“Het is iedere keer opnieuw goed nadenken waar en hoe je informatie opslaat”
Brigitte van der Woning werkt bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) als projectsecretaris. Momenteel is ze betrokken bij het rijksbrede project Rijksroosteren, dat toewerkt naar een nieuw en uniform beleid voor het roosterproces. Ze zorgt er bijvoorbeeld voor dat het archief van RijksRoosteren juist wordt opgezet en bijgehouden.
Met wat voor overheidsinformatie heb jij te maken?
Over RijksRoosteren voer ik maandelijks overleg met uitvoerende organisaties als het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Ik vorm de schakel tussen deze organisaties en krijg van alle kanten informatie opgestuurd. Door die informatie zorgvuldig op te slaan, zorg ik ervoor dat collega’s toegang hebben tot de meest recente versies van documenten.
Waarom is het belangrijk goed met overheidsinformatie om te gaan?
Door gestructureerd te werken weet iedereen hoe het project vordert en werken we allemaal met dezelfde informatie. Ook in discussies met collega’s is het belangrijk om zaken makkelijk terug te kunnen vinden. Dan is verifieerbaar welke afspraken zijn gemaakt, met wie en wanneer.
Eén keer heb ik een vakantievierende collega moeten bellen. Het document dat ik nodig had, had ze opgeslagen op haar persoonlijke schijf. Een vervelende situatie voor ons allebei. Overigens hebben we natuurlijk ook te maken met allerlei wet- en regelgeving, zoals de AVG. Met persoonsgegevens bijvoorbeeld moeten we integer en zorgvuldig omgaan. Wanneer dat onverhoopt een keer niet gebeurt, spreek ik collega’s er dan ook direct op aan.
Ik vorm de schakel tussen deze organisaties en krijg van alle kanten informatie opgestuurd. Door die informatie zorgvuldig op te slaan, zorg ik ervoor dat collega’s toegang hebben tot de meest recente versies van documenten.
Hoe zorg je dat informatie goed bewaard wordt?
Voor RijksRoosteren maken we gebruik van de Samenwerkruimte, een tijdelijke opslagplaats. Zo kunnen we gedurende de looptijd van het project documenten gemakkelijk met elkaar delen. Als het project is afgerond, wordt de ruimte opgeheven. Het is dus nadrukkelijk geen archief, want archiveren gebeurt uiteindelijk in DigiJust, het DMS van JenV.
Dat we binnen de rijksoverheid met verschillende DMS’en werken zorgt eigenlijk voor dubbel werk. Dat is zonde, want het vergroot de kans op fouten. Archiveren is namelijk niet per se makkelijk. Je moet iedere keer goed nadenken waar en onder welke naam je de informatie opslaat, zodat jijzelf én collega’s het later makkelijk kunnen terugvinden. Hoewel ik hier veel ervaring mee heb, gaat dat bij mij ook heus wel eens mis. Dan is het zaak ervan te leren, want overheidsinformatie is nu eenmaal belangrijk: die moet vindbaar en betrouwbaar zijn.