Verbeteren informatiehuishouding overheid begint bij gedrag
Aanpassing van gedrag is een van de speerpunten in de verbetering van de informatiehuishouding van de overheid. Dat zegt projectleider Leerhuis Rijksmedewerker Informatiehuishouding Honzik Pavel in een artikel op nu.nl. Daarin vertelt hij samen met regeringscommissaris Informatiehuishouding Arre Zuurmond over het project Open op Orde om overheidsinformatie te versnellen en te verbeteren: deze informatie moet vindbaar, beschikbaar, leesbaar en betrouwbaar zijn voor burgers, parlement en journalisten. Daarnaast is modernisering ook nodig om de overheid als aantrekkelijke werkgever te positioneren. ‘Door met elkaar creatief na te denken over de gewenste situatie en die ook waar te maken, wordt het nog leuker en interessanter om hier te werken’, aldus Zuurmond. Lees op nu.nl het volledige interview.
Zoeken naar documenten
Een ogenschijnlijk eenvoudige afspraak is bijvoorbeeld dat iedereen bestanden opslaat onder een herkenbare naam op een toegankelijke plek. Doen ze dat niet, dan wordt het terugvinden een hels karwei. En dat probleem blijkt in de praktijk groot te zijn. Zuurmond: 'Sommige overheidsorganisaties zijn 20 procent van hun beleidscapaciteit kwijt aan het zoeken naar documenten. Nieuwe beleidsmedewerkers komen er soms pas na een half jaar achter dat drie deuren verderop iemand al een notitie heeft geschreven over het onderwerp waar ze zelf lang mee bezig zijn.'
Een andere indicator van het probleem is de tijd die het kost om aan een verzoek Wet open overheid (Woo), de opvolger van het verzoek Wet openbaarheid van bestuur (Wob), te voldoen. Dat is nu 160 dagen, terwijl 42 dagen de norm moet zijn, aldus Zuurmond. 'En de vragen vanuit de Kamer, de journalistiek en de samenleving nemen alleen maar toe. Er staan nu al drie parlementaire enquêtes op het programma.'
Gedragsverandering
Aanpassing van gedrag is daarom een van de speerpunten in de verbetering van de informatiehuishouding. Om erachter te komen wat in het kader van het programma Open op Orde precies moet veranderen heeft Pavel onderzoek laten doen naar het opslaggedrag. Pavel: 'Gewoontes onder medewerkers en leidinggevenden blijken veruit de belangrijkste gedragsbepaler te zijn. We zien overigens geen significante verschillen in de onderliggende houding bij medewerkers van de verschillende rijksorganisaties. 97 procent vindt het belangrijk dat informatie goed wordt opgeslagen. Dat is dus positief. Maar wat het gedrag wel beïnvloedt is de aanwezige tooling. Als een Document Management Systeem omslachtig werkt en dus tijd kost, dan is de verleiding groot om het systeem heen te werken en bijvoorbeeld een document lokaal op te slaan.'
Pavel concludeerde daarnaast uit het onderzoek dat gewoontes niet alleen door tooling worden beïnvloed, maar ook door de sociale context. 'Als een leidinggevende het goede voorbeeld geeft, heeft dat een positief effect. En managers kunnen natuurlijk ook actief sturen op het gewenste gedrag. Een derde aspect is kennis over de nieuwe Wet open overheid: Wanneer moet je informatie actief openbaar maken? Geldt dat ook voor conceptdocumenten en geldt het voor alle typen documenten? Kennis delen over de toepassing van deze wet is dus ook nodig', aldus Pavel.