In maart 2019 deed de Raad van State uitspraak in een zaak tussen het ministerie van VWS en Branchevereniging Zorgthuis.nl. Dit lijkt op het eerste gezicht geen raakvlak te hebben met de informatiehuishouding van het Rijk. Maar de uitspraak had als gevolg dat berichten in berichtenapps als WhatsApp, SMS en Signal onder de Wet openbaarheid van bestuur (Woo) vallen en opgevraagd kunnen worden met een Woo-verzoek.
Animatie berichtenapps
In deze animatie wordt uitgelegd hoe je in de praktijk goed omgaat met berichtenapps: wat deel je wel en niet via berichtenapps? En wat doe je als er toch geappt is over bestuurlijke besluitvorming?
Tip: klik op cc voor de ondertiteling.
Aanleiding voor het project
De uitspraak van de Raad van State riep de vraag op hoe we binnen het Rijk met berichtenapps om moeten gaan. De bestaande beleidslijn voor berichtenapps werd verfijnd en aangepast, in samenwerking tussen RDDI, het Nationaal Archief en de ministeries van BZK, OCW, I&W en JenV. Het resultaat was een rijksbrede beleidslijn en instructie met drie componenten:
- Het gebruik van berichtenapps voor formeel zakelijke communicatie wordt zoveel mogelijk beperkt.
- Het gebruik van berichtenapps voor bestuurlijke besluitvorming wordt ontraden.
- Het berichtenverkeer dat toch plaatsvindt, wordt periodiek geschift. Archiefwaardige berichten worden handmatig geëxporteerd en veiliggesteld.
Omschrijving van het project
Het project Berichtenapps ondersteunde rijksorganisaties bij de invoer van de nieuwe beleidslijn. In opdracht van het SGO zorgde het project voor interdepartementale afstemming en een verdere uitwerking van de beleidslijn, inclusief het opstellen van instructies.
Doel van het project was om rijksorganisaties te helpen bij het ontwikkelen van voldoende kennis, informatie en middelen om:
- bewust en minimaal gebruik te maken van berichtenapps;
- berichten duurzaam toegankelijk veilig te stellen als berichtenapps tóch worden gebruikt;
- de uitvoering van de beleidslijn te monitoren en toetsen.
Meer specifiek vroeg het SGO aan het project Berichtenapps om invulling te geven aan de volgende interdepartementale acties en maatregelen:
- Uitwerken en realiseren van een rijksbrede handreiking voor implementatie van de beleidslijn en comminicatie materiaal voor het bewust omgaan met berichtenapps.
- Communiceren en verfijnen van de door BZK/CIO-office opgeleverde rijksbrede technische instructie voor het opslaan van appberichten.
- Opstellen van een specifieke instructie voor DG’s, SG’s, ministers en hun staf met betrekking tot berichtenapps, in afstemming met de kerngroep IOWJZ.
- Ontwikkelen van een rijksbrede instructie die duidelijk maakt welke berichten met welke inhoud opgeslagen moeten worden.
- Onderzoeken van de (technische en organisatorische) mogelijkheden om gebruikers te ontzorgen bij het archiveren van chatberichten.
- Voorbereiden van een interdepartementaal evaluatiemoment.
Resultaten
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed adviseerde de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties om de instructie Bewaren chatberichten (en daarmee ook de handreiking die door RDDI is gemaakt) in lijn te brengen met de Archiefwet. Eerdere uitspraken van de Raad van State wezen niet in de richting van enige strijdigheid met de Archiefwet. Er werden twee nadere adviezen gemaakt rondom dit onderwerp. De regeringscommissaris informatiehuishouding als ook het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding bogen zich over deze materie waarbij het Adviescollege door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties werd gevraagd om alle onderzoeken in samenhang te bezien. In afwachting daarvan werd onderzocht op welke wijze de chatinstructies aanpassing vroegen. De reactie op het rapport 'De archivering van chatberichten bij het ministerie van Algemene Zaken' kun je lezen op de website van de Rijksoverheid.
Het project Berichtenapps heeft een handreiking ‘Bewaren chatberichten voor Rijksorganisaties’ ontwikkeld. Het beleid, de wettelijke kaders en het opslagproces worden hierin eenduidig toegelicht en uitgewerkt. Het doel is om inzicht te geven in de praktische en beheerskanten van het bewaren van chatberichten. Dit document bevat schematische weergaves en geeft een eerste indruk van de handreiking.
Aansluitend zijn twee infographics en een animatie ontwikkeld die uitleggen hoe we binnen het Rijk omgaan met het bewaren van chatberichten. Beide zijn openbaar gemaakt en beschikbaar voor publicatie door rijksorganisaties.
Daarnaast liep er een pilot met J&V voor het automatisch exporteren van chatberichten en assisteerde het projectteam onder de ministeries van BZK, OCW, JenV, Financiën en VWS bij de implementatie van het rijksbeleid en instructies. Neem voor meer informatie hierover contact met ons op.
