Wat houdt de Handreiking 'Bewaren van e-mail Rijksoverheid' in?

Alle e-mails worden voor een periode van tien jaar bewaard. Na die periode worden de e-mails óf vernietigd óf overgedragen aan het Nationaal Archief. Van daartoe aangewezen sleutelfuncties worden de e-mails overgedragen. Daarnaast kunnen organisaties ook in andere situaties dan die van sleutelfuncties bepalen dat e-mail moet worden overgedragen.

Elke organisatie neemt in een selectielijst op welke e-mail na tien jaar moet worden overgedragen aan het Nationaal Archief. De e-mails die na tien jaar niet worden overgedragen worden vernietigd. In sommige situaties kunnen e-mails eerder dan na tien jaar worden overgedragen dan wel worden vernietigd. Eveneens bepaalt de Handreiking dat individuele medewerkers gedurende de eerste tien weken na ontvangst en verzending van e-mail deze kunnen uitzonderen van bewaren, denk bijvoorbeeld aan privé-mail.