Beleid e-mailarchivering klaar voor goedkeuring
CIO-Rijk heeft in samenwerking met de privacy-adviseurs van de Rijksoverheid en het PAR-team het beleid grondig doorgelicht op privacy-risico’s. Het is vervolgens aangescherpt met maatregelen om de rest-risico’s terug te brengen naar een acceptabel niveau. Het beleid kan nu verder in het besluitvormingstraject.
Het beleid is tot stand gekomen door intensieve samenwerking tussen onder andere het Nationaal Archief, CIO-Rijk en Programma Open Overheid.
Voor Floris Janssens-Andrejew, adviseur bij het Nationaal Archief, is dit een belangrijke stap: “Voortgang in het implementeren van e-mailarchivering, betekent ook voortgang in het niveau van informatiebeheer van de overheid en de verantwoording van overheidshandelen naar burger en onderzoeker.”
Ook Jochem Feekes, projectleider bij RDDI dat het proces begeleidt, is blij met de voortgang: ”Ik ben enorm dankbaar dat de betrokkenen binnen dit lange traject zich zijn blijven inzetten om tot elkaar te komen. Het PAR-advies markeert deze samenwerking, daar ben ik echt trots op.”
Binnen de Rijksoverheid is e-mailarchivering een onderwerp dat al geruime tijd speelt. Het ontwikkelen van gedragen beleid rondom het opslaan en archiveren van e-mailverkeer blijkt al jaren lastig. Belangen en wetgeving lopen op dit gebied uiteen. Enerzijds is er de wens tot transparante besluitvorming, verantwoording en openbaarheid. Dit komt tot uiting in onder andere de Archiefwet en de Wet Open Overheid. Anderzijds is er de AVG om de privacy te bewaken van zender, ontvanger en degenen die onderwerp zijn in de e-mails.
Het beleid kan nu voor akkoord voorgelegd worden aan de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) en de Groepsondernemingsraad Rijk (GOR), de overkoepelende ondernemingsraad van de Rijksoverheid. Na vaststelling kan het vervolgens binnen alle overheidsorganisaties worden geïmplementeerd.