IND topscoorder informatiehuishouding Rijk
De IND scoort bij de 1-meting Informatiehuishouding het hoogste en komt uit op een volwassenheidsniveau van 3,2 van de 4. Afgezet tegen de gemiddelde score eind 2022 overheidsbreed van 2,1 scoort IND dus erg goed. Wat maakt de IND zo succesvol en zit de klus er op nu de IND al niveau 3 heeft bereikt? RDDI nam een kijkje in de keuken.
Impressie IHH-metingen IND
De informatiehuishouding staat hoog op de agenda binnen de IND. Dat volgt uit het gesprek, de schriftelijke toelichtingen en de ingevulde volwassenheidsmetingen. Kijkend naar de verschillende actielijnen springt actielijn 1 er positief uit: men heeft het KWIV ingevoerd, heeft binnen de directie IV voldoende gekwalificeerd IHH-personeel aangetrokken en het management stimuleert actief het volgen van trainingen en kennisdeling. Dit gebeurt zowel voor de IHH-professionals als voor de overige medewerkers. De IND onderkent dat het proces van vernietiging van digitale informatie ingewikkeld is voor de IND, gelet op hun bedrijfsproces en dat ook hun huidige ICT-landschap niet altijd optimaal het primaire proces ondersteunt. Voor beide zaken (risico’s) heeft de IND acties in gang gezet om deze problematiek binnen afzienbare termijn op te lossen.
Kundige mensen
De IND heeft deskundige medewerkers met archiefkennis. Archivaris Jens Bleeker studeerde af op archiefonderzoek over het Nederlandse diplomatieke beleid met betrekking tot China, en heeft daarna bij Stadsarchief Amsterdam en Gemeente Hoorn gewerkt. Jurgen Pauwels is een zeer ervaren archivaris in het hart van de uitvoering. Hun leidinggevenden Directeur IV en CIO Twan Erkens en Directeur Dienstverlening Roelof Triemstra steunen de medewerkers zoveel mogelijk bij hun taak. Ook zij zijn bevlogen op het onderwerp. De IND staat voor de uitkomst!
Veel managementaandacht voor informatiehuishouding
Een goede informatiehuishouding is belangrijk voor de IND. Het primaire proces, waarin verzoeken worden beoordeeld van mensen die in ons land willen verblijven, is zeer informatie-intensief en afhankelijk. Informatiehuishouding is dan ook een onderwerp dat door het management als zeer belangrijk wordt gezien en dus ook veel aandacht krijgt. Het management van de IND onderschrijft het belang van goede mensen en goede ICT om de processen binnen de informatiehuishouding te ondersteunen.
Gedigitaliseerd primair proces
Het primaire proces van de IND is grotendeels gedigitaliseerd. In Ter Apel staat een hoogwaardige scanstraat die in staat is om alle soorten papieren en documenten te scannen en om te zetten in OCR-kwaliteit. Dat betekent dat informatie is terug te vinden via zoekwoorden in de tekst.
Met het Nationaal Archief (NA) zijn ook goede afspraken gemaakt over de overbrenging. Dit is nodig, omdat er regelmatig informatieverzoeken komen over oude zaken. Het is dan van belang om de informatie zelf in beheer te hebben.
Voortvarende aanpak met beleidskern
De IND heeft naast de grote uitvoeringsopgave ook een beleidskern, waarvoor ook de problematiek speelt om de relevante informatie in het DMS (DigiJust) te krijgen. Daarvoor zijn gedragsregels en werkinstructies opgesteld voor de ambtenaren. De implementatie hiervan zal op korte termijn plaatsvinden; het wordt voortvarend opgepakt. De bedoeling is ook om het gebruik van het DMS door medewerkers en directies te gaan monitoren.
Is de IND nu klaar?
Nee, zeker niet. Ook bij de IND duurt het afhandelen van het informatieverzoek nog te lang. Dat pakken we nu als eerste aan, geven de medewerkers aan. De IND zal in de komende jaren zijn ICT/IV-landschap (legacy) moeten vervangen en ziet dit als een zeer grote uitdaging.
Verder gaat de focus nog meer op behoorlijk informatiegedrag, met bijvoorbeeld een workflow voor openbaarmaking. Daarnaast is het bewaren van beleidsinformatie van de IND ook een opgave. De verkorting van de overbrenging naar het Nationaal Archief kan een issue worden. Veel informatie wordt ook na 10 jaar nog opgevraagd. Met de komst van de nieuwe Archiefwet hoopt de IND in aanmerking te komen voor bewaren bij de bron.