Nieuwsbrief Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding, editie oktober 2019

In 2018 stelde de Stuurgroep al de handreiking bewaarbeleid e-mails Rijksoverheid vast. In deze handreiking is opgenomen dat departementen hun e-mails gedurende 10 jaar veiligstellen en vervolgens de e-mails van sleutelfunctionarissen en hotspots overdragen aan het Nationaal Archief. Dat is een vorm van ‘bulkarchivering’ waar veel over te doen is geweest. Inmiddels is er een groeiende groep projectleiders e-mailarchivering bij organisaties die kijken naar de wijze van invoering van deze werkwijze. De Stuurgroep bevestigde unaniem dat deze lijn nog steeds de hoofdlijn is en dat de rijksoverheid verantwoordelijk moet zijn voor het veiligstellen van informatie in e-mails.

Dat we bij Berichtenapps een andere werkwijze volgen, namelijk niet bulkarchivering maar inzetten op het goed informeren en instrueren van medewerkers, lijkt tegenstrijdig. Dat is het niet. E-mails zijn in bulk veilig te stellen en bij Whatsapp is dat een stuk lastiger. Het SGO stelde de lijn vast dat het gebruik van berichtenapps ontraden zou moeten worden, maar als toch gebruikt is voor bestuurlijke besluitvorming dan moet deze berichten echt veiliggesteld worden. Voor het geval er in een Wob procedure naar gevraagd wordt, en/of er overgedragen moet worden naar het Nationaal Archief. Bij RDDI ligt de opgave om medewerkers hierover eenduidig en op goede wijze te informeren.

In de Stuurgroep lag ook een eerste proeve van de actualisatie van het Meerjarenplan verbetering informatiehuishouding Rijk. We zien daarbij een verschuiving naar projecten die gaan helpen om een Wob uitvraag eenvoudiger af te handelen en de inzet van meer gekwalificeerd personeel. Beide nieuwe opgaven worden opgepakt door RDDI en deze sluiten aan bij actuele behoeften bij de Rijksoverheid. De vraag van de departementen wordt steeds meer gevormd door eigenstandige projectorganisaties informatiehuishouding bij departementen en dat is ook precies de bedoeling. Zo kan vanuit verschillende verantwoordelijkheden steeds beter worden samengewerkt, en zie je ook voorlopers ontstaan.

Met vreugde zien we dat departementen en uitvoeringsorganisaties het verbeteren van de informatiehuishouding als een opgave zien waaraan met vereende krachten moet worden gewerkt. Er zullen de komende periode zichtbare resultaten geboekt kunnen worden en we rekenen erop dat deze beweging goed zichtbaar is in de komende monitor van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. We kijken dan ook oprecht uit naar de volgende rapportage.

Op 5 september jongstleden is een klankbordgroep bijeen geweest om te spreken over de stand van zaken omtrent e-mailarchivering. Daar is ook de aankondiging gedaan van de nieuwe producten die momenteel ter review zijn aangeboden, aan deze klankbordgroep. Het informatieblad uitzondering van bewaring, alsmede de handreiking aanwijzing en registratie sleutelfunctionarissen zijn onderdeel van deze reviewronde. De resultaten van de review zullen tussen 10 en 29 oktober worden verwerkt, waarna deze producten zullen worden aangeboden aan de Stuurgroep van het programma.

Nieuwe producten
Verder zijn de nieuwe producten generiek implementatieplan en het bijbehorende communicatieplan gereed en beschikbaar gesteld op de website. Deze producten vormen een goede leidraad bij het opstarten van een intern project e-mailarchivering bij de rijksorganisaties die de handreiking bewaarbeleid e-mail Rijksoverheid willen implementeren. Momenteel vullen enkele startende organisaties dit implementatieplan in, wat erg leerzaam is voor het project en vanuit de praktijk gelegenheid biedt om het format bij te schaven waar nodig.

Onderzoek SSC-ICT en aandacht voor de gebruiker
Op het vlak van de ontwikkeling van de IT voorziening wordt door SSC-ICT de komende maanden een kort onderzoek gedaan naar de technische oplossing om de 10 weken termijn te kunnen hanteren conform de handreiking. Daarbij worden ook eventuele andere oplossingen bekeken, indien dit niet mogelijk is in de standaard ‘Exchange’ omgeving. We verwachten in december 2019 hier meer duidelijkheid over te hebben en vanuit daar zal het vervolg worden gepland. 

