Anno 2023 zijn sociale mediakanalen zoals X (twitter), Instagram en Facebook niet meer weg te denken uit het werk van veel rijksambtenaren. Het zijn communicatiekanalen die, naast e-mail, berichtenapps en websites, een grote diversiteit aan mogelijkheden bieden om informatie, ideeën en ervaringen te delen met een breed publiek.
Naast kansen brengen sociale media ook uitdagingen met zich mee; in het bijzonder voor de informatiehuishouding van de Rijksoverheid. De informatie die met sociale media wordt gecreëerd, gebruikt en opgeslagen moet duurzaam toegankelijk zijn voor de periode dat het moet worden bewaard.
Wat doet het project Sociale Media Archivering?
De Rijksoverheid
maakt steeds vaker gebruik
van sociale media.
Het zijn extra communicatiekanalen
die helpen informatie,
ideeën en ervaringen te delen
met een breed publiek
of specifieke doelgroep.
Communicatie via sociale media
biedt kansen,
maar brengt ook uitdagingen met zich mee.
Binnen overheidshandelen moet informatie
duurzaam toegankelijk zijn.
Dat vraagt om richtlijnen.
Het project Sociale Media Archivering
helpt sociale media
duurzaam toegankelijk te maken
bij rijksorganisaties.
Zo wordt overheidsinformatie
op sociale media beschikbaar voor kennisdeling,
verantwoording en
openbaarheidsverplichtingen.
Het duurzaam toegankelijk maken
van de openbare sociale media berichten
is noodzakelijk
voor een transparante overheid.
Dit is in lijn met artikel
de archiefwet
en de Wet openbaarheid van bestuur,
vanaf mei 2022 de Wet open overheid.
Het Rijksprogramma voor Duurzaam
Digitale Informatiehuishouding
maakte in 2021
het gebruik van sociale media
bij de Rijksoverheid inzichtelijk
en stelde alle publieke berichten
van bewindspersonen
uit de kabinetsperiode Rutte III veilig.
Het opdoen van kennis,
vaardigheden en ervaring
staat centraal in de kennisproducten
die samen met het beleidsadvies
worden opgesteld, zodat rijksorganisaties
in staat worden gesteld
om hun sociale media te archiveren.
Wil je meer weten over dit RDDI-project?
Kijk dan op www.open-overheid.nl
Aanleiding van het project
Op dit moment bestaan er binnen de rijksoverheid geen gestandaardiseerde werkwijzen en technische oplossingen voor het archiveren van sociale media. Ook ontbreekt het aan rijksbreed beleid voor het archiveren van overheidsberichten op sociale media. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft in 2016 geconstateerd dat overheidsorganisaties zich niet goed raad weten met de uitingen op sociale media en er wordt nog te vaak van uitgegaan dat deze uitingen niet onder de werking van de Archiefwet vallen, of in ieder geval dat archivering niet mogelijk is.
Wat doet het project?
Dit project werkt toe naar praktische instrumenten, een methodiek en implementatie-aanpak voor de gehele Rijksoverheid. Dit helpt rijksorganisaties om informatie op sociale media veilig te stellen en (daar waar mogelijk) duurzaam toegankelijk te maken. De opdracht hiervoor kent zowel een politieke context als een actuele hulpvraag vanuit rijksorganisaties. Dit doet het project in samenwerking met SZW, Doc-Direkt, Nationaal Archief, CIO-Rijk, OCW, RWS, FIN en AZ.
Stand van zaken
Het project heeft in Q2 2023 het Kennisproduct Bouwblokken opgeleverd. Daarin wordt ingegaan op wat sociale media is en waarom het wel of niet gearchiveerd moet worden. Ook zijn de juridische en beleidskaders onderdeel van het kennisproduct.
Op dit moment is het projectteam dit bouwblok verder aan het uitdiepen om dit vervolgens te valideren met juristen. Na deze validatie weet het team precies aan welke wetgeving moet worden voldaan en hoe dat per sociale media kan. Hierna wordt een Whitepaper geschreven dat gebruikt kan worden om toekomstig beleid rondom sociale media op te stellen. Deze wordt naar verwachting eind Q4 opgeleverd.
Deelprojecten & mijlpalen
Het project is een initiatief gestart om de berichten op sociale media van alle departementen en bewindslieden van het kabinet-Rutte III en kabinet-Rutte IV veilig te stellen. Dit traject focust zich op de zeer korte termijn op het eenmalig veiligstellen (fase 1), om deze informatie vervolgens te kunnen ontsluiten en te archiveren (fase 2). Op basis van fase 1 en fase 2 komt het projectteam tot een toekomstbestendige werkwijze en structurele voorziening voor archivering van sociale media-accounts bij de Rijksoverheid.
Dit project heeft de volgende mijlpalen:
Resultaten en opgeleverde producten
- De sociale media berichten van kabinet Rutte III zijn veilig gesteld.
- Kennisproduct Bouwblokken: in dit kennisproduct wordt omschreven wat het nut en de noodzaak van archiveren is, wordt het gebruik, toepassing en beheer van sociale media geanalyseerd en worden juridische beleidskaders, waardering en selectie, technieken en afbakening besproken.
- Whitepaper Sociale Media Archivering.
Zie ook
- Kennisproduct Bouwblokken | Instrument | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding - opgeleverd juni 2023
- Presentatie over het project Social Media Archivering voor I-professionals - bijeenkomst Almere, 3 juli 2023
Verslagen van Project Social Media Archivering
Bekijk hier de verslagen van Projectteam Social Media Archivering.
15 november van 9 tot 10.30 wordt er een klankbordgroep georganiseerd,
Alle ontwikkelingen rondom het project en de Pilot veiligstellen sociale media bewindspersonenkomen komen hierin aan bod.
Men kan zich hiervoor opgeven door een mailtje te sturen naar Y.bal@minocw.nl
