ZO doen zij het - De Nederlandsche Bank: ‘Wij doen het sámen’
37 minuten is een ambtenaar gemiddeld per dag kwijt aan het zoeken naar documenten. 37 minuten tijd hadden teams daarom om te ontsnappen uit de informatiehuishouding-escaperooms in de hal van De Nederlandsche Bank (DNB). En in die 37 minuten is een belangrijk zaadje geplant voor meer bewustwording bij de medewerkers. Zo heeft het programma Open op Orde van DNB de afgelopen jaren meer zaadjes geplant. En inmiddels is het tijd om te oogsten – waaronder de Od Kwaliteitsaward. Programmamanager Patrick Klein Koerkamp en Joey Weersma, hoofd van de afdeling Informatiediensten waar het programma onder valt, geven prijs waarin de kracht zit: “Samenspel en verbinding, de basis voor een informatiehuishouding op orde.”
Met de komst van Patrick in augustus 2023 is het programma Open op Orde aanbeland in de fase van uitvoering en oplevering. Joey: “Daarvóór hebben we vooral gekeken op welke onderwerpen we verandering willen, gekoppeld aan de rijksbrede Open op Orde-actielijnen. In het kader van actielijn 1, professionals en medewerkers, zetten we nu bijvoorbeeld volop in op bewustwording, kennis en gedrag. Hoe ga je om met informatie? Per 1 september hebben we beleid voor e-mailarchivering geïmplementeerd en dat heeft een belangrijke impuls gegeven. Medewerkers zijn zich veel meer bewust: hier moet ik iets mee. Soms een beetje geholpen door de techniek, bijvoorbeeld met een pop-up bij e-mails met de vraag ‘Wil je dit opslaan?’. Maar soms moeten ze gewoon hun verantwoordelijkheid nemen en een extra handeling verrichten, zoals classificeren, archiveren of vernietigen.”
‘Medewerkers zien dat er goed over is nagedacht’
“Daarom is het belangrijk dat bij alle projecten duidelijk is wat de achterliggende gedachte is van het beleid”, benadrukt Patrick. “En dat we het zo laagdrempelig mogelijk maken voor de medewerkers. Onder de motorkap is daar anderhalf jaar aan gewerkt en dat werpt nu zijn vruchten af. Want medewerkers zien dat: ‘Wat hebben jullie daar goed over nagedacht’ en ‘Wat fijn dat het zo kan!’ Daardoor zijn ze meer bereid die verantwoordelijkheid te nemen en vrágen ze om facts, middelen of training en opleiding. Zo werken we zowel top-down als bottom-up naar het doel.”
Samenhang
Het beleid voor e-mailarchivering, juist classificeren, Enterprise Search en selectielijsten vormen de opmaat voor het veranderplan waarmee DNB in 2025 aan de slag gaat. Samen met de dashboards die in 2024 per divisie zijn opgeleverd en behoeftes en inzichten in kaart brengen, die actief met leidinggevenden worden besproken. Patrick: “Met het veranderplan willen we samenhang brengen. Binnen informatiehuishouding maar ook met andere disciplines, zoals privacy en informatiebeveiliging. En in nauwe samenwerking met ICT. Tweeënhalf jaar geleden hebben we een heel nieuwe digitale werkplek gekregen. Eén totaalpakket, bijna helemaal in de cloud. En dat biedt kansen, maar ook uitdagingen bij de inrichting. Want er zijn honderden manieren om informatie te creëren en op te slaan. Dat vraagt om een goede verbinding tussen gebruiker, ICT en informatiehuishouding.”
‘Verwevenheid tussen programma en lijn is de norm’
Joey: “Het veranderplan maakt duidelijk wat open op orde betekent voor jou, als medewerker, leidinggevende of MT-lid. Zodat het strategisch, tactisch en operationeel wordt verankerd. De grote kracht en het enthousiasme van het programma Open op Orde, de straalmotor daarachter, is daarbij meteen ook de grootste uitdaging. Want op een gegeven moment is de brandstof op en moet het landen in de organisatie. We sturen daarom naar een kantelpunt: we moeten dit willen als organisatie. Verwevenheid tussen het programma en de lijn is dan ook de norm: we werken sámen om informatiehuishouding te borgen, waarbij ontwikkelingen en technologie nooit stil staan. In de jaarlijkse volwassenheidsmeting zien we deze verwevenheid al steeds meer terug en onze informatieadviseurs zijn in gesprek met de lijn om afdelingen verder te helpen.”
|
Od Kwaliteitsaward Afgelopen juni won DNB de Od Kwaliteitsaward voor centrale overheden voor hun aanpak bij het vernieuwen van de selectielijsten. Joey: “Voorheen vormde het organogram de basis voor de selectielijsten. Dat harkje hebben we losgelaten, ook omdat DNB er inmiddels heel anders uitziet. Nu hangen we de selectielijsten op aan de werkprocessen: welke informatie gaat door de procesarchitectuur – die we net helemaal hebben vernieuwd. Dat laat zien wát er gebeurt, niet waar. Bovendien doen we het samen met business en stakeholders. Iedereen zit samen aan tafel. Het is niet meer ik maar wij. Dus wederom: samenspel en verbinding.” |