Hoe ga je als medewerker om met overheidsinformatie?
Goed opslaan is zo gedaan! En is belangrijk voor een open, transparante en betrouwbare Rijksoverheid. Het goed opslaan van alle informatie waar jij mee werkt is belangrijk voor jezelf, voor collega’s én voor Nederland. Niet alleen nu, ook in de toekomst. Dat geldt niet alleen voor beleidsstukken, maar bijvoorbeeld ook voor mails, appjes, notities en alles wat werkinhoudelijke informatie bevat.
Wist je dat het direct goed opslaan van deze documenten jou en je collega’s een hoop tijd kan besparen? Als jij je documenten vanaf het eerste moment namelijk goed opslaat, bespaar je gemiddeld zo’n 37 minuten per dag!
Ga dus samen met je team aan de slag met het goed opslaan van documenten. Sla direct goed op, maak vindbaar en help elkaar. Raadpleeg de infographic van F12 voor een stappenplan hoe je documenten goed opslaat en ga hierover met elkaar in gesprek. Goede informatiehuishouding vraagt namelijk iets van ons allemaal.
*Woehoeeeeee* Robotje F12 rolschaatst in beeld en spreekt de volgende tekst uit: Hallo! Goed opslaan, is zo gedaan. Ik ben F12 en ik help je hoe dit moet!
Zodat jij als rijksambtenaar kan bijdragen aan een Open Overheid zodat je het voor je collega's en jezelf gemakkelijk maakt documenten terug te vinden. Informatie meteen goed opslaan kan jou en je collega's een hoop tijd besparen, gemiddeld zo'n 37 minuten per dag. Dat is drie en een halve week per jaar! Ik zal je de komende tijd gaan helpen om je documenten juist op te slaan in jouw DMS systeem. Mijn eerste tip is dan ook, doe het direct zodra je aan een conceptversie werkt. Zo staat hij vanaf het eerste moment op de juiste plek. Voor exacte instructies voor goed opslaan verwijs ik je naar de infographic. Geef jij ook het goede voorbeeld als behulpzame collega? Vergeet niet, Goed opslaan is zo gedaan! Zo, die ging lekker.
Lees in deze infographic alles wat je moet weten over het goed opslaan van je documenten. Dan is goed opslaan zo gedaan!
Ben je op zoek naar meer tools om goed op te slaan voor jou en je team? Zie dan de hele toolkit.
Aankomende tijd zullen we onze toolkit aanvullen met steeds meer praktische tools om te helpen samen met je team informatiehuishouding te bespreken en je documenten goed op te slaan.
Al je documenten goed en netjes archiveren.
Hoe doe je dat?
Er zijn gemiddeld 1.334 Wob-verzoeken per jaar.
In 2019 werd 71% hiervan te laat beantwoord.
De rijksmedewerker is gemiddeld 37 min per dag...
aan het zoeken naar overheidsinformatie.
Dit is 3,5 week per jaar.
82% van de medewerkers vindt zelf dat hij informatie voor andere goed opslaat.
Slechts 29% vindt dat informatie van andere makkelijk te vinden is.
Deze cijfers laten precies zien waarom het zo belangrijk is...
om onze informatiehuishouding op orde te hebben.
Als Rijksoverheid willen we goed samenwerken, open, transparant en betrouwbaar zijn.
Meer dan ooit is dit een onderwerp van gesprek.
Overheidsinformatie moet niet alleen juist zijn, maar ook altijd beschikbaar en vindbaar.
Dat vraagt iets van ons allemaal.
Dus ook van jou.
Ik hoor je denken: Informatiehuishouding, daar zijn toch informatiebeheerders voor?
Er zijn zeker specialisten voor.
Maar de uitvoering is aan ons allemaal.
Want we werken allemaal volgens de Archiefwet.
En daarbij moeten we ons over informatie continu afvragen:
Kan het worden gebruikt als bewijsvoering bij geschillen?
Kan het gebruikt worden als bron van wetenschappelijk onderzoek?
Kan het ingezet worden voor journalistieke doeleinden?
Of kan het relevant zijn voor het parlement?
Is het antwoord op één van deze vragen JA, dan moet je deze overheidsinformatie archiveren.
En dat kan wel eens vaker zijn dan je denkt.
Document Management Systemen als DigiDoc of Filenet en vele andere...
maken het jou makkelijker om overheidsinformatie goed op te slaan.
Deze systemen bewaken bijvoorbeeld de bewaartermijnen voor je.
Geweldig toch?
Nu denk je misschien: als het maar in het DMS staat, is het goed.
Maar dat is iets te simpel gedacht.
Dus, bouw je bestandnaam zo op dat deze over 5 jaar nog steeds terug te vinden is.
Zet de datum in de bestandsnaam.
Sla ook conceptversies op in je DMS.
Zorg dat informatie leesbaar is en in standaard applicaties te openen is.
Om het je makkelijker te maken heb ik een paar tips voor je.
Plan iedere dag 15 min in je agenda om je werk goed te archiveren.
Toets eens bij je collega’s of zij jouw documenten makkelijk terug kunnen vinden.
Spreek met je collega’s af hoe je samenwerkingsruimtes...
en netwerkschijven netjes en overzichtelijk houdt.
Doe je ogen eens dicht en beeld je in als je eens in alle documenten goed en netjes hebt gearchiveerd.
Voelt lekker rustige he?
Ik zeg: ga voor dat opgeruimde gevoel!