Rijksbreed professioneel informatiebeheer is van strategisch belang voor een open en responsieve overheid. Iedereen moet overheidsinformatie makkelijk kunnen vinden en begrijpen, én snel antwoord krijgen op vragen – nu en in de toekomst. De ambities van de overheid op dit vlak zijn groot, net als de uitdagingen waarvoor we staan.
Groundhog Day
De informatiehuishouding van de overheid is zoals we weten helaas nog steeds niet op orde. “De problemen met openbaarheid en informatiehuishouding bevinden zich in een vicieuze cirkel", aldus het rapport Groundhog day van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) in 2024. Daar willen wij graag verandering in aanbrengen.
Het citaat hierboven geeft een goede weergave van de huidige situatie. Gelukkig constateren we ook dat de bereidheid tot een nieuwe aanpak om hierin verandering te brengen zeer groot is. RDDI heeft de afgelopen maanden vele gesprekken gevoerd met onder andere ACOI, Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, CIO Rijk, Nationaal Archief en vele ministeries, uitvoeringsorganisaties en gemeenten.
Van opdrachtbrief naar plan van aanpak
De gesprekken zijn onder andere de inspiratie geweest voor het opstellen van de opdrachtbrief zoals deze op 30 januari is vastgesteld door Programma Open Overheid en het Interdepartementaal Expertoverleg Informattiehuishouding.
De opdrachtbrief wordt in Q1 & Q2 van 2025 verder uitgewerkt naar een plan van aanpak. Daarin wordt in meer details beschreven welke producten het project zal gaan opleveren.
In de opdrachtbrief zijn 3 niveaus uiteengezet: micro, meso en macro. Samen met deelnemende ministeries en uitvoeringsorganisaties wordt momenteel al gewerkt aan de micro en meso niveaus. De eerste bijeenkomsten hiervoor hebben al plaatsgevonden.
Wat is de uitdaging?
Informatie is van strategisch belang vanuit verschillende perspectieven, voor bedrijfsvoering, medewerkers, privacy, security, verantwoording, onderzoek en erfgoed. Sturing is nodig om procedures, processen, competenties en eenduidigheid op meerdere aspecten te verkrijgen om effectief gebruik te maken van informatie. Onze uitdaging is het bieden van de juiste handvatten om bestuurders en i-professionals binnen rijksorganisaties (ministeries en uitvoeringsorganisaties) in staat te stellen grip te krijgen op de complexiteit van de informatiehuishouding, en in control te komen op de informatie. Zodoende kunnen zij met de juiste competenties de kwaliteit van informatiebeheer optimaliseren en waarborgen.
Wat is de ambitie?
Onze ambitie is dat de expertise van alle betrokkenen samen wordt gebracht. Zodat bestuurders en i-professionals in staat zijn op uniform (rijksbreed) informatiebeheer te sturen en structurele verbeteringen kunnen doorvoeren. Om dit te bereiken worden trainingen, handvatten en stappenplannen aangereikt waarmee de organisaties zelf concrete verbeterstappen kunnen realiseren, en de mogelijkheid hebben om hierin zelf continu te ontwikkelen.
Activiteiten op 3 niveaus
1. Professioneel informatiebeheer op microniveau bevordert kennis over kwaliteitszorg van de informatiehuishouding
Het is uiteindelijk de bedoeling dat er inzicht wordt gecreëerd waar raakvlakken tussen de verschillende disciplines zitten en hoe deze zich tot elkaar verhouden. Daarbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van reeds bestaande voorzieningen, overzichten en informatie. Niemand heeft er baat bij om nog een nieuw overzicht op te stellen. Er zijn er al genoeg. Maar het samenbrengen en in relatie tot elkaar presenteren helpt juist om te komen tot daadwerkelijk inzicht en overzicht. Zo wordt gekeken naar goede voorbeelden uit de praktijk zodat we van elkaar kunnen leren en elkaars kennis en expertise kunnen benutten in plaats van overal het wiel opnieuw uitvinden. Deze kennis ondersteunt het brede verhaal rondom kwaliteit voor bestuur en i-professionals, waardoor het realistischer wordt dat structurele verbeteringen in hun organisatie worden behaald.
2. Professioneel informatiebeheer op mesoniveau bevordert effectief gebruik maken van informatie.
Het doel is om beter haalbare en realistische doelen te kunnen stellen, en een helder pad in te kunnen zetten om deze doelen te behalen. Dit betekent het versterken van de competenties, zoals strategisch taalgebruik van de i-professionals dat aansluit bij processen en bedrijfsvoering. Dit moet o.a. leiden tot meer vertrouwen, richtinggevend en verbindend vermogen naar bestuurders en het bevorderen van de dialoog en de samenwerking binnen het i-domein. Om dit te bereiken worden trainingen, handvatten en stappenplannen aangereikt waarmee de organisaties zelf concrete verbeterstappen kunnen realiseren, en de mogelijkheid hebben om hierin zelf continu te ontwikkelen.
3. Professioneel informatiebeheer op macroniveau is belangrijk voor continu verbeteren en in control komen op informatie
De regie op overheidsinformatie is versnipperd over veel overheidsorganisaties waardoor de overheid als geheel niet in control is. Door de samenwerking van de verschillende disciplines te faciliteren kan er een integraal beeld voor het i-domein gecreëerd worden. Een integraal beeld op informatie waarmee de disciplines privacy, openbaarmaking, beveiliging en informatiehuishouding vertegenwoordigd zijn en geoperationaliseerd kunnen worden. Dit zorgt dat continu verbeteren mogelijk wordt - en we rijksbreed in control komen op de informatie van de overheid.