Informatiehuishouding bewindspersonen

Informatiehuishouding bewindspersonen. Veiligstellen e-mail, chatberichten en sociale media.

Als bewindspersoon ontvangt en deelt u informatie om uw werk te doen. Het is belangrijk om daar op de juiste manier mee om te gaan. Op de juiste manier omgaan met informatie zorgt voor transparantie, verantwoording en efficiëntie.

De Archiefwet is de voornaamste wet voor het veiligstellen van informatie. Deze animatie gaat over e-mail, chatberichten en social media. De Archiefwet verplicht u om alle zakelijke informatie van deze kanalen altijd te bewaren. Privé-informatie en partijpolitieke informatie zijn uitgezonderd van deze verplichting. We leggen uit hoe u met de verschillende soorten informatie omgaat.

Zakelijke informatie is alle informatie die u ontvangt, deelt en produceert bij het uitvoeren van uw werk. Al deze informatie valt wel onder de Archiefwet, en moet dus bewaard blijven.

Privé-informatie. De uitleg is tweeledig. De vraag is allereerst: met wie wordt er gecommuniceerd? Gaat het om een privépersoon, dus niet een werk -of bestuurlijk contact? Dan is het bij uitstek privé-informatie. Daarna geldt: wat wordt er gecommuniceerd? Als het antwoord is: niet bestuurlijk maar puur privé van aard, Denk bijvoorbeeld aan felicitaties, condoleances of steunbetuigingen in een bestuurlijke kwestie. Dan betreft het privé-informatie. Het maakt niet uit of het een privé, zakelijk of partijpolitiek contact betreft. Privé informatie valt niet onder de Archiefwet. Dus die mag u verwijderen.

Als laatste is er partijpolitieke informatie. Dit zijn berichten aan partijgenoten over onderwerpen die uw partij aangaan. Zowel interne partijaangelegenheden als inhoudelijke partijpolitieke standpunten. Deze informatie valt niet onder de Archiefwet. Dus die mag u verwijderen. Kortom, alleen zakelijke informatie moet worden bewaard.

Om het u makkelijker te maken delen we nog een paar handige adviezen.

• Scheid voor alle communicatiekanalen uw privé, partijpolitieke en zakelijke informatie.
• Gebruik een zakelijk account en een privé-account voor de daarbij horende communicatie.
• Houd zakelijke informatie op zakelijke apparatuur. Het gaat hier om telefoons, laptops, tablets, enzovoorts.
• Weet wat u moet doen voor het veiligstellen van informatie. Het is raadzaam om u hierover te laten informeren door de betreffende medewerkers binnen uw departement.

Benieuwd naar meer informatie over dit onderwerp? Klik op de link in de beschrijving van deze video voor de handreiking voor bewindspersonen.