Nieuwsbrief RDDI, Open op Orde

In roerige tijden komt het onderwerp informatiehuishouding steevast naar boven. De conclusies zijn eigenlijk altijd dat de informatie niet op orde is. De rijksoverheid is niet in staat gevraagde informatie tijdig en kwalitatief goed aan te leveren, aldus zo ongeveer iedereen.

Na jaren van verbeteracties en de nodige inspanningen, maar steeds concurrerend met andere belangrijke thema’s en zonder extra geld, is het tijd voor een echt aanvalsplan. En dan niet een plan wat maar een deel van het probleem adresseert, maar waaraan nu eens een echte grondige analyse aan de basis ligt.

Dat plan ligt er nu en heet Generiek actieplan informatiehuishouding ‘Open op Orde’. Open omdat we met een brede groep op een open manier het vraagstuk hebben geanalyseerd. Op orde omdat we dat goed geordend hebben gedaan. De vierhonderd opmerkingen over ons werk zijn verzameld en naar iedereen is zoveel mogelijk geluisterd. En omdat het uiteindelijke doel is om de informatiehuishouding open en op orde te krijgen.

Voor het eerst is er erkenning dat zo’n aanvalsplan geld kost en capaciteit vraagt. Daarom is door het kabinet 780 miljoen vrij gemaakt om noodzakelijke verbeteringen door te voeren en de informatieprofessional weer een volwaardige plek te geven in onze organisaties.

Wat we nu vragen aan iedere organisatie is om de reis die wij hebben gemaakt zelf te maken. Ga langs de vier lijnen uit het plan met een brede groep door je eigen informatiehuishouding. Hoeveel kennis en professionals hebben wij in huis dan wel elders georganiseerd? Wat weten onze medewerkers over het belang van dit onderwerp? Welke informatie hebben wij in huis en hoe is dat beheerd? Hoe ziet ons IT-landschap informatiehuishouding eruit? Hoe sturen we en op welke KPI’s?

Vanuit RDDI gunnen we iedereen dat dit op dezelfde wijze wordt gedaan als de titel van het rapport zegt: Open en op Orde. En omdat dit de overheid is die we willen zijn. Laat zien dat ook jullie deze opgave aankunnen. Voor 1 juli a.s. dienen de organisatieplannen er te liggen. Niet alleen vanwege de extra middelen die alleen beschikbaar komen als er zo’n plan ligt, maar vooral omdat hier een noodzakelijke opgave ligt die we als rijksoverheid moeten oppakken.   

Wij ondersteunen waar nodig en mogelijk. In de maanden april en mei organiseren we bijeenkomsten om hen op weg te helpen. Save the date: de kick-off Open op Orde voor de rijksonderdelen vindt online plaats op 21 april van 12:30 tot 14:00. Houd onze site www.informatiehuishouding.nl/openoporde en de nieuwsbrief in de gaten voor de verdere data en meer informatie.

Van buigzame ambtenaren en kritische burgers  tot machtige algoritmes en vloeibare datazwermen. Welke onderstromen kent onze maatschappij? Wat dit betekent voor de overheid en haar informatie?

In de 2e uitgave van ons online magazine RDDImpact lees je meer over de onderstromen uit het eerste hoofdstuk van de toekomstverkenning  ‘De informatiehuishouding van het Rijk in 2030’. Experts van binnen en buiten het Rijk geven hun gedachten over het samenspel van en botsingen tussen de onderstromen en wat dit betekent voor de toekomst van informatiehuishouding en de uitdagingen waar de ambtenaar van de toekomst voor staat. Sociologe Christien Brinkgreve geeft een beschouwing over de onderstromen en de omslag in denken die nodig is om toekomstige uitdagingen het hoofd te kunnen bieden. Verder delen collega’s hun ervaringen in ‘Tips van I-profs’ en geven we je ‘10 lees- en kijktips’ voor meer verdieping.

Eind 2020 heeft het Future Lab samen met de Reframing Studio twee werkateliers georganiseerd om zelf de toekomst te verkennen. De energie die met de werkateliers genereert, willen we wijder verspreiden binnen de Rijksoverheid en we willen Rijksorganisatie de mogelijkheid te bieden om hun ideeën verder uit te werken.

Met de werkatelier-instructie van Future Lab kan iedereen, met name IV-professionals, binnen het rijk zelf werkateliers organiseren. De instructie geeft praktische handvatten voor de voorbereiding, je presentatie en handleidingen om aan je moderatoren en reporters mee te geven.

Door het generiek actieplan zal de verbetering van de informatiehuishouding in een stroomversnelling komen en groeit het belang van opleiding van de informatieprofessional. Projecten om kennis te ontwikkelen en informatieprofessionals te werven versnellen. RDDI ontwikkelt producten in lijn met het generiek actieplan, te weten in een werkgroep met CIO Rijk, AV, NA, Doc-Direkt en een aantal departementen. De werkgroep zal  de komende weken de actiepunten beleggen en per actiepunt een PVA maken. Dat moet een productplanning opleveren die we in de volgende nieuwsbrief zullen toelichten.

