Lees meer over de laatste ontwikkelingen bij RDDI, editie juli 2019

We rollen met zijn allen langzaam de zomer in. Dat betekent niet dat de informatiehuishouding stilstaat, integendeel. Er wordt hard doorgewerkt. Niet alleen bij RDDI, maar ook bij departementen en uitvoeringsorganisaties. Inmiddels hebben vijf departementen (VWS, J&V, I&W, OCW en SZW) een eigen projectorganisatie ingericht ter verbetering van de informatiehuishouding. Anderen maken voortgang om binnen de lijnorganisatie verbeteracties op te pakken. Daarmee wordt de informatiehuishouding speerpunt van ons allemaal.

Zijn alle medewerkers van de rijksdienst evenzeer te porren om zelf beter aan de slag te gaan met de informatiehuishouding? We vroegen dat in een enquête die is ingevuld door bijna 900 ambtenaren. Wat blijkt? Het merendeel heeft best de intentie om aan de slag te gaan met informatie of ze doen dat ook al best goed, vooral als het gaat om medewerkers die werkzaam zijn bij een uitvoeringsorganisatie of in de bedrijfsvoering. We noemen hen Dieter, Katja en Lisanne. Echter, op het kerndepartement is  ook ‘Manuel’ gesignaleerd. Een wat oudere heer die erg weinig belangstelling heeft voor het onderwerp, sterker nog, Manuel zit diep in de weerstand.

Voor iedereen die dagelijks bezig is met het vraagstuk van bewaren, vernietigen en duurzaam archiveren van al het materiaal dat wij maken als overheid is dit onbegrijpelijk. Wij hebben er een passie voor. Hoe geweldig is het als we informatieverzoeken van burgers en Tweede Kamer snel kunnen afhandelen, en wiens hart gaat niet sneller kloppen als het Nationaal Archief in de eerste week van januari op de dag van de openbaarheid een langgesloten dossier opent. Hoe inspirerend is het om de deelnemers op onze Meet ups te horen praten over hun vak en hoe iedereen meedenkt over het moderniseren van de Archiefwet. Ik maak geen grap. Ik vind het geweldig!

Natuurlijk kijken we naar slimme ICT-oplossingen zodat 'Manuel', maar ook de anderen geholpen worden om te doen wat ze moeten doen, namelijk samenwerken, netjes bewaren en het werk van de overheid beter en transparant maken. Ook komen we in het najaar met 'clickable' producten en filmpjes. En we gaan meedoen aan het ‘onboarden’ van nieuwe medewerkers bij het Rijk.

Dromend op een luchtbed in de Middellandse Zee, hoop ik dat we in staat zullen zijn informatiehuishouding en informatiemanagement in het DNA, of op z'n minst in de mindset van ambtenaren en rijksorganisaties te krijgen. Een jaar geleden had niemand kunnen bedenken dat we nu zo ontzettend veel reuring en projecten zouden zien. Maar misschien is het geen droom; ik weet heel zeker dat het kan.

RDDI wenst iedereen een prachtige zomer!

Jacqueline Rutjens, programmadirecteur RDDI

Het project E-mailarchivering heeft in onlangs een brochure uitgegeven over de producten die zijn of worden opgeleverd. Naast de IT-voorziening voor het bewaren van e-mail wordt uitleg gegeven over de producten die ondersteuning bieden bij de implementatie van e-mailarchivering in jouw organisatie. De brochure vind je hier.

Meet up

In december organiseert RDDI een Meet up over E-mailarchivering. Zet 10 december (wel nog onder voorbehoud) alvast in je agenda, jullie worden via deze nieuwsbrief geinformeerd over de aanmelding. 

In opdracht van de stuurgroep heeft RDDI de focus van het programma aangescherpt. Dit heeft consequenties voor de uitvoering van het project Di-stroy. Zo heeft het project Berichtenapps voorrang gekregen boven een aantal geplande activiteiten en producten van Di-stroy. Ook is de projectleider Di-stroy is voor de komende maanden vrijgemaakt om de kosten-batenanalyse MJP te begeleiden. Als deze analyse afgerondis  en het project Berichtenapps minder focus en capaciteit vraagt, wordt de uitvoering van actielijn 2 opnieuw bekeken.

