Nieuwsbrief RDDI, editie februari 2020

In onze laatste Stuurgroepvergadering zijn twee onderwerpen besproken die al langere tijd op het verlanglijstje stonden van de Stuurgroep. Wat zijn de opbrengsten en kosten van het verbeteren van de informatiehuishouding en waar gaan we gezamenlijk heen in de toekomst.

De vraag over de kosten rijksbreed is niet eenvoudig te beantwoorden omdat het er aan ligt hoe groot je organisatie is, wat de specifieke aard van de problematiek is en welke ICT-systemen je gebruikt. Als voorbeeld; een klein ministerie kan vanwege de aard van het werk voor een geheel andere opgave staan dat een groot departement. Of als je als ministerie veel uitvoeringsorganisaties hebt, kun je te maken hebben met heel diverse werkprocessen. Dat we moeten rekenen met onzekerheden in de technologie, maakt het nog eens extra ingewikkeld. We weten nu bijvoorbeeld niet wat de kosten zullen zijn van opslag voor e-mailarchivering en webarchivering over tien jaar. Lastig. De Stuurgroep besloot dat het opgeleverde model door PBLQ/Ecorys een goede stap is, maar vooral om de eigen kosten in kaart te brengen. Het is nog niet zo dat we nu al hard kunnen zeggen wat de verbeteringen rijksbreed gaan kosten. Dat er forse investeringen en extra capaciteit nodig zijn, is in ieder geval helder. Nu is het zaak het model te finetunen in de eigen organisatie en daar middelen en mensen voor vrij maken. De Stuurgroep heeft RDDI gevraagd daar op te monitoren, zodat we de komende jaren kunnen aangeven wat deze operatie kost en daarnaast oplevert.

Het tweede huzarenstuk was de toekomstverkenning ‘De infomatiehuishouding van het Rijk 2030', ook bekend onder de naam  Future Lab. Gedurende een jaar zijn de onderzoekers onder leiding van Matthijs van Dijk, hoogleraar Delft, aan de slag gegaan met hun Reframing methode. De vraag was hoe de informatiehuishouding er in 2030 uitziet. En wat blijkt? Dé toekomst bestaat niet… Wel zijn er gewenste ontwikkelingen, bijvoorbeeld van informatie in publieke omgang. Hoe kan de overheid beter inspelen op de behoeftes van burgers, actief burgers betrekken en allerlei informatie voor hen bijeen brengen. Op het gebied van data volgen de onderzoekers het pad van data-experimenteren en de betekenis van algoritmen voor ons werk. Voor het beleidserfgoed werken ze nieuwe concepten uit waarbij de overheid dagelijks een archief vormt en de informatie uit het verleden actief kan inroepen. Uit deze concepten komt een overheid naar voren die empathisch en dienstverlenend is, die optimaal gebruik maakt van kennis en zich ook bewust is van het feit dat verantwoording afleggen tot de dagelijkse taken behoort. Uit de toekomstverkenning komen ook bijbehorende vacatures voor de informatiehuishouding van de toekomst, zoals de beleidsbiograaf, de digiminimalist, de data prototyper en de verbeelddenker.

Kortom, een toekomst om heel hard aan te werken maar vooral om erg naar uit te kijken!

De Stuurgroep van RDDI hecht waarde aan een eenduidige invulling van de beleidslijn Berichtenapps en de instructie Bewaren chatberichten. Daarom is de afspraak gemaakt om rijksbreed op te trekken en naar buiten toe één lijn te presenteren.

Het project Berichtenapps ondersteunt dit initiatief en ontwikkelt een handreiking Bewaren chatberichten voor rijksorganisaties. Het beleid, de wettelijke kaders en het opslagproces worden hierin eenduidig toegelicht en uitgewerkt. Het doel is om inzicht te geven in de praktische en beheerskanten van het bewaren van chatberichten. Zie voor een eerste indruk van de handreiking de schematische weergaves op onze projectpagina  (bij Stand van zaken).

