Zo doen zij het: ontspannen veranderen naar een transparant Den Haag
Als Rick geWoo’d wordt vindt hij het ‘de hel’: “Alles wat je zegt, kan tegen je worden gebruikt.” Theo weet er alles van; hij is al 3x geWoo’d. “Maar weet je wat het is? Uiteindelijk krijg je er zoveel voor terug. Waardering, begrip, contact, betere samenwerking. Elk Woo’tje is een cadeautje!”
Rick en Theo zijn willekeurige ambtenaren, bij een willekeurige gemeente. Vertolkt door acteurs van Studio Spaak, die gemeente Den Haag inzet bij het informeren en bewust maken van haar medewerkers. Kwartiermaker Woo Maaike van Langelaan: “Hilarische Woo-dilemma’s bij het koffieapparaat maken verandering een stuk luchtiger en ontspannen.”
Samenwerking en afstemming
Na een 0-meting en eerste plan van aanpak in 2022 is Maaike afgelopen maart begonnen met het klaarstomen van de gemeente om te komen tot een open en transparant Den Haag. Uit de 0-meting blijkt dat de stad al behoorlijk goed bezig is. “We scoorden een 7,3. Als je kijkt naar de 17 informatiecategorieën van de Woo maken we ook al een groot deel van de informatie actief openbaar. Maar wat betreft vindbaarheid en toegankelijkheid zijn we nog niet helemaal compliant. En we gaan natuurlijk voor de 10!”
Dat wil Maaike gestructureerd doen en met de hele organisatie: “Bekeken vanuit management en organisatie, mens en cultuur, informatiebeheer en ICT. We werken dan ook samen in een interdisciplinair team Open Overheid, met informatiebeheer, ICT, communicatie, en het Woo-bureau, de centrale plek binnen de gemeente waar Woo-verzoeken worden afgehandeld. Zo zorgen we voor samenwerking en afstemming.”
Kansen en dilemma’s
Op dit moment zit de gemeente in een cruciale fase. Nog dit jaar worden beslissingen genomen en strategische keuzes gemaakt over de processen en systemen voor een informatiehuishouding op orde. En gaat de uitvoering van de communicatiestrategie van start. Communicatieadviseur Séverine Nez: “Vanaf volgend jaar nemen we ook de bewoners daarin mee. Met onder meer wandelingen langs archieven; we gaan graag verder dan informeren op papier of online. Maar we beginnen intern, bij de eigen medewerkers. We willen hen bewust maken van het belang van een transparant Den Haag. En informeren: wat betekent het voor jou, welk taalgebruik moet je hanteren, ben je je ervan bewust dat alles openbaar kan worden? Daarbij laten we de kansen zien, maar ook de dilemma’s. Want het is niet allemaal leuk en fijn.”
Zeker bij het laatste is een belangrijke rol weggelegd voor Studio Spaak. “We gaan de acteurs op verschillende manieren inzetten. Bijvoorbeeld in grote Woo-theatershows voor een groot publiek, maar ook in kleine pop-ups op de werkvloer. Zoals bij de invoering van e-mailarchivering, komend jaar. Daarmee vragen we behoorlijk iets van de medewerkers. Studio Spaak benoemt dat, maar laat ook de voordelen zien. Op een ludieke, luchtige, positieve manier.”
Een voorproefje daarvan liet de gemeente zien tijdens het VNG Uitvoeringscongres op 2 november. En dat leidde tot enthousiaste reacties. In dit filmpje kun je zien waarom.