De dag die je wist dat zou komen: terugblikken toen op 1 mei 2022 de Woo in werking trad. In deze nieuwsbrief kijken we terug op 1 jaar Woo en op allerlei inspirerende events die ons in beweging brengen om onze informatiehuishouding steeds beter op orde te brengen. Bij de Ontbijtsessie stonden we stil bij wat de Woo betekent en werd de Transparantieprijs uitgereikt. En ook bij de Od Kennissessie hadden we het over waar we staan na een jaar Woo. Hier werd bovendien de Od Kwaliteitsaward uitgereikt. Een hoop prijzen deze maand dus!
Vooruitkijken doen we met 2 nieuwe testversies van IHH-Dashboards en in een blik op de toekomst van informatiehuishouding met ChatGPT. Zoals het interview benadrukt met OCW-medewerker Aad van Tongeren die onlangs twitterde over ‘zijn’ beslisnota: “Om ook in de toekomst transparantie en vertrouwen uit te stralen, zijn we nu hard aan het werk om informatie correct op te slaan, zodat het voor iedereen vindbaar is.”
Veel leesplezier!
ChatGPT is nu al niet meer weg te denken. Maar wat betekent de komst van ChatGPT voor onze informatiehuishouding? Zou ChatGPT het proces om de informatiehuishouding op orde te krijgen kunnen versnellen? En wat is de toegevoegde waarde van een goede informatiehuishouding voor ChatGPT? We namen de proef op de som en vroegen het aan ChatGPT zelf.
De overheid maakt steeds meer informatie, op verzoek of uit eigen beweging, openbaar en daarmee voor iedereen toegankelijk. Het schrijven voor openbaarheid is een onderdeel van het ambtelijk vakmanschap. Je hebt aandacht voor digitale toegankelijkheid, belangen van stakeholders, politiekgevoelige informatie, taalgebruik en nog veel meer. De e-learning ‘Schrijven voor openbaarheid’ bevat praktische richtlijnen en behandelt verschillende soorten dilemma's, inclusief voorbeelden en handvatten. Je vindt de e-learning op het platform van RADIO samen met andere handige producten.
Sinds 2022 is het meezenden van beslisnota’s naar de Kamer verplicht. Welke rol speelt de beslisnota in openbaarmaking, transparantie en informatiehuishouding? We vroegen het aan Aad van Tongeren, senior beleidsmedewerker bij de directie Media & Creatieve Industrie van het ministerie van OCW. Aad van Tongeren: “In beslisnota’s en de bijlagen kan iedereen lezen hoe een beslissing tot stand is gekomen. En welke opties er zijn, welke afwegingen zijn gemaakt en op welke data de afwegingen zijn gebaseerd. Iedereen, niet alleen Kamerleden, kan daardoor zien hoe de overheid werkt. Het is niet een anonieme en onnavolgbare besluitvormingsmachine.” Lees het interview met Aad van Tongeren op de website.
Wil je als leidinggevende goed voorbereid zijn op de impact van actieve openbaarmaking op jouw team? Volg dan de masterclass! Er zijn weer nieuwe data gepland.
Voor leidinggevenden in schaal 12, 13, 14 en eventueel 15 wordt er een Masterclass Actieve Openbaarmaking georganiseerd op de volgende momenten:
Aanmelden? Stuur een mailtje naar leerhuisihh@minocw.nl.
Voor leidinggevenden in schaal 15 of hoger (vanuit de ABD) wordt er een Masterclass Actieve Openbaarmaking georganiseerd op de volgende momenten:
Aanmelden gaat via het ABDleerportaal.
In de Wet open overheid (Woo) staan 17 categorieën van informatie die bestuursorganen op termijn actief openbaar moeten gaan maken. Het BZK-programma Open Overheid en het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) zijn bezig met het uitwerken van deze categorieën. We verduidelijken de definities en/of ontwikkelen hulpmiddelen die bestuursorganen kunnen gebruiken bij het openbaar maken van de betreffende informatiecategorie. Dit doen we samen met praktijkexperts vanuit verschillende bestuursorganen (waaronder ministeries, provincies, gemeenten, waterschappen, zbo’s en politie). We horen graag van een bredere groep van bestuursorganen of zij met deze definities en hulpmiddelen (beiden nog in concept!) uit de voeten kunnen. Daarvoor gebruiken we de KIA-groep ‘Informatiecategorieën Wet open overheid’.
Terwijl we nog aan het terugblikken zijn op de interessante en inspirerende cursussen van afgelopen maand, kunnen we alweer vooruitkijken naar een nieuwe webinarreeks en het aankomende cursusaanbod bij het Leerhuis! Ga aan de slag met de Woo, leer alles over e-mailarchivering of verdiep jezelf in verandermanagement. Neem snel een kijkje en schrijf je in via de website:
Nieuw!
Webinarreeks: vanaf september 2023 organiseert het Leerhuis samen met VNG elke laatste donderdag van de maand een webinar rondom een actueel thema binnen informatiehuishouding. Het eerste webinar op 25 mei van 15.30 tot 16.30 uur heeft het thema ‘kwaliteit van informatiehuishouding’. Meld je nu aan voor het webinar!