Aansluitend worden twee infographics ontwikkeld die uitleg geven over hoe wij binnen het Rijk omgaan met het bewaren van chatberichten. Beide infographics worden actief openbaar gemaakt en komen beschikbaar voor publicatie door rijksorganisaties. We houden jullie hierover op de hoogte.

Ook assisteert het project onder andere BZK, OCW, J&V en VWS bij de implementatie aanpak van het rijksbeleid en instructies. Andere rijksorganisaties kunnen hierbij aansluiten. Neem hiervoor contact op met de projectsecretaris van het project, Ienke Laan.

Deelname begeleidingscommissie

Het projectteam organiseert op19 maart een bijeenkomst met de begeleidingscommissie van de handreiking Bewaren berichtenapps. In deze bijeenkomst wordt de laatste conceptversie besproken in een kleine setting. Wil je meedenken en meelezen? Meld je dan bij Ienke Laan.

Het beleid van de overheid rond het thema ‘open overheid’ is erop gericht om meer informatie actief openbaar te maken. Dit wordt versterkt door de ontwikkelingen rond de Wet open overheid (Woo). Daarom is bij RDDI het project Actieve openbaarmaking bezig met de ontwikkeling van producten die het Rijk ondersteunen bij de vindbaarheid en beschikbaarheid van (actief) openbaar te maken informatie.

Om dit te realiseren, is het project bezig met de handreiking “actief openbaar maken doe je zo” en een inventarisatietool actieve openbaarmaking. Daarnaast lopen er diverse pilots en wordt een communicatieaanpak ontwikkeld, gericht op managers en medewerkers. Wil je hier meer over lezen, of over de aansluitvoorwaarden voor het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI)? Ga dan naar de projectpagina van Actieve openbaarmaking.

De Handleiding aanwijzing en registratie sleutelfuncties is op 11 februari jl. door de Stuurgroep RDDI vastgesteld. Doel van deze handleiding is om te komen tot een selectie van sleutelfuncties waarvan de e-mail blijvend bewaard zal worden. De komende tijd zal nog een hoofdstuk over de selectie van andere blijvend te bewaren e-mails aan dit document worden toegevoegd. Ook wordt er door het projectteam nog een onderzoek uitgevoerd naar de administratieve lasten die toepassing van de methodiek van sleutelfuncties met zich meebrengt.

In opdracht van RDDI onderzoekt SSC-ICT binnen de standaard Microsoft Exchange-omgeving de technische mogelijkheden om, binnen de rijksbrede doelstelling e-mails tijdelijk te bewaren, categorieën e-mails daarvan uit te zonderen. De eerste resultaten van dit onderzoek verwachten we dit voorjaar. Inmiddels hebben andere organisaties laten zien dat deze mogelijkheden er naar alle waarschijnlijkheid ook zijn buiten de Microsoft Exchange-omgeving.

Tot slot heeft het project op 17 februari bij de GOR Rijk een presentatie over e-mailarchivering gegeven. Een van de onderwerpen was dat bij de implementatie van e-mailarchivering de medezeggenschap van de eigen organisatie wordt betrokken.

Tekst: Erik Saaman, Nationaal Archief

In de rode kast bij mij thuis staat een doos met het label “Oude harde schijven, te vernietigen”. Al jarenlang verzamel ik hierin alle harde schijven van onze afgedankte computers. Want ik wil niet dat die bij de kringloop in de verkeerde handen vallen. Dan kunnen ze misschien al mijn passwords vinden. Of mijn geheime briefwisseling met W.A. (wat die soms zegt over M.R.!). Ik moet er niet aan denken. Maar wat moet ik nu doen met die schijven? In de magnetron lijkt me niet zo’n goed idee. Dan maar in een emmer water. Maar voor hoe lang? Oh nee, die schijven zijn waarschijnlijk waterdicht.  

