“Een mailtje dat niet op de juiste plek belandt, kan meteen grote gevolgen hebben”
Saskia Wesselius is adviseur bij het Bureau Nationaal Coördinator Internationale Functies. Dit bureau zoekt proactief naar kandidaten voor strategische functies bij internationale organisaties, zoals de Verenigde Naties, de Wereldbank en de NAVO. Ze zoekt daarvoor kandidaten, verzamelt informatie over de vacatures en personen, en biedt ondersteuning bij sollicitaties.
Met wat voor overheidsinformatie heb jij te maken?
Mijn collega’s en ik wisselen regelmatig vertrouwelijke informatie uit met externe partijen, zoals ambassades, consulaten, en de organisaties waar kandidaten werken of waar de betreffende functie vacant is. Het gaat dan om cv’s, maar ook om aanvullende informatie over de vacature of de betreffende kandidaat. Soms is er bijvoorbeeld sprake van steunbrieven van de minister of de koning. Verder is het belangrijk dat we de gang van zaken zorgvuldig vastleggen, inclusief de afwegingen die we maken.
Waarom is het belangrijk goed met overheidsinformatie om te gaan?
We zien steeds meer in hoe belangrijk het is om landgenoten te hebben op belangrijke internationale posities. Het proces om daartoe te komen is heel delicaat. Er spelen allerlei politieke belangen. Informatie over mogelijke kandidaten mag daarom niet uitlekken. Als dat toch gebeurt is dat niet alleen vervelend voor de kandidaat, maar mogelijk ook schadelijk voor Nederland. Een belangrijke internationale functie kan dan aan ons voorbij gaan.
Soms wordt een kandidaat niet voor een functie gekozen, maar komt deze een jaar later weer in beeld voor een andere functie. Dan wil je kunnen terugzien waarom diegene het toen niet is geworden. Was dat omdat hij of zij bepaalde kwaliteiten miste? Of om politieke redenen? Om daar later nog goed zicht op te kunnen krijgen, moet informatie goed worden opgeslagen: vindbaar en volgens de richtlijnen van de AVG.
We zien steeds meer in hoe belangrijk het is om landgenoten te hebben op belangrijke internationale posities. Het proces om daartoe te komen is heel delicaat. Er spelen allerlei politieke belangen. Informatie over mogelijke kandidaten mag daarom niet uitlekken.
Hoe zorg je dat informatie goed bewaard wordt?
Niet alle kennis die we opdoen is relevant. Alleen informatie waar we echt wijzer van worden slaan we op, op een zodanige manier dat deze goed beveiligd en vindbaar is. We maken gebruik van het kandidatensysteem van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Daarbinnen werkt het team in een afgesloten deel, waarin we alle relevante informatie opslaan, en weten we altijd van elkaar wat er speelt. Dit heeft grote voordelen, maar vergt wel discipline. Je kunt nog met zulke goede systemen werken, het is en blijft mensenwerk. Een enkel mailtje dat niet wordt opgemerkt, of een aanbevelingsbrief die niet goed doorkomt, kan meteen grote gevolgen hebben.