'Laat vooral weten waar je tegenaan loopt'

Hoe bevalt het thuiswerken?

“Hoewel ik het persoonlijke contact wel mis, kan ik mijn werk als community manager van JenV Connect prima vanuit huis doen. Dit platform is enkele jaren geleden in het leven geroepen om informatie makkelijker uit te kunnen wisselen tussen organisaties die onder JenV vallen, zoals het bestuursdepartement, de IND en de politie. Gebruikers kunnen zelf een groep opstarten en die zo inrichten dat die ondersteuning biedt in hun werk, bijvoorbeeld door er ervaringen en documenten met elkaar te delen.

Nu veel mensen thuiswerken had ik gehoopt dat het platform extra intensief gebruikt zou worden. Dat valt nog wat tegen, maar kan misschien verklaard worden door het uitblijven van evenementen. Voor de organisatie daarvan zit in JenV Connect namelijk een handige registratiefunctie. In ieder geval stimuleer ik teams om juist nu de mogelijkheden van het platform te onderzoeken; het leent zich bij uitstek voor samenwerken op afstand.”

Hoe heb jij aandacht voor informatiehuishouding?

“Voor JenV Connect is het erg belangrijk om de grenzen van het gebruik te bewaken. Hoewel het platform heel geschikt is om kennis te delen, is het nadrukkelijk niet bedoeld voor opslag van bijvoorbeeld besluiten en afspraken. Dat soort informatie moet in het Document Management Systeem (DMS) komen, binnen het bestuursdepartement JenV bijvoorbeeld DigiJust. Net als bij andere overheidsorganisaties, is JenV zich steeds meer bewust van het belang om informatie goed en vindbaar op te slaan. Maar het vraagt echt om een gedragsverandering. Datzelfde zie ik bij JenV Connect: het kost best veel moeite om digitale platforms te integreren in de werkwijze van mensen.

Hoewel JenV Connect en DigiJust heel verschillende toepassingen hebben, zijn er dus ook raakvlakken. Een ander voorbeeld is het werken met trefwoorden. Ook dat vraagt om een gedragsverandering. Veel mensen hebben de neiging informatie te structureren in mapjes, zo zijn we opgevoed. Maar tegenwoordig verwerken we zo veel informatie, dat zoeken op trefwoorden de enige manier is om nog overzicht te houden en dingen terug te kunnen vinden.”

Wat wil je nog delen met je collega’s?

“We gebruiken binnen de Rijksoverheid heel veel verschillende systemen. En zeker nu eigenlijk iedereen thuiswerkt, worden er versneld nieuwe tools geïntroduceerd. Persoonlijk vind ik dit een heel interessante ontwikkeling. Wat zou er overblijven van die nieuwe videotools? En hoe gaat het invloed hebben op onze manier van werken, en op het persoonlijk contact? Tegelijkertijd snap ik heel goed dat veel rijksambtenaren ‘gewoon hun werk willen doen’ en met al die systemen door de bomen het bos niet meer zien.

Mijn oproep is daarom: laat weten waar je tegenaan loopt! Of het nu om een sociaal platform, DMS of ander systeem gaat; ga het gesprek aan. Met je directe collega’s, maar zeker ook met de collega’s en afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het beheer. Wij zijn ervoor, dus maak er gebruik van. Knelpunten bespreken kost op de korte termijn even wat tijd en aandacht, maar kan je op de lange termijn kostbare tijd besparen.”