Naast alle andere ontwikkelingen is de ‘aandacht voor de gebruiker’ ook een belangrijk thema en dit kwam ook terug vanuit de klankbordgroep. Op dit moment is het project E-mailarchivering in gesprek met 1 van de aansluitende rijksorganisaties om te bekijken of we gezamenlijk aandacht kunnen besteden aan dit thema in de vorm van een workshop tijdens de Meet up van 10 december a.s.

In Nederland staat de maand oktober in het teken van cyber security. Iedereen loopt risico om gehackt te worden. Door een valse e-mail, een foute software-update of een nepwebsite. Het project MaI redeneert vanuit het perspectief van de rijksambtenaar die dagelijks met informatie werkt. Vanuit dat perspectief kunnen we ons niet beperken tot alleen informatiehuishouding of openbaarmaking. We vinden bij Mai digitale veiligheid van overheidsinformatie dan ook een belangrijk onderwerp binnen het totale plaatje van hoe je op een goede manier omgaat met overheidsinformatie. Daarom hieronder een aantal tips voor medewerkers met betrekking tot digitale veiligheid:

1. Maak het onderwerp bespreekbaar tijdens werkoverleggen en bespreek met elkaar waar je welke informatie opslaat en wat de verdere afspraken zijn over bewaren, archiveren en vernietigen.
2. Maak ruimte in je agenda voor periodiek opruimen. Organiseer bijvoorbeeld maandelijks een ‘Tidy Friday’!
3. Klik niet zomaar op bijlagen of links in e-mails.

Wil je ook je skills testen op dit gebied, surf dan naar www.alertonline.nl/cyberskillstestz

En bekijk de Kenniskaart voor wat je nog meer zou moeten weten over het werken met informatie bij het Rijk. Deze Kenniskaart is ontwikkeld in het project Medewerker aan Informatie.

Ontwikkelingen project MaI

In de vorige nieuwsbrief werd het segmentatieonderzoek genoemd en het rapport van dit onderzoek is nu beschikbaar. Onder andere op basis van het segmentatieonderzoek gaan we een nieuwe analyse uitvoeren, namelijk het ontrafelen van mythes. Ook het onderzoek Overheid 2030, uitgevoerd door Reframing Studio, is in in volle gang.  Lees meer over beide onderwerpen op de projectpagina van MaI.

Ook is door het project en een vertegenwoordiging van de departementen -in samenwerking met de Argumentenfabriek- gekeken naar wat medewerkers minimaal moeten weten over het werken met overheidsinformatie. Dat heeft geresulteerd in de al eerder aangehaald en nuttige Kenniskaart. Op dit moment werken we aan de vervolgvraag wat medewerkers moeten doen voor het werken met overheidsinformatie en wat ze daarvoor moeten kunnen.

Waar staan we nu?
Gezien de urgentie van de uitrol van de nieuwe beleidslijn heeft het project Berichtenapps vooruitlopend op de eerste klankbordgroep de volgende initiatieven ondernomen:
a. In lijn met het verzoek van het SGO is met een kerngroep juristen (OCW, BZK, I&W en J&V) vanuit het IOWJZ een eerste instructie voor de politieke en ambtelijke top uitgewerkt. Deze is behandeld in het IOWJZ van 26 september en de RDDI Stuurgroep van 3 oktober. Het vervolgtraject is dat de instructie deze maand ter besluitvorming wordt geagendeerd bij het ICBR en SGO. 
b. Vooruitlopend heeft RRDI samen met OCW een concept plan van aanpak opgesteld voor de implementatie van de beleidslijn berichtenapps binnen het ministerie. De aanpak omvat een eerste uitwerking van de onderdelen 1 tot en met 6, m.u.v. punt 2. De aanpak en bijbehorende producten dienen als basis voor nadere uitwerking van instructies, instrumenten en een handreiking voor berichten(apps) samen met de aangesloten departementen.

Kijk voor de verdere planning, activiteiten en producten op de projectpagina van Berichtenapps.

