Nieuwsbrief RDDI, Campagne special december

Dinsdag 10 november is de campagne Goed Bewaard van start gegaan. Via Rijksportaal, nieuwsbrieven en diverse andere communicatiemiddelen en kanalen is de campagne rijksbreed onder de aandacht gebracht. Inmiddels zijn we drie weken verder; een goed moment om eerste ervaringen uit te wisselen en vooruit te blikken naar het vervolg. Daarom was er vanochtend een onlinebijeenkomst, waar ca. 60 betrokken informatie- en communicatieprofessionals aan deelnamen.

Tot nu toe zijn er veel positieve reacties op de campagne gekomen. Esther de Boer, senior communicatieadviseur en coördinator van de campagne vanuit het RDDI, vertelde dat berichten over de campagne breed zijn gedeeld binnen het Rijk. Ook hebben diverse organisaties de campagne intern doorvertaald naar eigen activiteiten zoals webinars. De campagnewebsite wordt druk bezocht, al meer dan 2000 individuele bezoekers hebben een kijkje genomen. Hella Borking, vanuit het RDDI één van de drijvende krachten achter de campagne, is ook tevreden met de uitwerking van de campagne: “Het belangrijkste van de campagne is dat het door iedereen gedragen wordt. We krijgen alleen positieve reacties, omdat de campagne is geworden zoals iedereen hem wilde hebben.”

Ervaringen

Het belangrijkste doel van de campagne was dat de boodschap zou landen in de verschillende organisaties. Brigitte van der Woning (ministerie van JenV) en Rèdjinald Lichtenberg (CIO-Rijk), twee ‘gezichten’ van de campagne, hebben daar een actieve bijdrage aan geleverd. Binnen hun organisaties werd daarop ook positief gereageerd. Brigitte: “Ik krijg veel reacties, mensen vinden het een leuke foto en een leuk interview, maar de vertaalslag naar de praktijk moet nog komen. Hoe deel je informatie en hoe zorg je dat iedereen up-to-date is? En: waar sla je iets op?”. Rèdjinald: “Ik vond het belangrijk om ook een jong gezicht in de campagne te laten zien. Als nieuwe medewerkers meteen vanaf het begin goed archiveren, volgt de rest vanzelf.”

Tijdens de bijeenkomst nam Esther de Boer de aanwezigen mee in enkele onderzoeksresultaten (nulmeting) en Sandra van de Ven vertelde op inspirerende wijze over haar doorvertaling van de campagne binnen de ministeries van EZK en LNV (zie verderop in deze nieuwsbrief).

De RDDI-campagne loopt tot 2023, vertelde Hella. “We hopen het onderwerp informatiehuishouding steeds een nieuwe impuls te geven.” Op 11 december wordt daarom ook een e-zine gelanceerd. “Het is belangrijk dat we die met z’n allen gaan delen, want het blijft belangrijk om het onderwerp onder de aandacht te houden.” Tot slot hoorden we dat Esther de Boer de campagne gaat verlaten. Hartelijk bedankt voor je inzet en heel veel succes bij je volgende opdracht!

Medewerkers van het Rijk realiseren zich dat het goed bewaren van overheidsinformatie onderdeel van hun werk is. Maar in hun gedrag is wel nog ruimte voor verbetering. Zo vinden medewerkers informatie van collega’s niet altijd snel terug, terwijl ze zelf wel het idee hebben dat ze hun documenten vindbaar opslaan. Dit blijkt uit de resultaten van een onderzoek onder het Flitspanel; het medewerkerspanel van en voor de overheid.

Het onderzoek is een effectmeting voor de campagne ‘Goed Bewaard’. Met de in september gehouden nulmeting kunnen we inventariseren hoe rijksmedewerkers nu staan tegenover het goed omgaan met overheidsinformatie. Wat weten zij van het onderwerp? Welk gevoel roept het bij ze op? En hoe is hun gedrag? In de praktijk kan het vindbaar opslaan van overheidsinformatie in ieder geval nog beter. Volgens de respondenten (in totaal 613 panelleden) mag vooral de voorbeeldfunctie van de leidinggevende meer worden benut.

Impact van campagne

In januari 2021, als de campagneperiode is afgerond, staat de éénmeting gepland. Door de resultaten van de nul- en de éénmeting te vergelijken, krijgen we inzicht in hoeverre de campagne impact heeft (gehad) op kennis, houding en gedrag van de rijksmedewerkers. De onderzoeksresultaten kunnen ons helpen om waar nodig de communicatieaanpak en boodschap aan te scherpen.

Via een open vraag leverde de nulmeting ook reacties op over onder andere het belang van goede IT-systemen. Ook die input is waardevol; gedragsverandering bereik je immers niet alléén met communicatie.

De ministeries van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) zijn enthousiast aan de slag gegaan met de campagne Goed Bewaard. We spreken Sandra van de Ven, communicatieadviseur bij het programma ‘Informatiehuishouding van de Toekomst’, dat zo’n anderhalf jaar geleden gestart is.

“Bij EZK en LNV zijn we druk bezig met het ontwikkelen van een nieuw informatiesysteem dat ons dagelijkse werk optimaal gaat ondersteunen. We doen dat samen met medewerkers uit beide kerndepartementen. Daarnaast hebben we in de afgelopen maanden al veel collega’s gesproken over de komst van het nieuwe informatiesysteem. Een van de onderdelen van de communicatie-aanpak was een bewustwordingscampagne waarin het werken met digitale informatie centraal staat. De campagne Goed Bewaard paste daar qua timing en thema dus heel goed bij!”

