Implementatie websitearchivering bij rijksorganisaties
Het project Webarchivering Rijk heeft als doel te komen tot implementatie van een eenduidige archiveringspraktijk voor openbare websites van de Rijksoverheid. Daarvoor zal een rijksbrede voorziening worden gecreëerd. In 2021 sluiten rijksorganisaties gefaseerd aan op de centrale voorziening voor websitearchivering. Dat betekent dat zij zich in 2020 hierop moeten voorbereiden door websitearchivering in hun eigen organisatie te implementeren.
Maar hoe doe je dit? Om organisaties hierbij te helpen, heeft RDDI een aantal instrumenten en dit stappenplan ontwikkeld. Volg dit stappenplan om te weten wanneer je welk instrument in kan zetten en welke andere acties je nog uit moet voeren om goed voorbereid te zijn op de aansluiting op de centrale voorziening. Dit geldt zowel voor de websites op het Platform Rijksoverheid (PRO), als voor overige websites.
Stappenplan
Stap 1: Beleg de verantwoordelijkheid voor de implementatie van websitearchivering binnen de organisatie
Wijs een projectleider websitearchivering aan of beleg op een andere manier de verantwoordelijkheid daarvoor. Zo is er een duidelijk aanspreekpunt in de organisatie.
Stap 2: Zet de publieke websites van de organisatie op 'permanent bewaren' in de selectielijst
Bijvoorbeeld als onderdeel van publieksvoorlichting of publiekscommunicatie. Dit is van belang om websites in de toekomst duurzaam toegankelijk te houden (zie ook de Richtlijn archiveren overheidswebsites van het Nationaal Archief).
Stap 3: Actualiseer het Websiteregister Rijksoverheid
Zorg dat het Websiteregister Rijksoverheid actueel is voor jouw organisatie. Meld nieuwe websites per e-mail aan bij de Dienst Publiek en Communicatie . Dit is van belang omdat de websites die hierin opgenomen zijn onderdeel zullen uitmaken van de rijksbrede centrale voorziening voor websiterachivering.
Stap 4: Start het implementatietraject op aan de hand van een plan van aanpak
Nu kan daadwerkelijk gestart worden met de implementatie van websitearchivering binnen de organisatie. RDDI heeft twee instrumenten ontwikkeld om de organisatie hierbij te ondersteunen.
1. Gebruik het Self-assessment implementatie van RDDI om de belangrijkste vraagstukken binnen websitearchivering vanuit verschillende rollen en functies in beeld te krijgen.
2. Gebruik de Modelaanpak implementatie websitearchivering van RDDI om per fase van het implementatietraject te zien wat de belangrijkste aandachtsgebieden zijn en welke activiteiten uitgewerkt, afgestemd en uitgevoerd moeten worden.
Maak een plan met behulp van deze instrumenten met daarin de nadere te ondernemen acties, de betrokken rollen binnen de organisatie en de planning van het traject.
Stap 5: Reserveer budget voor websitearchivering
Hou hierbij rekening met:
• eenmalige kosten ten behoeve van de implementatie
• structurele kosten voor het archiveren van openbare websites middels de centrale voorziening.
Stap 6: Toets de websites van jouw organisatie op het voldoen aan de AVG/publicatierechten
Dit is van belang om de risico’s in het kader van privacy- en publicatierechten ten aanzien van websitearchivering te kunnen signaleren en zoveel mogelijk te beperken.
Gebruik daarvoor de Modeltoets AVG en publicatierechten voor archivering overheidswebsites van RDDI . Dit instrument kan zowel toegepast worden op bestaande als op nieuwe webpagina’s van rijksonderdelen. Doe dit óók voor websites die onderdeel zijn van het Platform Rijksoverheid (PRO).
Stap 7: Toets de websites van jouw organisatie op digitale toegankelijkheid
Digitaal toegankelijk houdt in dat een website even goed bruikbaar is voor mensen zonder als mèt een functiebeperking. Om te voldoen aan de richtlijnen voor websitearchivering, moeten de websites al in de live-fase voldoen aan de eisen rond digitale toegankelijkheid. Het voldoen aan deze eisen is ook verplicht vanuit het “Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid" en draagt bij aan een goede toegankelijkheid van het webarchief.
Gebruik hiervoor de Handreiking organiseren digitale toegankelijkheid van RDDI om na te gaan of de eigen websites voldoen aan de digitale toegankelijkheidseisen voor rijkswebsites en onderneem waar nodig actie. Doe dit óók voor websites die op PRO staan.
Stap 8: Toets de websites van jouw organisatie op het voldoen aan overige eisen voor rijkswebsites
Naast digitale toegankelijkheidseisen zijn er door het Forum Standaardisatie een aantal richtlijnen als verplicht aangemerkt voor overheidsorganisaties. Een aantal van deze richtlijnen zijn verplicht en andere zijn aanbevolen. Zorgen dat rijkswebsites hieraan voldoen, draagt bij aan de kwaliteit van het webarchief.
Gebruik hiervoor de Modeltoets voldoen aan overige eisen Rijkswebsites van RDDI om te zien in hoeverre de websites van jouw organisatie aan deze eisen voldoen, en onderneem waar nodig actie.