Afgerond: project Strategische Ontwikkelplannen
Al snel na de start van het RDDI-project Strategische Opleidingsplannen, begin 2024, werd duidelijk dat deze benaming de uiteindelijke lading niet zou dekken. Goed opgeleide professionals zijn belangrijk om de informatiehuishouding op orde te brengen en te houden, maar een ontwikkelopgave vraagt altijd om méér – zo lieten de pilots zien die binnen het project zijn uitgevoerd bij Rijkswaterstaat, VWS, DUO en het KNMI. Wat nodig zijn, zijn strategische ontwikkelplannen, waarin individueel leren en organisatieontwikkeling met elkaar verbonden worden. Wat leidt tot een strategische ontwikkelaanpak. En de pilots hebben meer lessen opgeleverd.
De basis voor het project en de pilots daarin werd gevormd door het denkmodel voor Strategische Ontwikkelplannen. Met als startpunt het strategisch verhaal: wat is de ontwikkelopgave? In een interview lichtte projectleider Sebo Boerma dat denkmodel eerder al eens toe. Een van de lessen van het project was dat daar nog wat vragen aan vooraf gaan: ís er een ontwikkelopgave? Is het de juiste ontwikkelopgave? En is de ontwikkelopgave stevig genoeg; voldoet hij aan bepaalde randvoorwaarden? Sebo: “Een andere duidelijke les was dat bij het ontwikkelen van de informatiehuishouding het vaak niet eenvoudig is om de probleemeigenaar te vinden. En degene die in de positie is om besluiten te nemen. Terwijl daarmee de slagkracht wordt bepaald. Dus dat moet de eerste stap zijn.”
Redeneren vanuit het doel
Het denkmodel levert het denkkader voor een ontwikkelplan met interventies. “Daarvoor redeneren we vanuit het doel in plaats van de vorm, zoals een cursus of handreiking. Deze benadering dwingt je breder te kijken, breder dan leerinterventies.” De pilots leerden dat er naast een ontwikkelplan ook een meetplan nodig is. “Niet om de maat te nemen, maar om van te leren: bereik je wat je wilt bereiken? En als je aanpak niet het gewenste effect heeft, moet je terug naar het denkmodel. Want dan kloppen de aannames niet, een belangrijk onderdeel van het model.”
Pilots
In de pilots ging Rijkswaterstaat aan de slag met een ontwikkelplan voor het sterker maken van de adviserende rol van de afdeling Documentair Informatiemanagement (DIM) en het bekend en erkend maken van de DIM-medewerkers als kader stellende experts. VWS wil informatiehuishouding een geborgd onderdeel maken van de onboarding. DUO werkt aan gewenst e-mailgedrag. En het KNMI heeft informatiehuishouding opgeknipt in fases en is begonnen met de campagne ‘Goed bewaard begint bij jou’ voor het goed opslaan in MS Teams en vooral het creëren van draagvlak.
Leerhuis Informatiehuishouding
Met de afronding van het RDDI-project zijn de pilots tot een eind gekomen – om als ontwikkeltraject voortgezet te worden vanuit het Leerhuis Informatiehuishouding, dat ondersteunt met advies, begeleiding en leermiddelen. Zo heeft Rijkswaterstaat een intervisiegroep ingericht. Bij VWS is informatiebeheer nu onderdeel van de onboarding en gaan ze kijken naar het effect daarvan na enkele maanden in dienst. DUO stoeit nog met techniek die kan helpen bij e-mailarchivering én wellicht meer. En bij het KNMI is de campagne volop gaande.
Binnenkort kunnen ook andere organisaties bij het Leerhuis terecht voor ondersteuning bij Strategische Ontwikkelplannen. Hou daarvoor de website van het Leerhuis in de gaten. Alvast wat tips van Sebo:
- Hou de ontwikkelopgave praktisch en kleinschalig.
- Blijf analyseren: is het de juiste opgave en zijn de juiste mensen betrokken?
- Betrek HR bij de ontwikkelopgave, zodat de juiste medewerkers de juiste competenties hebben of krijgen.