Bekijk hier de laatste vorderingen van het project Di-stroy, waaronder de Proof of Concept, de pilot zoeken, vinden en vernietigen in samenwerking met het ministerie van Financien het onderzoek naar Bewaar- en vernietigingtermijnen (B- en V-termijnen)  in sectorale wetgeving. In het onderzoek B- en V-termijnen heeft Di-stroy  twee producten opgeleverd

1)  Di-stroy draagt het overzicht van alle B- en V-termijnen over aan KOOP zodat alle organisaties het overzicht kunnen inzien.

2)  Di-stroy heeft het Interdepartementaal wetgevingsberaad (IWB) bereid gevonden mee te denken over meer harmonisatie van bewaar- en vernietigtermijnen in wet- en regelgeving.

Ook voor meer achtergrond over deze twee producten kun je terecht op de projectpagina van Di-stroy.

Het project medewerker aan informatie is in het 2e kwartaal goed op stoom gekomen. Na een succesvolle kick-off met ons netwerk in maart zijn we aan de slag gegaan met de suggesties die daaruit naar voren zijn gekomen. Dit heeft ertoe geleid dat we in samenwerking met de Argumentenfabriek een informatiekaart hebben gemaakt waar in één oogopslag duidelijk wordt wat medewerkers minimaal zouden moeten weten over het werken met overheidsinformatie. In aanvulling op dit product gaan we in het najaar aan de slag met de vraag wat medewerkers moeten doen en daarvoor moeten kunnen als het op werken met overheidsinformatie aankomt.

Onderzoeken
In het afgelopen half jaar heeft ook een segmentatieonderzoek gelopen. Dit onderzoek is zo goed als afgerond. Het rapport zal in de zomer beschikbaar komen.

Het andere onderzoek Futurelab is inmiddels halverwege. Reframing Studio heeft op basis van literatuurstudie en gesprekken 11 driving forces geïdentificeerd die van invloed zijn op overheidsinformatie in de toekomst. Lees meer over het onderzoek op de projectpagina van FutureLab.

Rijksbrede campagne en website

Alle bovenstaande zaken zijn ingrediënten voor een andere suggestie uit de kick-off: een rijksbrede communicatiecampagne. Hiermee gaan we in het najaar een eerste start maken. Dit moet in 2020 leiden tot een overkoepelende campagne waar iedere rijksorganisatie gebruik van kan maken.
Zoals je ziet gaan we in het najaar met twee nieuwe trajecten van start. Maar we zitten in de zomer ondertussen niet stil! Er wordt deze zomer hard gewerkt aan een herstructurering van onze website. Belangrijke verandering voor MaI is om een toolpagina toe te voegen. Hierop komen producten die we zelf opleveren (zoals de informatiekaart en het segmentatieonderzoek), maar ook goede voorbeelden van alle rijksorganisaties.

In het wetsvoorstel Open Overheid is opgenomen dat de termijn voor het afhandelen van Wob verzoeken wordt teruggebracht van 6 naar 4 weken. Tegelijk zien organisaties het aantal Wob verzoeken stijgen. Er ligt dus een behoorlijke opgave om de informatiehuishouding verder op orde te krijgen om snel de juiste informatie, AVG proof,  te kunnen verstrekken. Daarom is binnen RDDI een start gemaakt met een nieuwe actielijn onder de naam Wob-hulp.

Lees op de website meer over de eerste stap in de verkenning.

RDDI heeft de afgelopen periode in samenwerking met de ministeries van BZK, OCW, I&W, J&V en het Nationaal Archief de al bestaande (rijksbrede) beleidslijn voor berichtenapps nader verfijnd en aangepast op de uitspraak van de Raad van State dat Whatsapp- en SMS-berichten van ambtenaren ook vallen onder de definitie ‘document’ en daarmee onder de Wob.
 
