ZO! doen zij het: RVO gaat in de breedte én de diepte
“RVO moet van ver komen,” zegt Hannie de Brabander, programmamanager Transparantie in Informatie bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. “Een lange trein die we op gang moeten brengen.” Inmiddels is die trein aardig op stoom en kunnen we veel leren van RVO’s enthousiaste en inspirerende aanpak om te komen tot een transparante en betrouwbare organisatie.
RVO zet volop in op bewustwording. Senior verandercommunicatieadviseur Marion van Oeveren heeft hiervoor vorig jaar alles uit de kast gehaald, voor zowel de medewerkers als het management en zowel top-down als bottom-up: onboarding-sessies, een zomerse quiz, polls, infographics, handreikingen, een videoreeks met hoofddirecteur Organisatie Johan Maas als ambassadeur en warm pleitbezorger, en animaties over hoe goed omgaan met documenten, e-mail en berichtenapps. “Met dank aan RDDI die het animatiefiguurtje F12 introduceerde voor de campagne Goed opslaan is zo gedaan. F12 werd bij ons Archie(f), die op een meer vrolijke manier aandacht vraagt voor het op orde maken van onze informatiehuishouding, en hij is nu een ware beroemdheid.”
Direct in gesprek
Over de volle breedte wordt dus aandacht besteed aan informatiehuishouding en openbaarmaking. Met effect: het bewustzijnsniveau binnen RVO is sterk toegenomen en de wil is er ook. Hannie: “Maar dat leidt niet automatisch tot de gedragsverandering om informatie goed en juist op te slaan. Daartoe zetten we nu de eerste stappen. Dat kan niet met communicatie alleen. Daarom zijn sinds begin dit jaar speciale implementatieteams op pad, met informatieanalisten, procesadviseurs, informatiecoaches van de afdeling DIV (Documentaire Informatie Voorziening) en zo nodig een lid van het Woo-team, die direct met managers en medewerkers in gesprek gaan. Zo gaan we de diepte in.”
Concrete afspraken
“Voor informatiedeling en behoeftepeiling bij alle leidinggevenden is een Synthetron-sessie georganiseerd en vervolgens een roadshow bij elke directie. Met de eerste teams die graag aan de slag wilden met het op orde krijgen van hun informatiehuishouding, zijn implementatietrajecten gestart. Per team voeren we een IHH-scan uit – een vragenlijst over de processen, werkinstructies en werkgedrag – en stellen we adviezen op ter verbetering van de informatiehuishouding. Hierbij maken we gebruik van een Kanbanbord in MS Teams. Aan de hand van dit digitale planbord maakt het team concrete afspraken, ook in tijd. Bijvoorbeeld: de komende week gaan we werkafspraken maken over naamgeving van documenten, of zaakgerichte dossiervorming. Het implementatieteam adviseert en ondersteunt, maar het eigenaarschap ligt bij het team: het is hun verantwoordelijkheid.”
Ongelooflijke betrokkenheid
Inmiddels zijn er 2 teams aan de slag met het Kanbanbord en 36 teams met de IHH-scan. En de volgende teams staan al te trappelen. Ook start Transparantie in Informatie met ambassadeurs en floorwalkers (GoedBewaard-coaches). Marion: “Tijdens RVO onboarding-dagen was er veel enthousiasme voor informatiehuishouding bij jonge RVO-ers. Zij willen graag efficiënt en op de juiste manier (samen)werken en er alles over weten. Maar ook in andere hoeken van de organisatie is er betrokkenheid. Dat zien we bijvoorbeeld in de populariteit bij de wekelijkse Transparantie in Informatie-poll en de zomer- en winterquiz op ons intranet. We pakken veel dingen aan op een speelse manier, via meerdere communicatiekanalen en activiteiten, op verschillende lagen en ik denk dat dat werkt. Zowel bottom-up als top-down en volgens de push en pull-strategie. Iedereen heeft het over Transparantie in Informatie vanuit een andere invalshoek.”
Tot 2026 nodig
Om te kijken of de aanpak in zowel de breedte als de diepte ook het gewenste doelgedrag oplevert is er een halfjaarlijkse monitor, met benchmark om RVO te kunnen vergelijken met andere overheidsorganisaties. Hannie wil benadrukken dat RVO er nog niet is: “We hebben wel tot 2026 nodig. Ook omdat er ondertussen ook nog een grote reorganisatie speelt. We moeten goed kijken hoe we de komende periode de aandacht vasthouden voor Transparantie in Informatie en het gesprek gaande houden bij leidinggeven en medewerkers."