dé organisatie waarbinnen leidinggevenden en professionals van verschillende overheidsorganisaties elkaar ontmoeten om samen te bouwen aan de overheid van de toekomst. |