Om de informatiehuishouding op orde te krijgen is een breed scala aan verbeteringen nodig. In de afgelopen 2,5 jaar zijn al veel tools ontwikkeld en hebben alle rijksorganisaties stappen gezet om hun eigen informatiehuishouding op orde te brengen. Kan dit effectiever en efficiënter? En welke stap is een goede volgende stap? Het project Kwaliteitssystemen ondersteunt (rijks)organisaties in het ontwikkelen en implementeren van een eigen kwaliteitssysteem voor informatiehuishouding om op een geleide manier te groeien in de (organisatorische) volwassenheid in het omgaan met informatie.
Wat doet het project Kwaliteitssystemen?
In de volwassenheidsmeting is gedefinieerd welke aspecten bijdragen aan een hoger volwassenheidsniveau. Ook is op Open-Overheid.nl een begin gemaakt met een etalage waarin alle rijksbrede voorzieningen zijn opgenomen.
In de zoektocht naar verbetering wordt al snel een eigen wiel uitgevonden. Vele organisaties zijn nog niet bekend met de generieke voorzieningen die beschikbaar zijn. Ook kunnen rijksorganisaties veel van elkaar leren en met elkaar delen. Activiteiten en voorzieningen die de ene rijksorganisatie heeft ontwikkeld, kunnen ook waardevol zijn voor de rest.
Om deze redenen wordt een project gestart om organisaties te ondersteunen in de ontwikkeling en implementatie van een kwaliteitssysteem, een stappenplan naar een hoger volwassenheidsniveau. Daarmee kunnen geleide groei en continue verbetering worden ingezet. Naast een overzicht van voorzieningen en kennisdeling, is ook de doorontwikkeling van generieke indicatoren voor de monitoring van de kwaliteit van de informatiehuishouding onderdeel van dit traject.
Stand van zaken
De exacte invulling van dit project wordt nog nader beschreven. En om de behoeften verder te specificeren zal uitvraag worden gedaan bij departementen en andere rijksorganisaties. Van dit vooronderzoek is inmiddels een whitepaper verschenen met de resultaten. Deze laten een gevarieerd beeld zien van de opzet, het bestaan en de werking van kwaliteitssystemen. En enkele duidelijke behoeften die de uitgangspunten kunnen vormen voor vervolgtrajecten.
Deelprojecten & mijlpalen
Verwachte producten:
- Omschrijving van een kwaliteitssysteem en de criteria die hier onderdeel van uitmaken.
- Overzicht van voorzieningen per stap.
- Overzicht van voorzieningen per kwaliteitscriterium.
- Overzicht van de generieke tools, gekoppeld aan het stappenplan (wat kun je wanneer inzetten).
- Inzicht in de tools die organisaties helpen met het op orde krijgen van hun kwaliteitssysteem voor IHH, maar nog niet beschikbaar zijn. Op basis van deze inzichten kunnen nieuwe projecten worden gestart om deze tools alsnog te ontwikkelen.