Eind 2020 gaf de Stuurgroep akkoord op de overgang van productenfase naar implementatiefase. In deze nieuwe fase ondersteunen we departementen om Actieve Openbaarmaking te implementeren door:

• Monitoring: een dashboard maakt duidelijk waar de departementen staan.
• Kennisdeling: we inventariseren best practices en delen deze met de departementen, o.a. in kennissessies.
• Pilots te organiseren vanuit onder meer de onderwerpen stikstof, aardbevingen en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed.
• Agendering en ambitievorming: we houden agenderingsgesprekken met de departementen en organiseren een masterclass (workshop en e-learning) voor schaal 15 en hoger in samenwerking met Bureau Algemene Bestuursdienst.

Openbaarmaking en informatiehuishouding

Het Platform Open Overheidsinformatie (Plooi) staat online! Hier kun je snel en handig openbare overheidsdocumenten vinden. Wat vind je ervan? Laat het weten en help om het platform verder te verbeteren.

De Stuurgroep RDDI heeft op 29 maart 2021 de tweede fase van het project BODO goedgekeurd. In deze fase gaan we een plan van aanpak (inclusief geactualiseerd White paper) opstellen en pilots inrichten. De eerste 3 pilots:

• Digitale Vernietiging in samenwerking met OCW
• Opschoning in samenwerking met Financiën
• Overzicht & Inzicht in samenwerking met Doc-Direkt

Op 14 april is de startbijeenkomst van de projectgroep. Op de agenda staat dan onder meer een presentatie van de proof of concept Zoeken & Opruimen die door Financiën in samenwerking met RDDI is uitgevoerd.   

In maart 2021 is het plan van aanpak voor het project Opschonen websites vastgesteld. Dit project stimuleert organisaties binnen de Rijksoverheid om verouderde, niet-functionele internetdomeinen op te schonen, als onderdeel van structureel domeinnaambeheer. Het project bestaat uit twee fases:

1. We stellen de Handreiking Beheer Internetdomeinen Rijksoverheid op met het Bureau Forum Standaardisatie als penvoerder.
2. We organiseren samen met ICTU implementatieworkshops, zowel plenair als voor individuele organisaties.

Hoe ziet het landschap van sociale media er bij de Rijksoverheid uit? En wat zijn de vraagstukken en behoeften rondom dit thema?  De afgelopen maanden heeft het projectteam het gebruik, beheer en archiveren van sociale media bij het Rijk geïnventariseerd. De uitkomsten zijn verwerkt in een verkenningsverslag waarbij één acute behoefte eruit springt: De communicatie directies van alle departementen willen een snelle actie als het gaat om het Rijksbreed archiveren van gepubliceerde en gecommuniceerde informatie op sociale media kanalen van (vertrekkende) bewindspersonen.

De verkenning wijst namelijk uit dat vrijwel alle bewindslieden uit het kabinet-Rutte III gebruik maken van sociale media. Daarbij is geconstateerd dat de gepubliceerde en gecommuniceerde informatie op deze sociale media kanalen in de meeste gevallen (nog) niet wordt gearchiveerd. Het achterwege blijven van archivering van sociale media is niet conform de geldende wet- en regelgeving  en brengt risico’s met zich mee voor de transparantie en de betrouwbaarheid van de informatievoorziening bij departementen. Met het aftreden van het kabinet nemen deze risico’s toe. Bewindslieden vertrekken bij hun ministerie en daarbij hoort ook het veiligstellen/archiveren van alle zakelijke informatie.

Voor het rijksbreed veiligstellen van de sociale media van bewindslieden heeft het projectteam (in nauwe samenwerking met de Adviescommissie Online Communicatie en in opdracht van CIO Rijk) een plan van aanpak opgesteld. Middels een tijdelijke gemeenschappelijke voorziening wordt de informatie van alle bewindslieden op sociale media met terugwerkende kracht eenmalig veiliggesteld. Alle directies communicatie bij de departementen hebben hun commitment uitgesproken. De technische mogelijkheden zijn verkend en de voorbereidingen van een inkooptraject zijn inmiddels gestart en begin april vindt overleg met CIO rijk plaats voor nadere invulling van het opdrachtgeverschap.

Het project Wob-hulp gaat per 1 april 2021 de aanbestedingsfase in. Project Wob-hulp ondersteunt rijksorganisaties om Wob-verzoeken tijdig en effectief af te handelen, door middel van:

1. Gemeenschappelijke Wob-hulp tooling rijksbreed beschikaar te stellen samen met Doc-Direkt.
2. Onderzoek te doen naar verbeterpunten in de informatiehuishouding, die de afhandeling van Wob-verzoeken helpen verbeteren en versnellen.

