11 tips van collega's voor goede informatie(t)huishouding

1. Vind een werkwijze die bij je past

In deze periode worden heel veel mails gestuurd.  Het is best een uitdaging om dan nog het overzicht te behouden. Overzicht is wel nodig om belangrijke mails daarna centraal vast te kunnen leggen in het Document Management Systeem, zodat ze goed bewaard blijven en in de toekomst gevonden kunnen blijven worden.Vind een werkwijze die je prettig vindt. Bouw bijvoorbeeld vaste momenten in om na te gaan of je hebt opgeslagen wat later nog nodig is.

2. Wees kritisch op informatiehuishouding en betrek specialisten

Er ontstaan in deze coronaperiode veel ideeën voor een anderhalve-meter-samenleving en er worden crisisteams opgetuigd. Wees bij deze nieuwe initiatieven kritisch op informatiehuishouding en betrek collega’s die er verstand hebben van, zoals een archivaris, recordmanager of informatiebeheerder. Zij kunnen aangeven waar, hoe en met welke kenmerken informatie het beste opgeslagen kan worden. Zo werken we samen aan archivering by design, oftewel het vanaf het begin rekening houden met informatiehuishouding.

3. Breng discipline aan in de manier waarop je mailt

Geef je mails bijvoorbeeld een duidelijk onderwerp, houd het bij één onderwerp per mail en stuur hem niet naar onnodig veel mensen. Eigenlijk moet je mails op dezelfde manier opstellen als bijvoorbeeld een adviesrapport: met een duidelijk doel voor ogen.

4. Gebruik een agenda bij videoconferencing

Door scherp voor ogen te hebben wat je wilt bespreken, voorkom je dat er dingen worden besproken die niet relevant zijn voor de hele groep. Dat houdt de vaart er in en maakt het voor iedereen prettiger werken.

5. Gebruik alleen ICT-middelen en software van je eigen organisatie

Van commerciële apps en programma’s is nu eenmaal niet altijd bekend of ze wel veilig genoeg zijn. Bovendien doe je ook jezelf hier een plezier mee. Uiteindelijk moet de informatie toch worden opgeslagen in een DMS. Vanuit de officiële middelen gaat dat een stuk makkelijker.

6. Laat weten waar je tegenaan loopt

Of het nu om een sociaal platform, DMS of ander systeem gaat; ga het gesprek aan. Met je directe collega’s, maar zeker ook met de collega’s en afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het beheer. Knelpunten bespreken kost op de korte termijn even wat tijd en aandacht, maar kan je op de lange termijn kostbare tijd besparen.

7. Besteed je tijd nuttig

Mocht het wat rustiger voor je zijn in deze coronaperiode of heb je  wat extra tijd omdat je niet hoeft te reizen, dan kun je die tijd leuk én nuttig besteden. Volg bijvoorbeeld een online cursus die nu en in de toekomst van pas kan komen in je werk.

8. Gun jezelf tijd om eraan te wennen

Iedereen heeft wel eens thuisgewerkt. Maar dan is het vooral om een dag geconcentreerd door te kunnen werken. Nu doe je ook het reguliere werk vanuit je eigen omgeving en dat is gewoon anders. Accepteer dat en gun jezelf tijd om eraan te wennen. Je hoeft niet van jezelf te verwachten dat het meteen soepel loopt. Wees daarbij niet bang om dingen die je niet snapt of waar je niet uitkomt te vragen.

9. Betrek collega’s bij de inrichting van het proces

Als je je bezighoudt met het optimaliseren van jouw eigen informatiehuishouding of die van jouw organisatie, richt je dan ook op de behoefte bij jezelf en collega’s. Vaak praten we over het verbeteren van systemen en techniek, maar je collega’s zijn hierin minstens zo’n belangrijke schakel. Immers, het zorgvuldig omgaan met en opslaan van informatie valt of staat bij de medewerker. Betrek hen dus bij alle stappen, zodat je weet waar collega’s tegen aanlopen. Zo kun je komen tot goede, gedragen richtlijnen waar men zich in kan vinden.

10. Sla twee vliegen in één klap door goed te archiveren

Wacht niet te lang met het archiveren van je e-mails. Want voor je het weet, zie je door de bomen het bos niet meer. Archiveer een e-mail meteen als je deze hebt beantwoord hebt. En probeer dat consequent te doen, dus ook als je het druk hebt. Sowieso plan ik wekelijks één of twee keer een archiefmomentje in, mocht het er tussentijds toch een keer bij inschieten. Mijn ervaring is dat je zo twee vliegen in één klap slaat: je houdt nu goed overzicht en straks kun je die-mail of dat document makkelijker terugvinden.

11. Houd collega’s in je achterhoofd bij het maken van mappen

Sla je informatie altijd op een plek op die voor iedereen toegankelijk is. En besteed dan meteen ook aandacht aan hóe je de informatie archiveert. Bij ons deelt iedereen de mappen in de cloud naar eigen invulling in, met zelfbedachte titels. Dat is handig voor jezelf, maar misschien niet voor anderen. Houd bij het archiveren daarom ook je collega’s in je achterhoofd. De structuur en titels moeten voor iedereen helder zijn. Zo voorkom je ook onnodig e-mailen over documenten.