Voorwoord: Ons werk is belangrijker dan we denken
Door Jacqueline Rutjens, programmadirecteur RDDI
In de Stuurgroep van november deelden we de communicatiecampagne gericht op de medewerkers van het Rijk. Hoe maak je medewerkers die massaal thuiswerken, in een steeds meer digitale wereld waarin al veel van ze wordt gevraagd, bewust dat juist nú het bewaren van informatie ook nog belangrijk is? Met alle departementen samen ontwikkelden we een boodschap die eigenlijk over ons ambtelijk vakmanschap gaat. We werken zowel in beleid, bedrijfsvoering, toezicht en in uitvoering voor de maatschappij en ons werk doet ertoe. We werken met integriteitsregels, letten op de veiligheid, privacy en werken aan transparantie en we gebruiken en maken informatie. Als ons werk belangrijk is dan bewaren we de informatie goed, voor onszelf, onze collega’s en voor de samenleving. Uit onderzoek weten we dat de meesten van ons daar ook zeer toe bereid zijn, alleen weten we niet altijd wat en hoe en zijn we ook vaak (te) druk. We hebben daarbij ook nogal eens te maken met mythes, zoals dat we niet netjes bewaren vanwege het niet gebruiksvriendelijke systeem. Dat is niet helemaal waar, ook bij de meest gebruiksvriendelijke systemen blijken we niet heel goed te bewaren. Of de mythe dat het zoeken en vinden van informatie een ICT dingetje is of bij een speciale afdeling hoort. Ook niet waar; ICT helpt zeker, maar het goed omgaan met informatie is een zaak van ons allemaal. Met concrete verhalen uit de praktijk van enkele van onze collega’s binnen het Rijk maken we ook helder wat de gevolgen zijn als we dat goed of juist minder goed doen. Wat als je een nieuwe baan krijgt en er niets te vinden is van je voorganger, alles is gewist. En hoe fijn is het als je collega’s hun informatie goed geordend bewaren. De campagne heeft een neutrale toon gekregen, maar wel met een indringende boodschap. Jouw werk is belangrijker dan je denkt, bewaar het op de juiste manier.
Het werk onder de motorkap gaat bij RDDI ook gewoon door en niet altijd onder de makkelijkste omstandigheden. Er wordt in flink tempo doorgewerkt aan de aanbesteding van een centrale webharvestingdienst met DPC en enkele departementen. We vragen de markt om een vernieuwend aanbod te leveren waardoor iedereen in de toekomst kan zien hoe en waarover we communiceerden. We werken aan IT-oplossingen en werkprocessen om de juiste e-mails en berichtenapps te bewaren, om Wob verzoeken sneller af te kunnen handelen en meer informatie actief openbaar te maken. Daarbij kijken we ook vooruit: wat pakken we als Rijk en programma in 2021 en verder op? Delen we de kennis op een goede manier? Hebben we de juiste kennis en capaciteit aan boord om de verbeteringen te kunnen realiseren? En gaat de implementatie overal wel snel genoeg?
De Stuurgroepleden sturen naast het programma ook op de verbeteringen bij hun eigen organisatie. In de organisaties van het Rijk wordt namelijk het echte werk uitgevoerd en gelukkig doet iedereen dat inmiddels steeds meer gezamenlijk als Rijk. Alle CIO’s en directeuren bedrijfsvoering beseffen nu dat de verbeteringen hard nodig zijn voor de medewerkers, de organisaties, het parlement en ook voor de maatschappij. De doelen die we hebben gesteld moeten en zullen gerealiseerd worden! Het is mooi om te zien dat ons werk nog veel belangrijker is dan we zelf vaak denken.
