Uitvoering selectielijsten getackeld
Elke organisatie hoort een selectielijst te hebben om te bepalen welke documenten blijvend bewaard of vernietigd moeten worden. Het opstellen van deze lijst van categorieën is voor elke organisatie maatwerk. In de praktijk blijkt de uitvoering ervan lastig. Dat gaan we tackelen!
Er zijn verschillende knelpunten waardoor het gebruik van selectielijsten en het uitvoeren van de daarin voorgeschreven acties moeizaam blijkt. CIO-Rijk heeft het Nationaal Archief gevraagd hier onderzoek naar te doen en voorstellen te bedenken voor werkbare oplossingen voor departementen en uitvoeringsorganisaties. Want we willen natuurlijk allemaal bijdragen aan openbaarmaking, transparantie en een duurzaam toegankelijke informatiehuishouding. Departementen en uitvoeringsorganisaties moeten aan het einde van het project gebruik kunnen maken van praktische oplossingen.
Samen
Het Nationaal Archief voert dit project niet alleen uit. Samen met vertegenwoordigers van de ministeries van BZK, Defensie en OCW, en RvIHH doen we het voorwerk: we voeren de analyse uit en bedenken concept oplossingen voor een aantal geprioriteerde knelpunten We pakken telkens één knelpunt op en toetsen mogelijke oplossingen. Deze leggen we via het Interdepartementaal Expert Overleg IHH (IEO-IHH) voor aan alle departementen en uitvoeringsorganisaties. We streven generieke en breed gedragen oplossingen na, maar laten ook ruimte voor organisatie-specifieke invulling. Zo kunnen ook andere rijksorganisaties hier gebruik van gaan maken. Uiteindelijk is iedere organisatie zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de best passende oplossingen. Er gaan dus heel regelmatig later in het jaar oplossingen voorbij komen waarmee je als organisatie aan de slag kan.
Planning
Q1 2025: Start analyse met onder meer interviews en een online enquête
Q2 2025: Analyseren en prioriteren knelpunten
Q3 2025-Q4 2026: Bedenken, vormgeven, testen en toetsen oplossingen
Meer informatie
Meer weten over de aanpak? Neem dan contact op met de projectleider van het Nationaal Archief, Willem den Heeten (06 14 96 83 57) of Vincent Hoolt (06 55 26 78 90).