RDDI zal rijksorganisaties helpen om de aanbevelingen  en good practices uit het onderzoek van IMI en Berenshot te implementeren. Dit rapport wordt binnenkort op onze website geplaatst.

Woo-Doeth (afgerond)

Het was één van de vragen van de deelnemers aan de kennissessie over de zelfevaluatie duurzame toegankelijkheid hotspot op 9 maart 2021. Ook deze maand zijn er kennissessies, georganiseerd door het interdepartementaleproject Archivering hotspot bij DGSC-19 en RDDI, waarde dilemma’s en keuzes bij afbakening van de hotspot ter sprake komen.

De zelfevaluatie duurzame toegankelijkheid is gedeeld met de interdepartementale werkgroep hotspot COVID-19. Wil je meer weten? Stuur dan een mail naar Carina Jacobi.

Het afgelopen half jaar heeft RDDI de mogelijkheden verkend voor een groeimodel specifiek gericht op informatiehuishouding. Resultaat: een whitepaper voor het Strategisch Beraad. Op dit moment ligt de focus op de nulmeting en de sturingsinstrumenten die in het kader van het generiek actieplan Open op Orde worden ontwikkeld. Later zullen we bekijken hoe het groeimodel zich tot de nulmeting en sturingsinstrumenten verhoudt en of het project doorgaat.

Ook appjes (WhatsApp-berichten) en SMS’jes vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Relevante berichten moeten dus worden bewaard. We hebben onderzocht of we de tool ‘Kiosk’ kunnen gebruiken om chatberichten op mobiele telefoons veilig te stellen. De belangrijkste conclusie hieruit is dat Kiosk perspectieven biedt mits de leverancier de tool door ontwikkelt. Het lessons learned rapport van dit traject zal binnenkort worden gepubliceerd op onze website.

Sinds 2016 werkt het Ministerie van OCW aan een nieuwe Archiefwet. Daarbij horen ook een nieuw Archiefbesluit en een nieuwe Archiefregeling. Op 25 maart hield het Ministerie van OCW een digitale startbijeenkomst voor de wijziging van het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Een samenvatting is in een blog op het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) gepubliceerd.

Voor een goed Archiefbesluit en een goede Archiefregeling hebben we inbreng uit de praktijk nodig. Daarom willen we een oproep doen aan alle archivarissen en informatieprofessionals die over de nodige inhoudelijke expertise beschikken om deel te nemen aan de expertgroepen.

Wij zoeken expertise op:

• Metadata
• Preservering
• Weergave
• Vindbaarheid/zoeken
• Authenticiteit
• Integriteit
• Architectuur

Heb je expertise op een van de genoemde onderwerpen? Meld je aan voor een van de expertgroepen met vermelding van het thema waaraan je wil meewerken. Doe dit vóór 15 april. Vanaf medio mei willen we namelijk gaan starten met de expertgroepen.

Meer informatie over de stand van zaken met betrekking tot de Archiefwet en de planning voor het Archiefbesluit en de Archiefregeling vind je op KIA.

Digitaal vernietigen van informatie? Hoe doe je dat? Veel overheidsinstellingen hebben vragen over dit proces. Nationaal Archief heeft daarom een handreiking Digitaal Vernietigen uitgebracht. De handreiking biedt o.a. een praktisch stappenplan om aan de slag te gaan met het vernietigen van digitale overheidsinformatie. De handreiking is nu beschikbaar op de website van het Nationaal Archief.

De nieuwe Archiefwet is in aantocht. Volgens deze nieuwe wet wordt de overbrengingstermijn verkort van twintig naar tien jaar. Hoe zorg je ervoor dat je als archiefvormer na overbrengen naar een e-depot nog steeds zonder problemen de overgebrachte digitale informatie kunt raadplegen? Om daarbij te helpen biedt het Nationaal Archief de Handreiking toegang na overbrenging digitaal archief aan. De handreiking is nu online beschikbaar op de website van het Nationaal Archief.

Wil je niks missen op het gebied van informatiehuishouding en aanverwante onderwerpen? Word dan lid van de (besloten) RDDI LinkedIn groep. 

Ben je al lid, maar zou je actiever betrokken willen worden bij de RDDI LinkedIn groep? Neem dan contact op via informatiehuishouding@minocw.nl.

LinkedIn groep RDDI

Is deze nieuwsbrief interessant voor een collega? Stuur deze dan gerust naar hem of haar door en deel de aanmeldlink.

Naast deze nieuwsbrief versturen wij ook wekelijks een update: de RDDI Weekly! Hoe ziet die eruit? Lees hier de RDDI Weekly 13. Aanmelden voor de weekly kan via informatiehuishouding@minocw.nl.

Heb je vragen, ideeën en/of opmerkingen? Dan horen we dat graag. Je kunt een e-mail sturen naar informatiehuishouding@minocw.nl.