E-mailarchivering

Aanleiding voor het project

De hele Rijksoverheid gaat werken met ‘automatische bulkopslag’. Dat houdt in dat alle zakelijke mails in alle mailboxen automatisch worden gearchiveerd. Daarmee voldoet het Rijk aan de Archiefwet, Wet Open Overheid (Woo) én de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Implementatiemanagers en programmamanagers bij de ministeries zijn hiermee als eerste aan de slag gegaan. Deze methodiek is een aanpak binnen archivering die de waarde en het belang van archiefstukken beoordeelt op basis van de sleutelfuncties die ze vervullen voor de organisatie. Voor andere rijksorganisaties geldt 31 december 2026 als deadline. Zij moeten dan volgens het 'pas toe of leg uit'-principe via automatische bulkopslag of een andere methode e-mailarchivering hebben geïmplementeerd.

RDDI werkt tijdens dit project nauw samen met alle 12 kerndepartementen, Open op Orde, Nationaal Archief, CIO-Rijk, SSC-ICT en de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH). 

Stand van zaken

Het project E-mailarchivering heeft in 2018 een handreiking 'Bewaren van e-mail Rijksoverheid' ontwikkeld en vervolgens verschillende producten waarmee rijksorganisaties de Handreiking konden implementeren.

De implementatie van e-mailarchivering verliep langs twee sporen:

• Het organisatorisch of procesmatig invoeren van de Handreiking en de producten die daarmee samenhangen.
• Het creëren van geautomatiseerde oplossingen bij de implementatie van de Handreiking.

Voor beide sporen is daarbij een uitgebreid pakket van hulpmiddelen ontwikkeld. Deze zijn beschikbaar via de RDDI-website. Ook zijn de twee sporen opgenomen in een stappenplan om e-mailarchivering te kunnen implementeren. De volgorde van het stappenplan is niet dwingend en kan bij iedere organisatie anders worden ingevuld.

2024: Huidige ontwikkelingen

In 2024 is het projectteam in nauwe samenwerking met CIO Rijk en het Nationaal Archief begonnen met een uitgebreide schets van het complete proces rond e-mailarchivering. Hierin worden alle relevante protocollen en handreikingen meegenomen, zodat het voor iedereen binnen de organisatie helder is wie waarvoor zorgdraagt. Dit document zal fungeren als leidraad voor de verdere uitwerking van het project en zal bijdragen aan een uniforme benadering met betrekking tot mogelijke acties.  

Tegelijkertijd is begonnen met het ontvlechten van beleid en het realiseren van een technische voorziening. Hiermee zijn 2 aparte projecten ontstaan:

• Het project Techniek werkt aan de realisatie van de technische voorziening e-mailarchivering voor departementen. Volgens planning wordt dit begin 2025 afgerond. Dit project wordt getrokken door de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH), met het SSC-ICT verzorgingsgebied als scope. Departementen buiten dit verzorgingsgebied kunnen óf een eigen voorziening realiseren óf aansluiten bij dit project.
• Het project Beleid – scope: de hele Rijksoverheid – bestaat uit 2 fases: het vaststellen van beleid door CIO Rijk en de implementatie van dat beleid. Naar verwachting zal het rijksbrede beleid er in april 2025 zijn. Daarna, in de 2^e fase, zal RDDI de departementen ondersteunen door de voortgang te coördineren en generieke middelen te ontwikkelen die de departementen kunnen gebruiken bij hun implementatie.

Ondertussen werkt CIO Rijk, in opdracht van de ICBR en ondersteund door RDDI, aan het ombuigen van de handreiking Bewaren van e-mail Rijksoverheid naar beleid.

Resultaten

Te verwachtte eindresultaten:

• Ontwikkelen en vaststelling van beleid op basis van de (geüpdatete) Handreiking Bewaren van e-mail Rijksoverheid.

• Organisatorische implementatie: organisatorische inrichting van e-mailarchivering zoals vastgelegd in de Handreiking.
• Technische implementatie: een werkende technische voorziening voor alle departementen.