Het project Departementale IHH-Dashboards ontwikkelde twee nieuwe testversies van indicatoren. Een van de testversies gaat over de eigenschappen en het gebruik van applicaties met overheidsinformatie. De andere gaat over het toepassen van selectielijsten: waarderen, overbrengen en vernietigen van informatie. Je wordt van harte uitgenodigd om met deze testversies aan de slag te gaan. Zo draag je bij aan het verbeteren van het eindproduct. Je hebt nog tot 1 juni 2023 om je feedback en praktijkvoorbeelden te verzamelen. Je kunt hiervoor mailen naar dashboardcoachihh@minocw.nl.
Ga naar de pagina 'Aan de slag met departementale IHH-dashboards'
De gemeente Tilburg en het ministerie van Justitie en Veiligheid zijn de winnaars van de Kwaliteitsaward Informatiehuishouding. Zij ontvingen deze prijs uit handen van Regeringscommissaris Informatiehuishouding Arre Zuurmond tijdens de Od Kennissessie op 9 mei in Utrecht. De awards werden uitgereikt aan de centrale overheid en decentrale overheid die de dienstverlening het meest heeft verbeterd en waarvan de resultaten bijdragen aan kwaliteitsverbetering in de informatievoorziening. Onder de bezielende leiding van dagvoorzitters Jacqueline Rutjens en Eric Kokke werd de Od Kennissessie een groot succes dat vele bezoekers inspireerde om een scherpe blik op informatiehouding te hebben, nu en in de toekomst.
Op 9 december 2022 heeft het Ministerie van LNV een reeks documenten actief openbaar gemaakt. Het betreft onder andere achterliggende notities, redeneerlijnen en verslagen van het interdepartementaal DG-Overleg stikstof. De openbaarmaking vond plaats in het kader van de ‘proeftuin actieve openbaarmaking van DGO-stukken’. Hierbij is gekozen voor het scenario ‘Ruimhartige verantwoording’, waarbij achterliggende stukken openbaar gemaakt worden op het moment dat het kabinet haar afweging heeft gemaakt. Deze proeftuin is een interessant voorbeeld van de inspanningsverplichting op het gebied van actieve openbaarheid (art. 3.1 Woo). Het ministerie van LNV vervult hiermee een voorbeeldrol voor andere departementen. Het feit dat vanuit het DGO ook DG’s van andere ministeries als EZK, BZK, I&W, AZ, J&V, Defensie en Financiën hebben ingestemd met deze proeftuin openbaarheid, geeft hoop dat deze benadering ook navolging krijgt rond andere thema’s. Meer informatie lees je in het rapport Actieve Openbaarmaking DGO-stukken stikstof.
Donderdag 20 april vond een geslaagde eerste fysieke editie van Demo Donderdag plaats in het Nationaal Archief. In de voorgaande digitale Demo Donderdag werd de fascinerende werking van ChatGPT al gedemonstreerd en werd ook de schaduwkant ervan belicht met de Simpel applicatie die in de prijzen viel bij een AI Hackathon. Ditmaal was een demonstratie voorbereid van het algoritme als alwetende ambtenaar. Daarvoor werden antwoorden van ChatGPT gecommuniceerd door synthetische, maar realistische avatars.
Tijdens de eerste succesvolle bijeenkomst ‘E-mailarchivering voor uitvoeringsorganisaties’ waren maar liefst 20 uitvoeringsorganisaties, ZBO’s en HoCoSta’s van de partij en vertegenwoordigd in de Hoftoren. Om tegemoet te komen aan de vigerende wet- en regelgeving (Archiefwet, Woo en AVG), is het noodzakelijk gebleken dat e-mailbestanden net als alle andere content onderdeel van het archiefbeleid moet gaan uitmaken. Dit stelt RDDI voor de uitdaging om te komen tot een werkwijze voor het archiveren van e-mails. De departementen zijn nu hard op weg om de e-mailarchivering volgens de handreiking te implementeren en daarmee de deadline van 31-12-2023 te behalen. Voor de overige rijksorganisaties staat 31-12-2026 genoemd als deadline om e-mailarchivering in te voeren. Met deze bijeenkomst is opgehaald in hoeverre zij daar al mee zijn gestart en op welke manier RDDI kan ondersteunen in dit proces. Door de grote animo is besloten dat er begin juni een tweede bijeenkomst plaats gaat vinden.
Tijdens de Ontbijtsessie '1 jaar Woo' stonden Regeringscommissaris Arre Zuurmond, Staatssecretaris Alexandra van Huffelen, Eppo van Nispen tot Sevenaer en tafelgasten stil bij wat de Woo betekent voor openbaarmaking, inclusiviteit en toegankelijkheid, en regie op eigen gegevens. De staatssecretaris overhandigde de Transparantieprijs 2023 aan een initiatiefnemer van een ‘transparant dossier’. Dit jaar bestond de jury uit de online kijkers. Met 44% van de stemmen werd de gemeente Amsterdam met Open Amsterdam de winnaar! Op deze website Open Amsterdam kan gezocht worden naar documenten die de Gemeente Amsterdam openbaar heeft gemaakt.
De Rijksoverheid werkt aan meer openbaarheid en transparantie. Dat betekent dat we snel verantwoording kunnen afleggen, onze taken goed uitvoeren en bieden we rechtszekerheid aan burgers en bedrijven. Maar hoe doe je dat op een goede en toegankelijke manier? De website Open-overheid.nl helpt door de weg te wijzen naar diensten en handreikingen van verschillende ondersteunende organisaties. Hiermee kunnen we als professionals het goede gesprek stimuleren over wat het betekent om als ambtenaar én organisatie open en transparant te zijn. Blijf op de hoogte en meld je aan voor de nieuwsbrief van Open Overheid!
