Verbeteringen informatiehuishouding worden zichtbaar - tijd om te oogsten
We zijn nu een paar jaar onderweg met de verbetering van de informatiehuishouding bij het rijk, en we klimmen allemaal naar het volwassenheidsniveau 4, stelt Jacqueline Rutjens, programmadirecteur bij Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) in vakblad Od.
Jacqueline Rutjens is genomineerd als Ambtenaar van het Jaar en stond op de shortlist van acht voor de award voor Overheidsmanager van het Jaar. Is dat een persoonlijke prestatie? ‘Nee, stelt Rutjens, ‘het is de erkenning van al het werken van iedereen aan de complexe opgave van de verbetering van de informatiehuishouding.’ Als je werkt aan openbaarheid en transparantie moet je wel zelf het voorbeeld geven, vindt ze. ‘De wet zegt “open, tenzij” en dat zit ook in de werkwijze van RDDI. Van vergaderverslagen van projectteams en MT tot mijn eigen salaris. Het is een practice what you preach. Daarmee wil ik ook andere leiders bij de overheid inspireren. Zij spelen een belangrijke rol in het bereiken van de verandering waar wij aan werken.’
Half oktober werd bekend dat Rutjens de komende maanden in een nieuwe rol aan de slag gaat bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Ze zal als kwartiermaker de realisatiefase van Open Overheid helpen vormgeven. ‘Na de goede startfase komt er de komende jaren meer focus op het realiseren van alle plannen. We brengen de informatierelatie, informatiehuishouding en informatiemanagement steeds meer samen vanuit de opgaven voor een responsieve overheid: openbaarheid, archivering, beveiliging en privacy, maar ook dienstverlening.’
Ze zal nog voor een aantal uur in de week op strategisch niveau aan RDDI verbonden zijn. Om de continuïteit bij RDDI te borgen en om geen vaart te verliezen in de projecten zal Erik Mulder, een van de MT-leden van RDDI, haar als directeur waarnemen. ‘Ik kan ze eigenlijk ook niet missen,’ stelt Rutjens.
Hoewel er in de aansturing misschien iets verandert, is het doel dat RDDI als organisatie heeft niet veranderd. De projecten van RDDI helpen rijksorganisaties op het gebied van informatiehuishouding voor 2026 van volwassenheidsniveau 1 naar volwassenheidsniveau 4 te brengen. ‘Bij de score van 4 heb je een organisatie staan met goede kennis in huis, de juiste mensen, een sterke visie en strategieën en goede technologieën,’ licht Rutjens toe. ‘Momenteel zitten we als rijk boven de 2. We zitten dus halverwege. Maar het blijft een proces van lange adem en continue bijleren en bijsturen. Daarbij vragen we ook steeds aan organisaties wat zij nu het meeste nodig hebben. Erik Mulder en het team bij RDDI werken aan het jaarplan 2024, de projecten die we doen moeten het rijk helpen met de groei in volwassenheid.’
Smeerolie
Alle overheidsorganisaties zijn zelf verantwoordelijk voor het implementeren en initialiseren van de verandering en hebben daarvoor zelf een actieplan gemaakt en metingen gedaan. Die zijn openbaar gemaakt. RDDI helpt bij het versnellen en heeft de rol om de verbindende tussenlaag te zijn met andere stelselpartijen. Rutjens: ‘Samen met experts van de andere stelselpartijen, departementen en uitvoeringsorganisaties werken we projectmatig aan oplossingen voor veelvoorkomende knelpunten. Je ziet onze werkwijze wel veranderen. In het eerste jaar maakten we kennisproducten en handreikingen maar daar is het Nationaal Archief in samenwerking met het KIA-netwerk veel beter in dus wij focussen op projecten, dat is ons sterkste punt.’
De rol van RDDI is om de verbindende tussenlaag te zijn
Een belangrijk element van succes? ‘Dat is dat we onze projecten niet vanuit een ivoren toren doen, we zijn onderdeel van een netwerk en werken samen, dat hebben we verankerd in onze werkwijze. Naast vaste partners als het Nationaal Archief, ODI, KNVI, ICTU, KIA-netwerk en Doc-Direkt betrekken we in onze projecten altijd de collega’s die uiteindelijk de verandering moeten borgen in hun organisatie. De mensen die er echt verstand van hebben.’