Dit traject heeft geresulteerd in een beleidsadvies, aanpak en technische instructie (BZK/CIO Rijk) voor de omgang met berichtenapps binnen het Rijk welke zijn geaccordeerd in het SG overleg en besproken in het ICBR (Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst) en het IOWJZ (Interdepartementaal Overleg Wetgeving en Juridische Zaken).

Wat betekent dat?
Met het akkoord is tevens nieuw beleid voor het gebruik van berichtenapps geformuleerd, namelijk: beperk het gebruik van berichtenapps zo veel als mogelijk – en ontraad het voor bestuurlijke aangelegenheden. Als het toch daarvoor wordt gebruikt, is het  in het kader van de Wob en Archiefwet van belang om de daarvoor in aanmerking komende berichten goed te archiveren.

Wat zijn de volgende stappen?
Bij de uitrol van het nieuwe beleid zijn de volgende acties en maatregelen vastgelegd:
1) Ontwikkelen van een rijksbrede instructie over welke berichten (wat) op te slaan;
2) Opstellen van een instructie voor DG’s, SG’s, ministers en hun staf met betrekking tot berichtenapps in samenwerking met IOWJZ;
3) Uitwerken en realiseren van een rijksbrede campagne voor bewust omgaan met berichtenapps;
4) Onderzoeken van de (technische en organisatorische) mogelijkheden voor ontzorging bij het gebruik en archiveren van chatberichten;
5) Uitvoeren van een interdepartementaal evaluatiemoment om te bekijken of de gekozen beleidslijn en aanpak werkt.

Het project Berichtenapps binnen RDDI is aangewezen om te zorgen voor interdepartementale afstemming, coördinatie en uitwerking van bovengenoemde stappen.

Deelname aan project
Het project Berichtenapps wordt nu opgestart en dit biedt ministeries de mogelijkheid om in een vroeg stadium een bijdrage te leveren en mee te denken over de richting van het project.

Spreekt dit je aan, meld je dan bij projectleider Arjan Rompelman of projectadviseur René de Jong. 

Meet up

Om jullie persoonlijk te informeren over de ontwikkelingen op het gebied van berichtenapps zal RDDI op 22 oktober een Meet up houden. Na de zomer kan je je via deze nieuwsbrief hiervoor aanmelden, maar houd die dag de middag alvast vrij!

Op verzoek van de Stuurgroep gaat RDDI in kaart brengen wat de kosten zijn om de informatiehuishouding op orde te krijgen en wat de baten zijn als het eenmaal op orde is. RDDI laat hier in de komende maanden onderzoek naar doen. Het onderzoek zal in elk geval bestaan uit:
- het analyseren van bestaande documentatie over kosten en baten van verbetering van (onderdelen van) de informatiehuishouding;
- het doorrekenen van de actielijnen van het Meerjarenplan verbetering informatiehuishouding Rijk;
- voor zover nodig en mogelijk, een uitvraag bij departementen naar de kosten die zij voor het verbeteren van de informatiehuishouding begroten in de komende jaren, ook voor ICT;
- het benoemen van kostendrijvers voor informatiehuishouding in brede zin.

Vertegenwoordigers van de departementen worden in verschillende fases van het onderzoek actief geraadpleegd. In de onderzoeksopzet wordt er rekening mee gehouden dat recentelijk de Uitvoeringstoets Wet Open Overheid is geweest en dat in het najaar een Uitvoeringstoets voor de nieuwe Archiefwet wordt gehouden. We willen dubbel werk voorkomen en daarom gaan we zoveel als mogelijk uit van de gegevens van de eerdere onderzoeken.