Om de bewustwording onder medewerkers van EZK en LNV te prikkelen, heeft Sandra inmiddels verschillende initiatieven uitgewerkt. “We hebben hiervoor eigen activiteiten ontwikkeld. Herkenbaarheid van de eigen werksituatie speelde daarin een belangrijke rol. Daarom hebben we de Goed Bewaard online escaperoom laten maken. Je moet dan in twee ruimtes de juiste informatie bij elkaar zoeken om de acteur die in de escaperoom zit, te bevrijden. Het is echt heel erg leuk en ook leerzaam!”

Naast de online escaperoom is Sandra ook bezig met het opnemen van een serie podcasts met de naam ‘Alles draait om informatie’. Deze is gericht op medewerkers van beide ministeries. Ze vertelt: “We interviewen medewerkers over digitale informatie, steeds vanuit een andere invalshoek. De eerste podcast over digitale informatie in Covid-tijd is net gepubliceerd. In de volgende podcasts vertellen pSG Gerdine Keijzer-Baldé (EZK) en pSG Eva Heijblom (LNV) over het belang van een goede informatiehuishouding voor de toekomst, gaan beleidsmedewerkers met elkaar in gesprek over actieve openbaarmaking en transparantie en we hebben er ook nog eentje over de Wob in voorbereiding.”

Over de toekomst van de campagne zegt Sandra nog: “Met de collega’s van Digitale Informatievoorziening hebben we afgesproken dat de campagne in ieder geval doorloopt tot begin 2021. In de loop van 2021 gaan we ons voorbereiden op de overstap naar het nieuwe informatiesysteem en zetten we andere communicatie in. Maar daarna komt Goed Bewaard zeker weer terug!”

Om de campagne Goed Bewaard opnieuw onder de aandacht te brengen van rijksmedewerkers, brengt het RDDI een e-zine uit. Deze uitgave vormt de eerste in een serie specials die het RDDI gaat uitbrengen en staat deze eerste keer helemaal in het teken van de campagne. Het online magazine bevat verschillende persoonlijke verhalen van medewerkers over hoe zij omgaan met overheidsinformatie. Het bevat achtergronden, uitleg over het goed bewaren van informatie en praktische tips. 

Het e-zine wordt gelanceerd op 11 december, tijdens de Dag van de Actieve Openbaarmaking. Deze dag wordt georganiseerd door iBestuur, in samenwerking met het RDDI. Via presentaties, een debat en diverse webinars krijgen deelnemers meer inzicht in wat actief openbaar maken eigenlijk inhoudt. En vooral: hoe je daarmee aan de slag kunt gaan. De Goed Bewaard e-zine special sluit daar goed bij aan. Als nieuwsbriefabonnee ontvang je automatisch het e-zine. Help mee om het bereik te vergroten door deze campagne special te delen met je eigen achterban of netwerk.

Vind je goed bewaren van overheidsinformatie ook zo’n belangrijk thema? Ben je enthousiast geworden over de campagne Goed Bewaard en de eerste initiatieven van andere rijksorganisaties? Doe dan ook mee!

1. Breng op 11 december het e-zine Goed Bewaard onder de aandacht via je eigen intranet en andere communicatiekanalen.
2. Breng de tools uit de toolkit ‘Start het gesprek’ (zoals een powerpointpresentatie en quiz voor teams) actief onder de aandacht.
3. Start je eigen campagne en/of leg de verbinding met je eigen campagne of programma. In de communicatietoolkit vind je onder andere beeldmateriaal, logo’s en kernboodschappen die je hiervoor kunt gebruiken.
4. Wees vooral ook creatief! Organiseer een inspirerend online event of ontwikkel je eigen game.

We zijn benieuwd naar jouw aanpak. Deel daarom je initiatieven en ervaringen via informatiehuishouding@minocw.nl en wie weet staat jouw aanpak in de volgende nieuwsbrief. Mis je nog iets op de website of in de toolkit? Laat het ons ook weten!

Hoewel de campagne Goed Bewaard tot het einde van dit jaar loopt, verdwijnt de aandacht voor een goede informatiehuishouding niet in 2021. “Goede campagnes hebben nu eenmaal een lange adem, en daarom hebben we besloten om Goed Bewaard te laten doorlopen tot het einde van het RDDI-programma”, aldus Hella Borking, coördinator Medewerker aan informatie & Communicatie binnen het RDDI, “Volgend jaar willen we daarom elke twee tot drie maanden een thema kiezen, om dat vervolgens centraal te stellen binnen de campagne. Bij de keuze en uitwerking van de thema’s werken we - net als bij de ontwikkeling van de campagne - weer nauw samen met de departementen en uitvoeringsorganisaties.

Naast blijvende aandacht voor Goed Bewaard, willen we ook nieuwe, extra tools ontwikkelen voor de toolkit. Die kunnen organisaties gebruiken om het onderwerp op de agenda te houden. Tot slot gaan we volgend jaar meer inzetten op de rol van de leidinggevende bij het toekomstbestendig maken van de informatiehuishouding van het Rijk.”

Is deze nieuwsbrief interessant voor een collega? Stuur deze dan gerust naar hem of haar door en deel de aanmeldlink.

Heb je vragen, ideeën en/of opmerkingen? Dan horen we dat graag. Je kunt een e-mail sturen naar informatiehuishouding@minocw.nl.