De komende wisseling van het kabinet biedt de gelegenheid om de instructies en maatregelen voor het onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media te actualiseren en onder de aandacht te brengen. RDDI heeft in 2023 de opdracht gekregen om deze actualisatie op te stellen conform de geldende regelgeving en huidige richtlijnen.
Aanleiding voor het project
Voor nieuwe bewindspersonen en hun stafmedewerkers is het van belang dat ze op de hoogte zijn van het huidig beleid en de richtlijnen voor het onder beheer brengen van e-mail, chats en socialemediaberichten. Bij vertrekkende bewindspersonen is het van belang dat er geen e-mails, chat- en socialemediaberichten verloren gaan. Daarom ontwikkelde RDDI voor hen handreikingen, een animatie en praktische folders.
Stand van zaken
In samenwerking met stelselpartners en departementen zijn een aantal producten - praktische instructies - gemaakt die bewindspersonen en hun stafmedewerkers helpen bij het veiligstellen van e-mail, chats en socialemediaberichten. Gebaseerd op huidig beleid en actuele richtlijnen; bij aanpassing van het huidige beleid of de huidige richtlijnen zullen ook de producten worden geactualiseerd.
De departementen en stelselpartijen zijn actief betrokken om zo tot een compleet en gedragen eindproduct te komen waar de departementen mee uit te voeten kunnen. De uiteindelijke formele instemming met de producten en de distributie ervan heeft plaatsgevonden in de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR).
Resultaten en opgeleverde producten
Handreikingen
- Handreiking voor bewindspersonen: onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media. Een uitgebreidere variant met daarin relevante informatie op hoofdlijnen voor bewindspersonen.
- Handreiking voor ambtelijke organisatie: onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media van bewindspersonen. De meest gedetailleerde variant met achtergrondinformatie over het onder beheer brengen van e-mail, chat en sociale media.
Folders
- Folder voor nieuwe bewindspersonen: onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media. Hierin staan aanbevelingen gericht op acties die nodig zijn voor het juist onder beheer brengen van van e-mail, chat en sociale media.
- Folder voor vertrekkende bewindspersonen: onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media. Hierin staan aanbevelingen gericht op acties die nodig zijn voor het juist onder beheer brengen van van e-mail, chat en sociale media.
Animatie
Speciaal voor de bewindspersonen is ook een korte animatie gemaakt.
*Muziek speelt*
Beeldtekst: Informatiehuishouding bewindspersonen. Veiligstellen e-mail, chatberichten en sociale media.
Als bewindspersoon ontvangt en deelt u informatie om uw werk te doen. Het is belangrijk om daarop de juiste manier mee om te gaan. Het op de juiste manier omgaan met informatie zorgt voor transparantie, verantwoording en efficiëntie. De Archiefwet is de voornaamste wet voor het onder beheer brengen van informatie. Deze animatie gaat over e-mail, chatberichten en sociale media. De Archiefwet verplicht u om alle zakelijke informatievan deze kanalen altijd te bewaren. Privé-informatie en partijpolitieke informatie zijn uitgezonderd van deze verplichting. We leggen uit hoe u met de verschillende soorten informatie dient om te gaan. Zakelijke informatie is alle informatie die u ontvangt, deelt en produceert bij het uitvoeren van uw werk. Al deze informatie valt wel onder de Archiefwet, en moet dus bewaard blijven. Privé-informatie. De uitleg is tweeledig. De vraag is allereerst: met wie wordt er gecommuniceerd? Gaat het om een privépersoon, dus niet een werk -of bestuurlijk contact, en wordt er alleen over privézaken gecommuniceerd? Dan is het bij uitstek privé-informatie. Daarnaast geldt: wat wordt er gecommuniceerd? Als het antwoord is: niet bestuurlijk maar puur privé van aard, denk bijvoorbeeld aan felicitaties en condoleances, dan betreft het privé-informatie. Het maakt niet uit of het een privé, zakelijk of partijpolitiek contact betreft. Privé-informatie valt niet onder de Archiefwet. Dus die mag u verwijderen. Als laatste is er partijpolitieke informatie. Dit zijn berichten aan en van partijgenoten over onderwerpen die uw partij aangaan. Zowel interne partijaangelegenheden als inhoudelijke partijpolitieke standpunten. Deze informatie valt niet onder de Archiefwet. Dus die mag u verwijderen. Kortom, alleen zakelijke informatie moet worden bewaard. Om het u makkelijker te maken, delen we nog een paar handige adviezen. Scheid voor alle communicatiekanalen uw privé, partijpolitieke en zakelijke informatie. Gebruik een zakelijk account en een privé-account voor de daarbij horende communicatie. Houd zakelijke informatie op zakelijke apparatuur. Het gaat hier om telefoons, laptops, tablets, enzovoorts. Weet wat u moet doen voor het onder beheer brengen van informatie. Het is raadzaam om u hierover te laten informeren door de betreffende medewerkers binnen uw departement.
Benieuwd naar meer informatie over dit onderwerp? Klik op de link in de beschrijving van deze video voor de handreiking voor bewindspersonen.
Logo Rijksoverheid verschijnt in beeld.
*Muziek eindigt*
Benieuwd naar meer informatie over dit onderwerp? Klik op de link in de beschrijving van deze video voor de handreiking voor bewindspersonen.