Dit probleem kennen de beheerders van digitale archieven ook. Volgens de Archiefwet moet informatie na afloop van haar bewaartermijn vernietigd worden. Maar hoe dan? Voor papier was het gemakkelijk: door de versnipperaar. Dat voldoet aan een bekende activistische definitie voor vernietigen: “zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die erop zijn vastgelegd kunnen worden gereconstrueerd.” Maar hoe werkt de digitale versnipperaar. Hoe bewerk je digitale informatie zodat deze op geen enkele wijze te reconstrueren is?  

Als ik bijvoorbeeld in Windows een bestand ‘verwijder’, dan is hij niet echt weg. Je ziet het bestand weliswaar niet meer in de lijst staan. Maar de informatie staat nog wel steeds op de harde schijf. Totdat de ruimte nodig is voor andere bestanden. En dan is er ook nog een back-up. En kopietjes die ik aan iemand heb gemaild. Is dat erg? Tja, dat ligt aan de reden waarom je het bestand wilt vernietigen. Als ik ruimte wilt maken, dan is het voldoende. Als ik mijn geheime briefwisseling wilt verbergen voor de pers, dan is het niet voldoende. Dan moet ik alle informatie op de schijf meerdere keren overschrijven. En de back-up ook.

Digitaal vernietigen is dus geen handeling met een eenduidig resultaat. En al helemaal niet met een eenduidige methode zoals de papierversnipperaar. Wat vernietigen is ligt er maar net aan waarom de informatie vernietigd wordt. In het concept voor de nieuwe Archiefwet staat het heel mooi: tref passende maatregelen. Waar het om gaat is dat informatie na vernietiging niet meer ingezien kan worden. Daarom stel ik voor het vernietigen van informatie te definiëren als het ontoegankelijk maken van die informatie. En net zo goed als toegankelijk een relatief begrip is, is vernietigen dat ook.

Maar nu weet ik nog steeds niet wat ik met die harde schijven in de rode kast moet doen.

Afgelopen jaar heeft onderzoeks- en ontwerpbureau Reframing Studio, in opdracht van RDDI een toekomstverkenning uitgevoerd naar de informatiehuishouding van de overheid in 2030, ook bekend onder de naam Future Lab.

Reframing Studio heeft voor het onderzoek gebruik gemaakt van de  ‘Reframing Methode’. Niet de technologische mogelijkheden, maar de rol en betekenis van overheidsinformatie in 2030 vormden het startpunt. Aan de hand van interviews en literatuuronderzoek zijn maatschappelijke, organisatorische en technologische ontwikkelingen en hun betekenis voor de informatiehuishouding van het Rijk in kaart gebracht en samengevat in twaalf thema’s. Vervolgens is uit deze thema’s een zogeheten frame afgeleid om de omgang met informatie bij het Rijk in 2030 te beschrijven. Dit is gedaan aan de hand van twee dimensies: 'de manier waarop informatie in 2030 gebruikt wordt' en 'tijd' (wordt informatie gebruikt om het verleden te analyseren, om te reageren op het nu of om vooruit te kijken). Vervolgens is onderzocht hoe het Rijk op het snel veranderende informatielandschap wil anticiperen en welke waarden daarbij aandacht verdienen.

En hoe nu verder?
Om zoveel mogelijk collega’s kennis te laten maken met de materie, is RDDI momenteel hard bezig met een aantal parallelle trajecten. Hierover zullen we jullie op een later moment verder informeren. Maar houd vooral iBestuur in de gaten want op 10 april publiceert RDDI in samenwerking met iBestuur een aantal interessante artikelen.

Wil je niet zo lang wachten? Kom dan tijdens de CIO dag op 5 maart langs bij de stand van Future Lab. We lichten graag het nieuwe frame van de informatiehuishouding toe.

MaI werkt hard aan een rijksbrede campagne om het bewustzijn van medewerkers rond het werken met overheidsinformatie te vergroten. Omdat de campagne met en voor de rijksorganisaties wordt gemaakt, vindt op 3 maart een kick-off bijeenkomst plaats waarin we gezamenlijk samen vaststellen welke elementen in deze campagne naar voren moeten komen.