(dit is een bewerking van een artikel dat eerder is gepubliceerd in het AD)

Wie is er écht vrij in de vakantie? Dus niet stiekem even je werkmail kijken of de telefoon opnemen als de baas belt. Een paar weken onbereikbaar zijn is heel gezond, maar in de praktijk werkt het anders.
Voor veel Nederlanders is vakantie helemaal geen vakantie. Ze worden gebeld of gemaild met vragen, doen wat achterstallig werk of moeten vol aan de bak bij onverwachte ontwikkelingen in het bedrijf. Volgens onderzoeksbureau Multiscope mailt en whatsappt 40 procent iedere dag met kantoor, een derde zegt op vakantie gewoon door te werken. Voor een enkeling, de minderheid dus, is vakantie ook echt vakantie. Dat betekent onbereikbaar zijn en ook niet kijken op de werkmail. Een projectmedewerker in de culturele sector die anoniem wil blijven, laat weten dat haar leidinggevenden vlak voor haar vakantie een nieuw project aannamen. Dat betekende dat ze naar haar geplande vakantie kan fluiten. ,,Flexibiliteit is bij ons het toverwoord en ze weten dat we op de werkvloer dit soort dingen toch wel opvangen. Gelukkig heb ik een makkelijke thuissituatie en mag ik na een drukke periode vrij nemen en echt onbereikbaar zijn. Ik vraag me wel af hoe lang dit nog goed gaat bij ons. Ik denk dat het burn-outs veroorzaakt.”

Vrije tijd geeft nieuwe energie en ideeën

,,We weten dat we vrij zouden moeten nemen, maar in de praktijk werken we vaak door”, zegt Toon Taris. De hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie doet aan de Universiteit Utrecht onderzoek naar onder andere werkstress en werkverslaving. ,,Het is écht beter om je los te maken van het werk. Het zorgt voor nieuwe energie, nieuwe ideeën en dat je tegenslagen in de toekomst beter kunt verwerken. Fysiek bezig zijn helpt dan goed, net als dingen doen met vrienden en familie. Blijf je maar bereikbaar en werken dan vergroot dat de kans op een burn-out. Dat is de theorie. In de praktijk blijven zelfstandigen de mail in de gaten houden uit angst om een mooie opdracht te missen."

Hoe houd je de vakantie echt vrij? 8 tips

* Zorg dat er niemand iets op je bordje schuift in de weken voor de vakantie. Hoe meer er op de agenda staat voor vlak na de vakantie, hoe groter de neiging om in de vakantie alvast wat te doen.
* Leeg de mailbox op je laatste dag. En stop voor die tijd met zelf mails sturen, want iedere verstuurde mail levert weer reacties op, dus ook in de vakantie.
* Maak afspraken over je bereikbaarheid. Als je echt niet gestoord wil worden, zorg dan dat er iemand anders wordt gebeld in noodgevallen.
* Maak een stevige out of office-reply. Zet er duidelijk in dat je je mail niet leest (en dus niet: ik lees mijn mail onregelmatig) en ook niet telefonisch bereikbaar bent (uiteraard geen nummers vermelden).
* Zet de notificaties van je werkmail uit op je telefoon.
* Heb je een werklaptop? Leg die dan uit het zicht, zodat je niet in de verleiding komt die open te klappen.
* Neem de telefoon niet op. Lieg dat je in dat ene stukje Nederland was zonder bereik.
* Doe leuke dingen met vrienden, familie of alleen, zodat je niet eens de aandrang hebt om iets aan je werk te doen.

Fijne vakantie!

Ook bij Webarchivering en FutureLab zijn er de nodige ontwikkelingen.

Voor Futurelab hebben de onderzoekers van de Reframing Studio de afgelopen maanden de huidige situatie gedeconstrueerd en daarna de wereld van 2030 qua informatiehuishouding in beeld gebracht. In juni is vervolgens een werkatelier van de Reframing studio met diverse deelnemers uit de rijksoverheid georganiseerd, waarmee het startschot is gegeven voor fase 3 van het onderzoek. Lees hier meer over op de projectpagina.

Bij Webarchivering is men druk geweest met de ontwikkeling van instrumenten om rijksonderdelen te ondersteunen bij de invoering van websitearchivering in de eigen organisatie, zoals een checklist Implementatie Websitearchivering voor zorgdragers en een model toets AVG en publicatierecht voor websites. Lees meer hierover en over de rijksbrede centrale voorziening op de projectpagina.