Betere informatiehuishouding: gewoontes doorbreken
De overheid vindt het belangrijk dat ze door burgers wordt ervaren als een betrouwbare en transparante partner. Dat vraagt wat van ambtenaren. Hoe krijg je de ambtenaren mee om anders te gaan werken in hun dagelijkse drukte?
Om daar meer inzicht in te krijgen heeft MarketResponse in opdracht van het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) en het programma Open Overheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) het rijksbrede onderzoek Inzicht in gedragsbepalers om goed om te gaan met overheidsinformatie uitgevoerd. Afgelopen september maakten ze de resultaten bekend.
Open overheid
‘Informatiehuishouding bij de rijksoverheid kan en moet beter. Daarnaast worden we er ons steeds meer van bewust dat het een samenspel is van technische oplossingen en gedrag van medewerkers,’ licht Honzik Pavel, projectleider Gedrag in Overheidsinformatie (GO) bij RDDI, de aanleiding voor het onderzoek toe. ‘We moeten veel meer een open overheid worden. Vanuit het programma Open op Orde zijn daarvoor verschillende actielijnen gestart. Een daarvan gaat over de professionals die bij het rijk werken. Ambtenaren moeten ander gedrag gaan vertonen als het om informatiehuishouding gaat. In dit onderzoek hebben we achterhaald wat de reden ervan is dat ze dat niet op de juiste manier doen.’
Wat houdt goed omgaan met informatie dan in voor de rijksambtenaren? ‘Als ze documenten opslaan, moeten ze dat idealiter doen in documentmanagementsystemen, onder een logische naam. Op deze manier is alle informatie later gemakkelijk terug te vinden. Of het er nu om gaat dat een collega hierdoor niet het wiel opnieuw hoeft uit te vinden of dat we ons moeten verantwoorden aan de Tweede Kamer of in een Woo-verzoek, het centraal opslaan van informatie maakt het rijk efficiënter en transparanter,’ licht Pavel toe. ‘En als rijksoverheid heb je de plicht je te kunnen verantwoorden. Als de informatie niet toegankelijk is, hebben we een probleem. Daarom zijn we een onderzoek gestart naar doelgedrag (het specifieke gedrag dat je wilt veranderen) bij rijksmedewerkers.’
Leidinggevenden
In het onderzoek heeft MarketResponse ook gekeken naar het doelgedrag bij leidinggevenden. Pavel: ‘Uit onderzoek dat in opdracht van RDDI en het programma Open Overheid is uitgevoerd door het Flitspanel is gebleken dat managers nog te weinig aandacht geven aan dit onderwerp. Tegelijkertijd weten we ook uit eerder onderzoek dat het (voorbeeld)gedrag van collega’s en managers een belangrijke invloed heeft op het gedrag van medewerkers. Managers moeten dus meer en beter aansturen op het omgaan met overheidsinformatie. We onderzoeken waarom managers tot nu toe dit nog onvoldoende deden.’
‘Ook is er een kwalitatieve analyse van actieve openbaarmaking gedaan. We moeten niet alleen informatie goed opslaan, we willen ook transparant zijn naar alle inwoners van Nederland. In de Woo is een streven opgenomen om zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken. Dit is een behoorlijke omslag ten opzichte van hoe het eerder ging. We maken nu openbaar tenzij. Voorheen werd iets alleen openbaar als er actief om werd verzocht. We zijn op zoek gegaan naar welk doelgedrag daarbij hoort. Helaas kon dit onderzoek hier nog geen eenduidig antwoord op geven. We zijn om die reden op dit specifieke onderdeel een vervolgonderzoek gestart.’
‘Informatiehuishouding bij de Rijksoverheid kan en moet beter’
Gedragsbepalers
Om te kijken hoe je het beste tot het gewenste doelgedrag komt, hebben de onderzoekers gekeken welke factoren ervoor zorgen dat medewerkers niet het juiste gedrag vertonen. Deze factoren worden gedragsbepalers genoemd. Pavel: ‘Als we weten welke gedragsbepalers dat zijn, dan weten wat we moeten doen. Dat willen we dus ook weten bij leidinggevenden. Aan welke knoppen kunnen we draaien zodat zij beter hun team kunnen sturen?’
Er bleken meerdere gedragsbepalers mee te spelen op de werkvloer. Een voorbeeld is “houding”. Als je het direct opslaan van informatie als nuttig beschouwt, draagt dit duidelijk bij aan het vertonen van juist gedrag. Je moet dus weten dat het belangrijk is dat je met het juiste gedrag bijdraagt aan een betere Informatiehuishouding. Ook de sociale norm speelt hierbij een rol. Als je ziet dat collega’s het goed doen, wordt de kans groter dat je het zelf ook goed gaat doen. De belangrijkste gedragsbepaler is echter “gewoontegedrag”. Pavel: ‘Uit het onderzoek blijkt dat de belangrijkste factor te zijn waarom medewerkers wel of niet informatie op een goede manier opslaan. De meeste mensen zijn zo gewend aan een bepaalde manier van werken, dat ze er niet over nadenken. Als we iets willen verbeteren moeten we dus de gewoontes doorbreken.’
Ook bij de leidinggevenden spelen houding en sociale norm een rol, maar is gewoontegedrag veruit het belangrijkst. ‘Leidinggevenden zijn niet gewend om met hun team te bespreken hoe je met overheidsinformatie omgaat,’ licht Pavel toe.
‘Wat houdt goed omgaan met informatie dan in?’
Interventies
Hoe kun je medewerkers en leidinggevenden nu verder helpen met deze informatie? ‘We hebben bureau Duwtje ingehuurd, dat gespecialiseerd is in gedragsverandering,’ vertelt Pavel. ‘Duwtje geeft advies en helpt met het ontwikkelen van interventies om gewoontes te doorbreken. Een voorbeeld is om in het documentmanagementsysteem een pop-up te maken, die een relevante melding toont als je een document wilt opslaan. Die helpt je met het genereren van een logische naam die goed vindbaar is voor anderen, en helpt met het op de juiste plek opslaan in het systeem. Een pop-up dus die je gewoonte helpt te doorbreken.’
Een interventie voor leidinggevenden is bijvoorbeeld een stappenplan, met vier stappen om dit onderwerp makkelijker bespreekbaar te maken in hun team. Pavel legt uit: ‘We grijpen bij het veranderen van gedrag snel naar bewustwordingscampagnes, training en opleiding. Die dingen zijn ook belangrijk en daar besteden we als programma ook aandacht aan, maar uiteindelijk moeten we interventies inbouwen in systemen en alledaags gedrag. Dit heeft het meeste effect.’
Het moeten interventies zijn die je tegenkomt terwijl je werkt, stelt hij. Voor leidinggevenden moet informatiehuishouding onderdeel worden van hun werk. Pavel: ‘Zij moeten daar op gaan sturen: medewerkers bevragen en aansturen. We willen een open overheid zijn, dus we moeten echt aan de slag. Als we het zo belangrijk vinden, moeten we dit eigenlijk al meenemen als we nieuwe rijksambtenaren in dienst nemen. Het zou al een onderwerp kunnen zijn in het sollicitatiegesprek: hoe belangrijk vind jij een open overheid?’
Dit artikel stond eerder in het OD Magazine 'In het hart van het beleid'.