Woo-Doeth, een update
Het RDDI-project Woo-Doeth is een verzameling van deelprojecten die zijn voortgekomen uit de implementaties van Woo hulp-tooling en extern geproduceerde rapporten. Zaken die als belemmerend worden ervaren, wil Woo-Doeth rijksbreed oplossen.
Voorbeelden van deze zaken zijn:
- Zoekprotocol
- Woo-workflow
- Digitaal Woo-formulier
- Generiek lakprofiel
- Metadataschema Woo voor lakken
Zoekprotocol
Woo Doeth levert een rijksbreed goedgekeurd zoekprotocol op dat rijksmedewerkers in staat gaat stellen versneld, vereenvoudigd en veilig te zoeken in databronnen. Dit protocol voldoet aan de wet- en regelgeving waar de rijksoverheid zich aan te houden heeft. CIO Rijk heeft akkoord gegeven het zoekprotocol aan te bieden aan de C-raden, (CISO-raad, CPO-raad en CDO-raad). Deze reviewronde heeft plaats gevonden en de bevindingen worden opgepakt. Het zoekprotocol wordt in Q1 2024 opgeleverd.
Woo-workflow
De Woo-workflow is een product dat inzicht gaat geven in het Woo-proces: de afhandeling, de tijdsbewaking en waar een organisatie mee bezig is. Ook biedt het de mogelijkheid om aan te sluiten op de departementale IHH-dashboards. Bij het ministerie van BZK loopt op dit moment een pilot. Een akkoord op de workflow wordt in Q1 verwacht.
Digitaal Woo-formulier
Het digitale Woo-formulier is een nieuw formulier waarmee rijksbreed een kwaliteitsslag gemaakt wordt in het uitvragen van informatie bij de Woo-verzoeker. En meteen ook in de presentatie van informatie aan de aanvragers. Het digitale Woo-formulier is in ontwikkeling. Ook wordt gekeken hoe het formulier live gezet kan worden voor een pilot.
Generiek lakprofiel
De rijksoverheid heeft laktooling ingekocht om het lakproces te versnellen. Daarbij is niet gekeken naar een eenduidig lakprofiel. Dit heeft geresulteerd in verschillende implementaties en daardoor weten we als rijksoverheid niet wat onze collega-rijksoverheden hebben besloten te lakken. Hiermee wordt het lakken rijksbreed inconsistent. De projectgroep gaat de inventarislijst standaardiseren met onder meer de getoonde velden, naamgeving van de documenten en verwijzingen. Woo-Doeth gaat deze verschillende lakregels samenbrengen in één set regels, waardoor alle departementen gebruik kunnen maken van elkaars lakbehoefte en op dezelfde manier hun lakdossier publiceren.
Metadataschema Woo
Om te kunnen lakken worden er vanuit allerlei locaties documenten opgehaald en geüpload in het laksysteem. Elke bron heeft een eigen detaillering in metadata. Wat vast staat is dat elk document wordt gewijzigd tijdens het lakken, bijvoorbeeld door verwijdering, convertering en lakacties. Deze zaken moeten vastgelegd worden in een metadataschema voor de Woo. Dat vereenvoudigt de opslag en publicatie later in het proces. Woo-Doeth regelt de definitie van de benodigde metadata uit het lakproces in het metadataschema en zorgt dat deze bij Doc-Direkt wordt aangeboden ter implementatie. Op dit moment wordt bepaald wordt hoe het metadataschema en het generieke lakprofiel in Q1 opgepakt worden.
Voortgang met resultaat
Volgens planning had Woo-Doeth in 2023 moeten opleveren. Dat is niet gelukt en daar zijn goede redenen voor. Zo gaan we voor het zoekprotocol een extra kwaliteitsslag opleveren en is er extra aandacht besteed aan de Woo-workflow en het digitale formulier om deze aan te laten sluiten op de praktijkbehoefte. Woo-Doeth gaat dus nog even verder. Diverse trajecten zitten in de pilot- of goedkeuringsfase.
Een belangrijke uitdaging voor Woo-Doeth is de grootte van de rijksoverheid. Om alle partijen te bedienen en mee te nemen in het proces moet met veel gremia overleg en overeenstemming plaatsvinden. En dat kost tijd. Belangrijk is dat de deelprojecten rijksbreed gedragen wordt. Dit maakt dat iedereen ook in 2024 met enthousiasme en positieve energie verder werkt.