Olietanker
Met 130.000 ambtenaren, verdeeld over ongeveer 80 organisaties, vergelijkt Rutjens de veranderopgave met een grote olietanker op zee, die moet keren. Naast sleep- en duwbootjes die het schip moeten helpen bewegen, de stelselpartijen, heeft het schip zelf ook een klein onderdeel, dat hem makkelijker laat sturen, de trim tab, een kleine uitstulping aan het schip die de druk op het roer verkleint. ‘Als je daaraan draait, dan draait die olietanker eigenlijk redelijk snel,’ legt Rutjens uit. ‘Deze veranderstrategie noemen we dan ook de trim tab-strategie. Je verandert iets kleins en daarmee verander je de koers van de hele olietanker. Dat is wat wij als RDDI aan het doen zijn met de rijksorganisaties samen. We bieden steeds kleine trim tabs. We zorgen voor archivering van sociale media of chats, bouwen een leerhuis, of een interventie om leidinggevenden te helpen sturen. Dat zijn allemaal dingen die de grote olietanker van de verbetering van de informatiehuishouding helpen draaien. Want sommige dingen zijn nu eenmaal veel te groot om in je eentje aan te pakken, ook als departement.’
Ict-ontwikkeling
Rutjens is optimistisch ‘Er zijn naar schatting meer dan 2.000 extra professionals bijgekomen op dit onderwerp binnen het rijk. Geweldig! De wind staat gunstig en de olietanker draait gestaag, wel is het halverwege goed om te kijken waar het beter kan en moet. Want het schip kan ook in zwaar weer komen te verkeren.’
Rutjens zou af en toe best wat sneller willen gaan. ‘Er liggen bijvoorbeeld een aantal beleidsdilemma’s onder dit vraagstuk die lastig zijn. We zeggen: je moet zo veel mogelijk openbaar werken maar tegelijkertijd moeten we privacywetgeving respecteren of medezeggenschap van de beleidsambtenaren. We zeggen tegen medewerkers dat ze documenten goed moeten opslaan maar niemand vertelt ze dan precies wat dat inhoudt. Dat zijn allemaal waarden die nogal eens fluctueren. Het helpt als daar veel hardere uitspraken over komen.’
Wat ook een spannende factor is, volgens Rutjens, is de ict. ‘Het gaat dan niet zozeer om de ict-ontwikkeling zelf, want die is er wel, maar meer om de snelheid waarmee we de ict kunnen aanschaffen. We hebben het over de werkomgeving van de toekomst. Als we die IT-component beter op orde krijgen, zouden we sneller meters kunnen maken.’
Open en transparant
Een opener overheid is een responsievere overheid, die burgers en maatschappelijke organisaties in een goede informatiepositie zet om gezamenlijk maatschappelijke vraagstukken aan te pakken. Rutjens: ‘Een mooie en belangrijke ambitie, maar dit vergt ook een verandering in het gedrag van ambtenaren en politiek. In de nodige cultuurverandering zijn mooie stappen gezet. Dat leidde er onder meer toe dat de eed van ambtenaren in 2024 gaat veranderen met een toevoeging over informatievoorziening. Daarmee maak je het onderwerp ook echt expliciet.’
Toch is ook hier nog wel wat werk te verrichten, stelt ze. ‘Ambtenaren willen wel veranderen, maar ze weten vaak niet hoe. Ze zoeken op intranet naar concrete informatie maar dat is daar nog niet altijd te vinden. Dit is dan weer iets waar we projectmatig vanuit RDDI een oplossing voor kunnen realiseren.’
Per definitie is een programma als RDDI tijdelijk. ‘Komend jaar gaan we aan de slag met hoe we ons werk gaan borgen. Het Nationaal Archief en Doc-Direkt zullen als continue spelers in het stelsel er verder mee gaan. Wat we nu realiseren wordt dus straks geborgd naar de toekomst toe,’ zegt Rutjens. ‘Dan zijn openheid en transparantie gewoon standaard onderdeel van je integriteit als ambtenaar. Als ambtenaar vinden we het straks normaal om beleid te maken met de buitenwereld en vanuit responsiviteit verantwoording af te leggen. Daar zijn trots en een open houding voor nodig. Dan is het cruciaal dat de informatiehuishouding het volledige volwassenheidsniveau heeft bereikt.’
Ambtenaren willen wel veranderen, maar ze weten vaak niet hoe
Bron: Od, editie 31
Tekst: Pieter Verbeek
Beeld: Rijksoverheid/Arenda Oomen