Zo doen zij het: de GoedBewaard-coaches van SZW
Waar bewaar je welke informatie? Wat is een slimme zoekvraag in Zoek & Vind? Hoe sla je het gemakkelijkst je e-mail op? De medewerkers van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid kunnen met deze vragen en meer terecht bij de GoedBewaard-coaches. Acht man en vrouw sterk maken zij goed informatiebeheer en transparant werken eenvoudiger en laagdrempeliger.
Om de informatiehuishouding te verbeteren heeft SZW in 2021 het programma ENIGMA (later omgekat naar het Aktieplan IHH Open op Orde SZW) in het leven geroepen. Zij beseften dat voor ‘De 7 vuistregels voor een goede informatiehuishouding’ die SZW had opgesteld, een vertaalslag nodig was naar de medewerkers. En dat de medewerkers waar mogelijk ontzorgd en gefaciliteerd moesten worden. Felix Poortman, coördinator van de GoedBewaard-coaches: “Want de gemiddelde SZW’er ziet het belang én wil een informatiehuishouding die op orde is, maar het kost nu nog veel tijd en werk, omdat het nog geen routine is.” Daarom traden eind 2021 de eerste GoedBewaard-coaches aan.
Niets extra’s
Inmiddels zijn er bij SZW acht GoedBewaard-coaches fulltime aan de slag. Felix: “We geven workshops, sluiten aan bij teamoverleggen en zijn vooral beschikbaar bij vragen. We werken in principe vraaggestuurd. Zo hebben we bijvoorbeeld naar aanleiding van vragen over e-mailarchivering een werkinstructie ontwikkeld om de medewerkers te ondersteunen totdat er goed werkende technische hulpmiddelen zijn – die helaas nog uitblijven. De techniek is uiteindelijk heel belangrijk, maar dat valt buiten onze invloedssfeer. Daarnaast denken we na over nieuwe diensten. Zo gaan we komend jaar met Woo-procesbegeleiding van start, voor een betere, vlottere en efficiëntere afhandeling van Woo-verzoeken.”
Maar de coaches komen ook ongevraagd langs, met verbeteradviezen per directie bijvoorbeeld. “Om het onderwerp actueel te houden. En omdat er nog wel een slag te slaan is. Informatiebeheer wordt nog te vaak gezien als iets extra’s bovenop je werk, maar informatiebeheer is gewoon een onderdeel van je werk als ambtenaar. In de nieuwe ambtseed van 2024 is zelfs opgenomen dat je als ambtenaar belooft om zorgvuldig met je informatie om te gaan. Om die reden willen we ook aansluiten bij het onboarden, SZW-breed en per directie. Dan beginnen nieuwe medewerkers meteen goed.”
Zo gemakkelijk mogelijk
Felix heeft goede hoop dat die verbeterslag in 2026 aardig is geslaagd en de meeste medewerkers dan integraal in het documentmanagementsysteem werken zonder hier extra bij na te hoeven denken. “De drempel lijkt hoog, maar achteraf blijkt het vaak mee te vallen. En we proberen het zo gemakkelijk mogelijk te maken. Zoals we nu voor het archiveren van e-mails hebben gedaan. Goed omgaan met e-mail was en blijft voorlopig een heet hangijzer, maar met onze werkinstructie hopen we dat het uiteindelijk een goede gewoonte wordt. Die minder tijd en energie kost dan nu, ook met inzet van de (nog niet beschikbare) juiste tooling. En zo blijven we zoeken naar de beste manieren.”