Een manier om de informatiehuishouding op orde te krijgen en te houden, is met voldoende en goed opgeleide professionals voor het inrichten en uitvoeren van informatiebeheer. Om organisaties hierbij te ondersteunen is in het voorjaar van 2024 het project Strategische Opleidingsplannen gestart. Tijdens pilots bij Rijkswaterstaat, VWS, DUO en het KNMI bleek al snel dat een ontwikkelopgave altijd meer vraagt dan opleiding. Wat nodig zijn, zijn strategische ontwikkelplannen, waarin individueel leren en organisatieontwikkeling met elkaar verbonden worden. Wat leidt tot een Strategische Ontwikkelaanpak.
Aanleiding van het project
Uit het rapport 'Analyse en Evaluatie Open Overheid Spoor Informatiehuishouding 2022' van het programma Open Overheid blijkt dat meer dan de helft van de rijksorganisaties de (bij)scholing van informatieprofessionals niet op orde heeft. Nader onderzoek van de onderliggende documenten laat zien dat er grote verschillen zijn tussen de organisaties. Ook in de aanmeldingen voor opleidingen bij het Leerhuis Informatiehuishouding is een groot verschil te zien tussen de verschillende organisaties.
Wat doet het project?
Samen met 4 organisaties die qua omvang beeldbepalend zijn binnen de Rijksoverheid en volwassenheidsniveau 1 à 2 scoren in het op orde hebben van de scholing, Rijkswaterstaat, VWS, DUO en het KNMI, heeft RDDI een traject doorlopen voor de ontwikkeling van een strategische ontwikkelaanpak. De basis daarvoor werd gevormd door het denkmodel voor Strategische Ontwikkelaanpak. Met als startpunt het strategisch verhaal: wat is de ontwikkelopgave? Het denkmodel levert het denkkader voor een ontwikkelplan met interventies. Daarbij wordt geredeneerd vanuit het doel in plaats van de vorm, zoals een cursus of handreiking.
De pilots leerden dat er naast een ontwikkelplan ook een meetplan nodig is: bereik je wat je wilt bereiken?
Stand van zaken
In de pilots ging Rijkswaterstaat aan de slag met een ontwikkelplan voor het sterker maken van de adviserende rol van de afdeling Documentair Informatiemanagement (DIM) en het bekend en erkend maken van de DIM-medewerkers als kader stellende experts. VWS wil informatiehuishouding een geborgd onderdeel maken van de onboarding. DUO werkt aan gewenst e-mailgedrag. En het KNMI heeft informatiehuishouding opgeknipt in fases en is begonnen met de campagne ‘Goed bewaard begint bij jou’ voor het goed opslaan in MS Teams en vooral het creëren van draagvlak.
Met de afronding van het RDDI-project zijn de pilots tot een eind gekomen – om als ontwikkeltraject voortgezet te worden vanuit het Leerhuis Informatiehuishouding, dat ondersteunt met advies, begeleiding en leermiddelen. Zo heeft Rijkswaterstaat een intervisiegroep ingericht. Bij VWS is informatiebeheer nu onderdeel van de onboarding en gaan ze kijken naar het effect daarvan na enkele maanden in dienst. DUO stoeit nog met techniek die kan helpen bij e-mailarchivering én wellicht meer. En bij het KNMI is de campagne volop gaande.