Pilot Chatarchivering: het kan geautomatiseerd en gebruiksvriendelijk
Volgens de Archiefwet en Woo moeten chatberichten met overheidsinformatie duurzaam toegankelijk zijn. Maar vooralsnog hebben we als Rijksoverheid geen of zeer weinig controle over het (her)gebruik, de opslag, vindbaarheid en toegankelijkheid van deze berichten. Dat móet anders. In dat kader heeft het RDDI-project Chatarchivering samen met 4 departementen een technische voorziening getest waarmee de zakelijke chatberichten van sleutelfunctionarissen (schaal 16 en hoger) geautomatiseerd worden gearchiveerd.
In de ideale situatie komt er een technische voorziening voor het uitvoeren van nieuw beleid, waarmee de zakelijke informatie uit chatberichten in beheer komt bij de Rijksoverheid en automatisch, integraal, kwalitatief hoogwaardig, duurzaam én gebruiksvriendelijk duurzaam toegankelijk wordt. Het doel van de pilot Chatarchivering was het testen van de toepasbaarheid en uitvoerbaarheid van dit beleid door het in de praktijk te toetsen met een werkbare technische voorziening. Met als hoofdvraag: is het beoogde chatbeleid toepasbaar/uitvoerbaar in de praktijk?
30 sleutelfunctionarissen
Na een geslaagde implementatie van de techniek en functionele tests, hebben 30 sleutelfunctionarissen van de ministeries Binnenlandse Zaken, Justitie en Veiligheid, Financiën en Infrastructuur en Waterstaat de gekozen technische voorziening getest. Zij kregen een aparte, zakelijke telefoon met een speciale chatapplicatie, die ook kan communiceren met WhatsApp en Signal. Hiermee zijn de sleutelfunctionarissen – fictief – gaan chatten. De verzonden en ontvangen chatberichten werden automatisch veiliggesteld in een door de Rijksoverheid beheerde cloud.
Vertrouwen en een zorgvuldige verwerking
Door chatberichten op een dergelijke manier automatisch veilig te stellen hoeven bij een Woo-verzoek of parlementaire enquête niet meer alle apps en appgroepen doorzocht te worden. Dat kan veel handmatig werk en daarmee tijd schelen, maar vraagt ook om vertrouwen en een zorgvuldige verwerking van de berichten. Privacy, security en een duidelijk kader voor – beperkte – toegang tot de berichten zijn daarbij belangrijke aandachtspunten. Daarin werden de sleutelfunctionarissen tijdens de pilot ook meegenomen. Zo kregen ze bijvoorbeeld inzicht in de (toekomstige) mogelijkheden voor filtering van informatie.
Conclusie: beleid is uitvoerbaar
De pilot heeft uitgewezen dat het beoogde chatbeleid inderdaad uitvoerbaar is in de praktijk. Het is duidelijk geworden welke efficiency behaald wordt door geautomatiseerd te archiveren en de gebruikte technische methode laat zien hoe een toekomstige chatvoorziening vormgegeven kan worden. Het antwoord op de hoofdvraag luidt dus: ja. Maar de pilot leverde ook aandachtspunten op voor een goede, zorgvuldige en vooral ook integrale chatvoorziening. In elk geval moeten nog ontwerpkeuzes worden gemaakt om de technische voorziening optimaal te laten aansluiten op de informatiebeheerketen. Het vervolgtraject is inmiddels gestart bij de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH).
Meer weten over de pilot en het vervolg? Lees het eindverslag of de managementsamenvatting. Er is ook een video gemaakt over de pilot:
Hey momentje hoor! Even snel nog iets versturen.
En send.
Ja, en hier wil ik het gelijk even met je over hebben. Ik gok dat jij ook benieuwd bent naar een gebruiksvriendelijke werkwijze om chatberichten veilig te stellen.
In opdracht van Programma Open Overheid hebben we daarom een pilot uitgevoerd.
We hebben een technische voorziening gebruikt, een speciale chat applicatie die ook kan communiceren met WhatsApp en Signal. Verzonden en ontvangen chatberichten worden hiermee automatisch veilig gesteld in een door de Rijksoverheid beheerde cloud.
Dit hebben we laten testen door dertig sleutel functionarissen, die er fictief mee zijn gaan chatten. En we hebben hen laten zien hoe onze berichten veilig en toegankelijk in beheer werden genomen.
Ah! Marc de Barse wil hier even wat over zeggen.
Het geautomatiseerd veiligstellen van chat berichten staat en valt met vertrouwen. Waarom vertrouwen? Het gaat hier om informatie over bewindspersonen, over topambtenaren, over allerlei gevoelig en politieke onderwerpen. En die moet gewoon niet op straat komen. Dat betekent dat ons hele proces van A tot Z hierop ontworpen moet worden.
Ja, dat is een cruciaal aandachtspunt natuurlijk.
Zonder vertrouwen in de zorgvuldige verwerking van de chatberichten zouden gebruikers de nieuwe werkwijze moeilijk accepteren.
Ah! Maar Geran Kaai wil daar graag iets tegenover stellen.
Op dit moment behandelen wij Woo-verzoeken altijd met heel veel rompslomp. We moeten al onze app groepen door. Maar met deze tool kunnen wij aan de voorkant zorgen dat we veel sneller klaar zijn. En zo hoort het ook.
Kijk, en dat biedt perspectief.
Naast de techniek heeft CIO Rijk een aantal uitgangspunten opgesteld voor het gebruik van chat apps. Zo worden alleen de zakelijke chat berichten die sleutelfunctionarissen ontvangen en versturen geactiveerd. En we vragen sleutelfunctionarissen en hun ondersteuners om niet te chatten over zaken die betrekking hebben op besluitvorming of vertrouwelijke informatie.
En daarnaast werken sleutelfunctionarissen met twee telefoons, één voor privé en partijpolitieke zaken en één voor zakelijk contact.
Ah! Suradj Bahadoersing heeft daar nog een kritisch puntje bij.
Zakelijke chatarchivering en het gebruik van de zakelijke telefoon. Wat betekent dat voor mij als eindgebruiker als ik zometeen mijn vakantiefoto's niet kan delen met collega's? Hoe zorg ik dan voor verbinding en sociale cohesie binnen mijn team?
Ja, dat is een hele goede vraag en het zal even zoeken zijn naar een prettige balans. Maar op de lange termijn kan het echt een hoop handmatig werk schelen.
Wil je meer weten over de pilot en het vervolg? Lees dan nu het rapport.