Nieuwsbrief: De impact van corona op informatiehuishouding

Door: Jacqueline Rutjens, programmadirecteur RDDI

De  huidige coronacrisis vergt veel flexibiliteit van ons allemaal en het is goed om te merken dat we die ook hebben. We bellen vaker, ontdekken tools voor videoconferencing en weten steeds beter hoe we met die tools moeten werken. Ook bij nieuwe werkwijzen moet informatie veilig, vindbaar en duurzaam worden opgeslagen. Het is van groot maatschappelijk belang dat belangrijke communicatie en documentatie terug te vinden is. Dan kunnen we die informatie blijven delen, leren van het verleden en verantwoording afleggen. Daarnaast voorkomen we hiermee we dat we nu of later veel tijd kwijt zijn aan het zoeken naar de juiste informatie met de juiste context.
 

Wat kan RDDI hierin betekenen
Er komt momenteel veel op alle medewerkers af. We hebben te maken met allerlei zorgen en onzekerheden en tegelijkertijd is er op de meeste plekken nog steeds veel werk te doen. Om te ondersteunen bij de informatiehuishouding zijn bij het programma RDDI de volgende acties in gang gezet:
-      Er is per vandaag op een speciale webpagina (www.informatieThuishouding.nl) een animatie en een factsheet beschikbaar voor medewerkers over hoe zij zich kunnen inzetten voor een goede informatiehuishouding in de huidige situatie. Jullie kunnen deze zelf ook gebruiken voor jullie communicatie. Op deze pagina staat ook nog meer informatie over thuiswerken en een postbus voor vragen.
-      Deze informatie zal ook via andere communicatiekanalen - waaronder Rijksportaal -onder de aandacht worden gebracht.
-      Er is capaciteit bij RDDI beschikbaar om de CIO’s te helpen bij uitvoering geven aan goede informatiehuishouding.
-      Er worden producten ontwikkeld om medewerkers goed te blijven informeren. De medewerker zelf komt daarbij steeds meer centraal te staan.
 
Ik wens iedereen veel sterkte in deze turbulente tijden. Laten we ons ook nu met man en macht blijven inzetten voor een toekomstbestendige informatiehuishouding, zodat we daar nu en in rustiger tijden optimaal van kunnen profiteren.

Een bijzondere gebeurtenis als de uitbraak van het coronavirus wil het Rijk zorgvuldig vastleggen, waar nodig door gebruik te maken van hotspots. Door middel van een ‘hotspot’ bepaal je of te vernietigen informatie naar aanleiding van een bijzondere gebeurtenis, een incident of maatschappelijk debat toch in aanmerking komt voor eeuwige bewaring. Elke zorgdrager zal op korte termijn voor zichzelf de afweging willen maken óf en welke informatie binnen het eigen verzorgingsgebied daarvoor in aanmerking komt.

Meer informatie over hotspots

Wil je meer weten over de werkwijze rondom een hotspot? Het Nationaal Archief heeft  een webpagina gelanceerd met advies voor rijksorganisaties die eventueel corona als hotspot willen vaststellen en op die manier (pro)actief informatie kunnen uitzonderen van vernietiging.

Het Nationaal Archief ontwikkelt samen met de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), Binnenlandse Zaken (BZK/CIO Rijk) en het Kennis- en exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) een norm voor metadateren voor alle overheden: Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). Om MDTO verder te verbeteren, nodigen we je uit om vanaf 1 april deel te nemen aan de online review. Zie dit nieuwsbericht voor meer informatie en achtergrond.