“Alles moet zorgvuldig worden vastgelegd, ook hoe we te werk zijn gegaan”
René Oegema is projectleider bij Inspectie SZW en stuurt samen met een collega een team van 25 inspecteurs aan. Zij onderzoeken meldingen over o.a. illegale tewerkstelling en arbeidstijden en maken bij overtreding een boeterapport op. De afdeling Boete, Dwangsom en Inning beslist vervolgens of er een boete wordt opgelegd.
Met wat voor overheidsinformatie heb jij te maken?
Inspecteurs nemen verklaringen van werkgevers en werknemers op, maar maken bijvoorbeeld ook foto’s, video’s en geluidsopnamen. Het kan hierbij om zowel belastende als ontlastende informatie gaan, waarbij de privacy natuurlijk moet worden gewaarborgd. Het is heel belangrijk dat we alleen in het boeterapport opnemen wat we daadwerkelijk hebben waargenomen; sterke vermoedens of suggestieve opmerkingen horen daar dus niet bij. Het komt ook voor dat inspecteurs onderling appen over en tijdens een inspectie: ook dat is overheidsinformatie, waar we goed mee om moeten gaan.
Waarom is het belangrijk hier goed mee om te gaan?
Voor werkgevers staat er veel op het spel. Niet alleen kunnen de boetes hoog zijn, het komt bijvoorbeeld ook voor dat een werkplek een poos wordt stilgelegd. Je kunt je voorstellen hoe groot de gevolgen daarvan zijn. Het is dan ook niet zo gek dat er regelmatig Wob-verzoeken binnenkomen. Soms zijn die afkomstig van de advocaat van een werkgever, soms ook van de media. Daarnaast kan de informatie bijvoorbeeld ook van belang zijn voor de slachtoffers of nabestaanden van een ongeval. Wanneer zij een schadeclaim willen indienen, moeten ze kunnen beschikken over de juiste informatie.
Verder kan het voorkomen dat we klachten krijgen, bijvoorbeeld omdat men vindt dat we onrechtmatig aan bewijs zijn gekomen. Dan willen we aantonen dat we volgens de regels hebben gehandeld. Daarom is het belangrijk niet alleen zorgvuldig vast te leggen wat we hebben waargenomen, maar ook hoe we te werk zijn gegaan.”
Tijdens het werk gebruiken we twee apps: één voor de verklaringen van werkgevers en werknemers en één voor mobiel inspecteren. De informatie uit beide apps komt automatisch op de goede plek in I-net terecht: een speciaal voor dit doel ontwikkeld systeem.
Hoe zorg je dat informatie goed bewaard wordt?
Tijdens het werk gebruiken we twee apps: één voor de verklaringen van werkgevers en werknemers en één voor mobiel inspecteren. De informatie uit beide apps komt automatisch op de goede plek in I-net terecht: een speciaal voor dit doel ontwikkeld systeem. Om te borgen dat alleen de juiste informatie wordt opgeslagen en gedeeld, hebben we allerlei checks and balances ingebouwd. Als een inspecteur een boeterapport heeft opgemaakt, controleren inspecteurs de eigen en elkaars bevindingen. Daarna gaat het boeterapport naar een beoordelend inspecteur en vervolgens kijk ik als projectleider er nog naar. We hebben nu eenmaal een grote verantwoordelijkheid. Zowel de werkgever als diens werknemers moeten op ons kunnen vertrouwen.