Metagegevens zijn essentieel voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Ze helpen bij het organiseren, vinden en begrijpen van informatie. RDDI is een project gestart om deze belangrijke instrumenten voor informatiebeheer up-to-date en relevant te houden voor nieuwe normen en eisen.
*Muziek speelt
Beeld titel: Metadata: De sleutel tot toegankelijke overheidsinformatie.
Voice-over: De overheid werkt met enorme hoeveelheden data.
Zonder de juiste context is het lastig om deze data te vinden en te gebruiken.
Daarom voegen we metadata toe.
Metadata zijn gegevens over gegevens en bieden context aan documenten en informatie zoals beleidsstukken, e-mails of notulen.
Ze beschrijven waar een document of informatie over gaat, hoe het tot stand kwam en waarvoor het gebruikt kan worden.
Afspraken over metadata-standaarden binnen de overheid zijn van groot belang.
Door gestandaardiseerde metadata te gebruiken kunnen medewerkers makkelijker informatie terugvinden en kunnen overheidsorganisaties efficiënt samenwerken en informatie delen.
Dit is essentieel voor transparantie en succesvolle projecten.
Zonder gemeenschappelijke metadata is het voor departementen, uitvoeringsinstanties gemeenten en andere overheidsorganisaties moeilijk om efficiënt samen te werken.
Een concreet voorbeeld is een Woo-verzoek.
Zonder gestandaardiseerde metadata is het lastig om op tijd de juiste informatie te vinden binnen diverse organisaties.
Dit kan leiden tot onnodige vertragingen en het missen van relevante informatie.
Goed gebruik van metadata verkort de doorlooptijden van WOO-verzoeken en helpt organisaties te voldoen aan hun wettelijke verplichtingen.
Zoals de plicht tot overbrengen en vernietigen van informatie volgens de Archiefwet.
Het toevoegen van gestandaardiseerde metadata biedt tal van voordelen.
Metadata maakt het eenvoudiger om informatie gestructureerd te beheren en archiveren.
Metadata versnelt zoekopdrachten en biedt snellere toegang tot relevante informatie.
Metadata vergemakkelijkt de uitwisseling van gegevens tussen verschillende systemen en organisaties.
Metadata geeft relevante context over de herkomst en het doel van informatie.
Metadata helpt bij het naleven van onder andere archiverings-, privacy- en toegankelijkheidsregels.
Metadata zorgt ervoor dat digitale bestanden ook in de toekomst toegankelijk blijven.
Metadata ondersteunt het beschermen van gevoelige informatie.
Het implementeren van gestandaardiseerde metadata is essentieel voor de vindbaarheid, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie.
Ga jij aan de slag met metadata binnen jouw organisatie?
Dan hebben we de volgende tips voor je.
De Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie biedt naast MDTO en TOOI, een kader voor de implementatie van metadata.
Ook zijn er tools beschikbaar, zoals handreikingen en de NORA website.
Maak genoeg tijd en budget vrij voor scholing en het implementeren en toepassen van metadata binnen jouw organisatie.
Denk na bij de start van elk project welke metadata je nodig hebt en welke standaarden daarvoor van toepassing zijn.
Samen werken we aan toegankelijke overheidsinformatie.
Beeldmerk: Rijksoverheid
Meer informatie over metadata en de standaarden is te vinden op de website van de ICTU (NORA).
Download daar de handreiking en ga aan de slag met de implementatie van metadata.
Beeldtekst:
Deze video is gemaakt door RDDI.
Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding
Aanleiding voor het project
Het Rijk staat voor de uitdaging om de nieuwe (ISO/NEN) normen en eisen aan openbaarheid, bedrijfsvoering en archivering te integreren. CIO Rijk heeft de vraag gesteld voor een herijking van de Richtlijn Metadata Overheid (RMO) en eventuele aanpassingen aan Metagegevensmodel Duurzame Toegankelijkheid Overheid (MDTO) in samenhang met andere standaarden. Het projectteam Metadata Rijksoverheid is opgericht om een voorstel te ontwikkelen voor het aanpassen van RMO en het MDTO.
Het vernieuwde MDTO kan uiteindelijk rijksbreed worden toegepast. RDDI leidt dit project, in samenwerking met CIO-Rijk, het Nationaal Archief en andere overheidsorganisaties. Naast een verkenning en een whitepaper is een adviesnota aan het CIO beraad en de ICBR aangeleverd.
Stand van zaken
Op 5 december heeft de ICBR besloten om MDTO vast te stellen als standaard voor de Rijksoverheid met het oog op uitwisseling en overbrenging van duurzaam toegankelijke informatieobjecten. Omdat MDTO niet alle knelpunten voor de Rijksoverheid kan oplossen, heeft de ICBR ook ingestemd met een vervolgaanpak. In de vervolgaanpak worden onder andere de metadata over bedrijfsactiviteiten, actoren en mandaten (wat, waar en door wie) gestandaardiseerd.
Dit betekent dat het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (TMR) door de ICBR ingetrokken wordt, rekening houdend met een overgangsperiode van minimaal 3 jaar. De Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie wordt in het vervolgtraject in samenwerking met andere overheden geactualiseerd. Ook worden het eigenaarschap en beheer van zowel het stelsel van metadata standaarden als voor individuele standaarden (beter) ingericht. Naast MDTO zijn er andere normen en afsprakenstelsels die gehanteerd kunnen worden voor uitwisseling tussen overheden of binnen overheden, alsmede vanuit de overheid naar niet-overheidspartijen. Deze kunnen zelfstandig of in samenhang met MDTO gehanteerd worden.
De implementatie van MDTO binnen de Rijksoverheid is een zaak van de lange adem, vraagt afstemming met ICT-leveranciers en gebruikmaking van slimme momenten zoals aanbestedingen. De benodigde doorlooptijd en kosten variëren daardoor per organisatie.
In 2024 werkt een overheid brede projectgroep onder leiding van RDDI de vervolgaanpak verder uit voor onder andere implementatie van MDTO en andere metagegevens die vastgelegd moeten worden. MDTO wordt begin 2024 aangemeld bij het forum voor standaardisatie voor opname op de ‘Pas toe of leg uit lijst’.
Producten
Een verkenning en een whitepaper zijn opgeleverd inclusief bijbehorende routekaart.
Download de routekaart hier: Routekaart Metadata en MDTO | Richtlijn | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding).
De Whitepaper is hier beschikbaar: Whitepaper Metadata | Rapport | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding
Deze producten vormen de basis voor de verdere aanpak.