Meet up Berichtenapps verplaatst naar 2020

In de vorige nieuwsbrief werd de Meet up Berichtenapps aangekondigd in de week van 21 oktober. Deze Meet up wordt echter verplaatst naar 2020 vanwege verschillende redenen. De belangrijkste reden hiervoor is de planning, die bij nader inzicht toch anders ingericht wordt. Er is besloten om voor het project Berichtenapps eerst een klankbordgroep op te richten en bijeen te laten komen voor nadere focus en in een latere fase pas de betreffende Meet up te organiseren. We hopen alle geinteresseerden dan alsnog te mogen verwelkomen bij een Meet up over Berichtenapps, maar dit zal niet eerder zijn dan in het nieuwe jaar.

WIl je graag meedenken en meepraten in het projectteam Berichtenapps en/of de klankbordgroep Berichtenapps? Dan nodigen we je graag uit om je te melden bij projectsectretaris Ienke Laan, onder vermelding van deelname projectteam en/of klankbordgroep Berichtenapps.

Op grond van de Archiefwet hebben overheden een vernietigingsplicht. Met de komst van de AVG en digitalisering is zorgvuldige vernietiging complexer geworden. Hoe krijgen we grip op data in verschillende systemen? Hoe passen we de selectielijst toe in de context van de AVG? Hoe richten we vernietiging ‘by design’ in met leveranciers? Tien werkdagen in januari gaan we aan de slag met deze vragen in columns, op KIA, tijdens praktische regionale workshops en de landelijke kennisbijeenkomst op 23 januari. Dus, blok deze periode alvast in je agenda.

De ThemaTiendaagse is een initiatief van KIA (Kennisplatform Informatie en Archief) en wordt in samenwerking met RDDI georganiseerd. Wil je meer weten over of een bijdrage leveren aan de ThemaTiendaagse? Klik dan hier.

Kosten-baten analyse Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding

Op verzoek van de Stuurgroep RDDI voert adviesbureau PBLQ in samenwerking met Ecorys een onderzoek uit naar de kosten en baten van het MJP Verbetering Informatiehuishouding. In september hebben de onderzoekers interviews gehouden met de RDDI projectleiders van de projecten uit het MJP. Op basis daarvan is een inventarisatiemodel ontwikkeld, waarmee per actielijn de incidentele en structurele kosten -zowel voor (decentrale) organisaties van de rijksoverheid als voor eventuele centrale voorzieningen - in kaart worden gebracht. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de kosten van systemen, processen en medewerkers. Ook wordt rekening gehouden met de verschillen in omvang, aard en werkwijze van organisaties. Naar verwachting zijn de baten vooral kwalitatief van aard: grotere transparantie en betere kwaliteit van overheidsinformatie. Ook valt mogelijk efficiencywinst te boeken door het sneller zoeken en vinden van documenten en lagere kosten van (ICT-)beheer. Het onderzoek is voor het eind van 2019 gereed en we houden jullie door middel van nieuwsberichten op de RDDI website en de RDDI LinkedIn groep op de hoogte van de ontwikkelingen in dit traject.

Verkenning Referentie-groeimodel Verbetering Informatiehuishouding

Het onderzoek KBA-MJP Verbetering Informatiehuishouding Rijk heeft betrekking op de projecten van het MJP. In de praktijk blijkt dat organisaties daarnaast – al naar gelang hun specifieke situatie- een eigen definitie hebben van Informatiehuishouding op orde, met daarbij behorende scope van eigen projecten en programma’s. Enkele leden van het RDDI Strategisch Beraad deden de suggestie om te verkennen of ook op dit (bredere) terrein samenwerking mogelijk is, bijvoorbeeld door het ontwikkelen van een Referentie-groeimodel voor het op orde brengen van de informatiehuishouding.
Door BECIS, een van de externe adviesbureaus die werkzaamheden voor RDDI uitvoeren, is het aanbod gedaan om een eerste verkenning uit te voeren naar de mogelijkheden voor het ontwikkelen van zo’n Referentie-groeimodel voor het op orde brengen van de informatiehuishouding. Een groep adviseurs-in-opleiding van BECIS heeft daartoe gesprekken gevoerd met direct betrokkenen bij dit thema. In de komende twee maanden werken zij deze interviews uit en vullen zij deze aan met deskresearch. Eind van 2019 leveren zij de resultaten op in de vorm van een adviesrapport.

Communicatie

RDDI zal in de komende twee maanden een voorstel ontwikkelen voor het verspreiden van de uitkomsten van de beide onderzoeken.

