Het project Bevordering Overbrenging Digitale Overheidsinformatie (BODO) vergaarde kennis en ervaring met het op orde brengen van digitale archieven ten behoeve van overbrenging. Dit is gedaan aan de hand van twee pilots, uitgevoerd in 2022, waarin nieuwe functionaliteiten getest werden die helpen de informatiehuishouding op orde te brengen. Het project is in juni 2023 afgerond.
Animatie
In deze video leggen we uit wat project BODO heeft gedaan in de pilots en wat deze betekenen voor jouw werk.
Aanleiding en omschrijving van het project
De Archiefwet bepaalt dat organisaties binnen de Rijksoverheid na 20 jaar hun archieven overbrengen naar het Nationaal Archief. Lange tijd heeft dit uitsluitend betrekking gehad op de overbrenging van papieren archieven. Met de opkomst van digitale media sinds het eind van de vorige eeuw heeft dit ook betrekking gekregen op digitale archieven. De afgelopen jaren hebben, op beperkte schaal en min of meer op experimentele basis, de eerste overbrengingen van digitale archieven plaatsgevonden.
De komende jaren zullen de eerste Rijksorganisaties de digitale archieven verplicht gaan overbrengen. Met de nieuwe Archiefwet wordt de overbrengingstermijn teruggebracht van 20 naar 10 jaar.
Kortom: er is urgentie om met overbrenging van digitale archieven aan de slag te gaan. Om de overbrengingstermijn te kunnen halen is het van belang dat duidelijk is wat overgebracht moet worden. De eerste stappen hierin zijn het creëren van Overzicht en Inzicht en het identificeren van verschillende versies. De producten die het project BODO heeft opgeleverd, helpen je hierbij.
Stand van zaken
Met de afronding van de pilots, de oplevering van de factsheet en handreiking Zoek en Vind is project BODO beëindigd in 2023. De resultaten van de pilots worden door Doc-Direkt meegenomen in de doorontwikkeling van Zoek en Vind. De vergaarde kennis over het op orde brengen van archieven is ondergebracht bij het Nationaal Archief die werken aan een kennisproduct over Digitaal Overbrengen.
Tijdlijn
Dit zijn de mijlpalen van het project BODO:
- Zomer 2022: oplevering factsheet Zoek en Vind
- December 2022: afronding pilots
- Mei 2023: oplevering eindrapportage en handreiking Zoek en Vind
- Juni 2023: afronding Projectgroep BODO
Resultaten
Het project heeft aan de hand van pilots bij individuele organisaties concrete ervaring opgedaan met het op orde brengen van digitale archieven ten behoeve van overbrenging. Binnen het project BODO hebben twee pilots op basis van de bestaande Zoek en Vind Toepassing in samenwerking met Doc-Direkt gelopen. Bij kerndepartement Sociale Zaken en Werkgelegenheid was de pilot gericht op het creëren van Overzicht en Inzicht over bestaande informatie- en archiefbronnen. Bij kerndepartement van Financiën was de pilot gericht op Zoeken & Opruimen (het vinden van duplicaten en bijna duplicaten) als vervolg op een eerder Proof of Concept (PoC). De pilots zijn succesvol afgerond en de resultaten zijn veelbelovend voor het op orde brengen van de informatiehuishouding. De resultaten van de pilots worden door Doc-Direkt meegenomen in de doorontwikkeling van Zoek & Vind.
Daarnaast heeft het project een factsheet en handreiking Zoek & Vind opgeleverd met informatie over de tool en hoe deze in de praktijk te gebruiken is.
Opgeleverde producten
De volgende producten zijn opgeleverd:
Factsheet Zoek en Vind: een overzicht van een A4 waarin staat wat Zoek en Vind is en hoe het te gebruiken is
Handreiking Zoek en Vind: een verdieping op het factsheet waarin staat beschreven hoe Zoek en Vind werkt en in welke scenario’s de toepassing te gebruiken is
Eindrapport Overzicht en Inzicht: uitgebreide rapportage van de pilot Overzicht en Inzicht
Eindrapport Zoeken en Opruimen: uitgebreide rapportage van de pilot Zoeken en Opruimen
Animatie BODO: legt kort uit wat de pilots inhouden en betekenen voor de informatieprofessional. Daarnaast laat de animatie zien hoe de functionaliteiten uit pilots het op orde brengen van een digitaal archief kunnen vergemakkelijken
Eindrapport BODO: rapportage van het verloop van het project en de behaalde resultaten
Contact en samenwerking
In het project is samengewerkt met het Nationaal Archief, Doc-Direkt, het Ministerie van Financiën en het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
Contact:
- Vragen over project BODO kunnen gesteld worden via het RDDI contactformulier
- Vragen over de tool Zoek en Vind kunnen gesteld worden aan Doc-Direkt via Doc-Direktrelatiebeheer@minbzk.nl