In het traject weten-doen-kunnen-naleven, zijn we bezig om de kenniskaart 'wat moeten medewerkers weten over werken met overheidsinformatie' en de opbrengst uit het werkatelier van 17 december (Van weten naar doen: wat is het ideale gedrag bij medewerkers tegenover overheidsinformatie en wat zijn daarbij dilemma’s en belemmeringen) samen te voegen in een beknopte brochure. Deze kan worden uitgedeeld aan medewerkers die in dienst komen of die bij hun organisatie een workshop volgen over het werken met overheidsinformatie.

Een in oktober gehouden workshop met gebruikers (informatiespecialisten, Wob-juristen en administratieve ondersteuners van het werkproces) heeft veel broninformatie opgeleverd. Deze is door het projectteam vertaald naar een generieke beschrijving van het werkproces bij Wob-verzoeken. Op dit moment wordt door het projectteam gewerkt aan een verdieping daarvan naar functionele en technische eisen en wensen voor de inzet van ondersteunende tooling. Aangezien er daarnaast ook veel verschillende initiatieven zijn vanuit de departementen, wordt het projectteam uitgebreid, zodat deze informatie en ervaringen meegenomen kunnen worden in de vervolgstappen van het project. Idee is om deze ervaringen ook op de site van RDDI te plaatsen. Ook wordt gekeken of er een nulmeting rond dit dossier kan worden uitgevoerd. Doel daarvan is helder te krijgen op welke onderdelen van het proces de departementen het meest effectief stappen kunnen zetten.

Er wordt een externe rijksbrede centrale voorziening voor websitearchivering gecreëerd waarvoor de Dienst Publiek en Communicatie (DPC van het Ministerie van Algemene Zaken) een aanbestedingstraject uitvoert. In het najaar van 2019 is hiervoor een marktconsultatie uitgevoerd. Op dit moment (Q1 2020) vindt bestuurlijke besluitvorming plaats over de aanbestedingsstrategie.

Instrumenten voor ondersteuning implementatie websitearchivering
Om rijksonderdelen te ondersteunen bij de invoering van websitearchivering in de eigen organisatie heeft RDDI een toolkit ontwikkeld, bestaande uit een aantal instrumenten.  Elk instrument biedt een toets of handreiking voor het op orde krijgen van een bepaald aspect van websitearchivering, zoals het opzetten van een implementatietraject in de eigen organisatie. Zie de projectpagina van Webarchivering voor de toolkit.

• Het onderzoek voor de Kosten-Batenanalyse Verbetering Informatiehuishouding is afgerond. Het heeft een model opgeleverd waarmee departementen en uitvoeringsorganisaties voor hun eigen organisatie de kosten en baten in beeld kunnen brengen. Aan RDDI is gevraagd om een voorstel te doen voor de manier waarop de uitkomsten centraal kunnen worden gemonitord.
• De update van het Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding Rijk en het Programmaplan RDDI 2020 zijn gereed.
•  Het project Di-stroy werkt aan een voorstel voor de vervolgstappen (zie ook het aangepaste MJP 2020 en het Programmaplan 2020 van RDDI). De planning is om dit in Q1 van 2020 gereed te hebben.

• HoCoSta’s: RDDI werkt voor de gehele Rijksoverheid, voor de grote kerndepartementen, maar ook voor de kleinere organisaties. Een bijzondere groep hierin zijn de Hoge Colleges van de Staat (HoCoSta’s); zelfstandige en onafhankelijke overheidsorganen die als taak hebben om de Rijksoverheid te controleren en te adviseren. Op 28 januari was de eerste van een nieuwe reeks bijeenkomsten tussen RDDI en de HoCoSta’s. Wat begon met een presentatie over de huidige stand van zaken van onze producten, eindigde met stevige plannen om verenigd als HoCoSta’s de informatiehuishouding toekomstbestendig te maken.

• 5 maart: Rijksbrede CIO dag
• 10 maart: Thematisch Strategisch Beraad RDDI
• 21 april: Congres IT Connects Us
• 26 mei: JenV iTour
• 4 juni: Strategisch Beraad RDDI
• 25 juni: Stuurgroep RDDI