In het wetsvoorstel Open Overheid is opgenomen dat de termijn voor het afhandelen van Wob verzoeken wordt teruggebracht van 6 naar 4 weken. Tegelijkertijd zien organisaties het aantal Wob verzoeken stijgen. Er ligt dus een behoorlijke opgave om de informatiehuishouding verder op orde te krijgen om snel de juiste informatie, AVG proof,  te kunnen verstrekken. Daarom is binnen RDDI een start gemaakt met een nieuwe actielijn onder de naam Wob-hulp.

Na de formele 'go' van de Stuurgroep voor fase 1 op 3 oktober jongstleden, richt het project zich nu vooral op een User Story sessie die op 16 oktober aanstaande wordt georganiseerd. Hierbij zal een goede vertegenwoordiging vanuit de meeste departementen aanwezig zijn en zullen de behoeftes voor de Wob-hulp tooling worden geïnventariseerd en waaraan deze moet voldoen.

In de Stuurgroep van 23 mei 2019 is het projectplan actieve openbaarmaking overheidsinformatie vastgesteld. Volgend hierop heeft het interdepartementale Woo-overleg aan RDDI gevraagd te verkennen of voor een drietal informatiecategorieën van de Woo (klachtenafhandeling, beschikkingen en informatieverzoeken) gezamenlijke implementatie en inzet van generieke middelen mogelijk is. Deze vragen en de ondersteuning die RDDI kan bieden, zijn opgenomen in een addendum op het projectplan. De Stuurgroep is gevraagd in te stemmen met het addendum en zij hebben hiervoor akkoord gegeven. Bekijk hier het projectplan, waaraan het addendum is toegevoegd. 

Verder worden de leden van het Strategisch Beraad  en hun eventuele introducees bij een themabijeenkomst op 30 oktober geïnformeerd over de PLOOI aansluitvoorwaarden voor de Rijksoverheid.

Er wordt een externe rijksbrede centrale voorziening voor websitearchivering gecreëerd waarvoor de Dienst Publiek en Communicatie (DPC van het Ministerie van Algemene Zaken) een aanbestedingstraject uitvoert. DPC is gestart met het onderzoeken van de mogelijkheden voor de aanbesteding van de centrale rijksbrede voorziening. In het 2e kwartaal van 2019 is deze toekomstige opdracht aan de markt bekend gemaakt door middel van een vooraankondiging op Tenderned en de Tenders European Daily. Vervolgens heeft een (schriftelijke) vragenronde plaatsgevonden die de nodige informatie heeft opgeleverd. In september heeft DPC vervolgens een informatiebijeenkomst voor marktpartijen georganiseerd om nadere technische en commerciële informatie te vergaren. De komende periode zullen CIO Rijk, DPC en RDDI overleggen over de te volgen aanbestedingsstrategie waarna (naar verwachting) begin 2020 gestart zal worden met de procedure.

Instrumenten voor ondersteuning implementatie websitearchivering
Aanvullend wordt dit jaar op verzoek van rijksonderdelen een aantal instrumenten ontwikkeld die ondersteuning bieden bij de implementatie van het kader websitearchivering in de eigen organisatie. De instrumenten vormen samen een toolkit die bestaat onder andere uit een Self-assessment voor de implementatie van websitearchivering voor rijksonderdelen en een toetsingsinstrument AVG en publicatierecht voor archivering overheidswebsites. De toolkit is eind 2019 gereed.

Het e-Depot van het Nationaal Archief heeft het CoreTrustSeal (CTS) toegewezen gekregen. Dit is een internationaal kwaliteitszegel voor betrouwbare informatiebewaarplaatsen. Op basis van 16 eisen zijn het beleid, de organisatie, het informatiemanagement en de technische infrastructuur gekeurd. Het Nationaal Archief behoort tot een van de eerste overheidsarchieven ter wereld die dit certificaat ontvangt. Lees meer over de certificering op de website van het Nationaal Archief.
 

• 13 november: Strategisch Beraad RDDI
• 13 november: CIO-beraad
• 4 december: Stuurgroep RDDI
• 10 december: RDDI Meet up E-mailarchivering
• 5 maart 2020: CIO dag
• 17-22 maart 2020: Conferentie Nederland Digitaal